Kto musi złożyć druk ZAW-FA, aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Wielu przedsiębiorców by móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur będzie musiało złożyć druk ZAW-FA. Czemu on służy i kogo dotyczy ten obowiązek?

Jednym z kluczowych elemenów związanych z korzystaniem z KSeF jest nadanie uprawień. Odbywać się to może m.in. za pośrednictwem druku ZAW-FA. Do czego będzie służył ten druk, kto musi go złożyć? Odpowiedzi udziela ekspert Symfonii, Tomasz Mamys.

» KSeF krok po kroku w małych firmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]

Źródło: shutterstok / Paweł Kacperek

Do czego potrzebny jest druk ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA pełni dwie kluczowe funkcje. Jak tłumaczy ekspert ,,Formularz ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur) służy do oficjalnego:

1. nadania pierwotnych uprawnień do KSeF osobie fizycznej reprezentującej podatnika niebędącego osobą fizyczną (np. spółkę, fundację, jednostkę samorządu terytorialnego), zwłaszcza gdy podmiot ten nie dysponuje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną; osoba ta zyskuje uprawnienie do zarządzania dalszymi uprawnieniami w systemie;
2. zgłoszenia danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny (tzw. "odcisku palca podpisu"), który nie zawiera numeru NIP i PESEL – dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i podmiotów niebędących osobami fizycznymi; umożliwia to wykorzystanie tego podpisu do uwierzytelnienia w KSeF”.

Ale uwaga! ,,Po złożeniu ZAW-FA i zatwierdzeniu przez urząd skarbowy, osoba wskazana w formularzu może już elektronicznie w KSeF nadawać uprawnienia innym osobom i podmiotom (np. biurom rachunkowym)” - podkreśla ekspert.

» Certyfikaty KSeF niezbędne do wystawiania faktur i uwierzytelniania. Możliwe do pobrania już od listopada ...

Kto powinien złożyć ZAW-FA?

Nie każdy podatnik musi składać formularz ZAW-FA, aby uzyskać dostęp do KSeF. Jeśli przedsiębiorca samodzielnie korzysta z systemu nie zawsze będzie musiał składać ZAW-FA.

Jak tłumaczy Tomasz Mamys ,,złożenie ZAW-FA jest konieczne dla:

• podatników niebędących osobami fizycznymi (np. spółki, stowarzyszenia, fundacje, JST), którzy nie dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP; muszą oni wskazać osobę fizyczną uprawnioną do działania w ich imieniu w KSeF;
• osób fizycznych oraz podmiotów niebędących osobami fizycznymi (także posiadających pieczęć elektroniczną), w celu zgłoszenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie zawiera NIP i PESEL, aby móc go używać do uwierzytelnienia w KSeF.

Wyjątek: Podatnicy będący osobami fizycznymi (np. JDG) uzyskują pierwotne uprawnienia właścicielskie automatycznie poprzez uwierzytelnienie Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym (jeśli zawiera NIP i PESEL). Nie składają ZAW-FA w celu nadania uprawnień (robią to elektronicznie), lecz mogą złożyć go w celu zgłoszenia "odcisku palca" podpisu bez NIP/PESEL”.

Więcej o nadawaniu uprawnień i formie składania druku ZAW-FA pisaliśmy w artykule ,,KSeF a ZAW-FA: Praktyczny przewodnik nadawania uprawnień".

KSeFFakturaPrzedsiębiorcaKsięgowośćHome 1