Jak i kiedy udostępniane są akta spraw podatkowych?

Gazeta Podatkowa

Podatnik ma prawo przeglądać, kopiować oraz sporządzać notatki z akt prowadzonych z jego udziałem czynności sprawdzających, kontroli czy postępowań podatkowych. Organ podatkowy wykona na jego wniosek - za opłatą - odbitki, skany i uwierzytelnione odpisy dokumentów. Podatnicy kontrolowani przez urząd celno-skarbowy mogą uzyskać także kopie nagrań z przesłuchania świadków na odległość.

Prawo podatnika

Dostęp do akt sprawy to przejaw realizacji zasady jawności postępowania i prawa podatnika do czynnego w nim udziału.

Akta są zbiorem dokumentów, opatrzonym sygnaturą lub znakiem, odzwierciedlającym czynności przeprowadzone przez urzędników i zebrane informacje. Tworzą je: pisma, protokoły, urzędowe adnotacje, oświadczenia itp. Organ podatkowy ma obowiązek udostępnić podatnikowi akta sprawy na każdym etapie postępowania podatkowego (pierwszoinstancyjnego i odwoławczego), a także po jego zakończeniu. Stanowi tak art. 178 § 1 Ordynacji podatkowej. Regulacje te stosuje się odpowiednio w przypadku czynności sprawdzających (art. 280 Ordynacji podatkowej), kontroli podatkowej (art. 292 Ordynacji podatkowej) oraz kontroli celno-skarbowej (art. 94 ust. 1 ustawy o KAS).

Podatnik może domagać się udostępnienia akt wielokrotnie w czasie trwania sprawy podatkowej. Nie ma w tym zakresie ustawowo wprowadzonych limitów.

Kopie i odpisy

Podatnik ma nie tylko prawo przeglądać zebrane materiały, ale wolno mu sporządzać z nich notatki oraz wykonywać kopie przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń, np. aparatu fotograficznego w telefonie. Czynności te wykonuje się w lokalu organu podatkowego, w obecności jego pracownika. Organ podatkowy może dokumenty mające formę elektroniczną udostępnić on-line w swoim systemie teleinformatycznym po identyfikacji podatnika przy użyciu danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego czy profilu zaufanego.

Podatnik może ponadto zwrócić się do organu podatkowego o sporządzenie kopii, wydanie uwierzytelnionego odpisu oraz uwierzytelnienie przedłożonej przez siebie kopii. Musi jednak za to zapłacić. Opłaty za wykonanie kopii, odpisu lub skanu dokumentu są takie same w całym kraju. Wynoszą od 0,40 zł - za jedną stronę skanu dokumentu papierowego do 1,20 zł - za dwie strony dwustronnej odbitki w formacie A3 (patrz tabela). Poświadczenie przez organ podatkowy zgodności kopii lub odpisu z oryginałem wymaga uiszczenia opłaty skarbowej. Uwierzytelnienie każdej pełnej lub zaczętej strony kosztuje 5 zł. Opłatę za sporządzenie urzędowej kopii lub odpisu wpłaca się na konto organu podatkowego. Opłatę skarbową uiszcza się natomiast na rzecz prezydenta miasta właściwego ze względu na siedzibę organu podatkowego.

Podatnik kontrolowany przez urząd celno-skarbowy może otrzymać jedną kopię zapisu dźwięku lub obrazu z przeprowadzonego na odległość przesłuchania swojego lub świadka. Przewiduje to art. 76 ustawy o KAS. Kopię sporządza uprawniony urzędnik, niekiedy - biegły lub laborant. Kontrolowany nie może samodzielnie kopiować udostępnionego mu zapisu. Za sporządzenie i przekazanie kopii zapisu pobierana jest opłata (patrz tabela).

Wyłączone materiały

Podatnik nie uzyska wglądu do dokumentów zawierających informacje niejawne oraz wyłączonych z akt sprawy przez organ podatkowy ze względu na interes publiczny. Przewiduje to art. 179 Ordynacji podatkowej.

Odmowa na ogół następuje ze względu na interes publiczny. Sądy administracyjne definiują ten termin jako nakaz respektowania wartości wspólnych dla całego społeczeństwa, takich jak: sprawiedliwość, bezpieczeństwo czy zaufanie obywateli do organów władzy publicznej. Przedmiotem ochrony mogą być: informacje o pośrednich kontrahentach podatnika, treść umów handlowych, wysokość obrotów, dane o majątku, szczegóły receptur, procesy technologiczne, stan zdrowia, sytuacja rodzinna itp. (por. wyrok NSA z dnia 28 września 2016 r., sygn. akt I FSK 770/16). Interesem publicznym jest także dobro osób i podmiotów niebędących stroną sprawy, a których dotyczą wyłączone z akt sprawy dokumenty, w szczególności, gdy zawierają istotne o nich informacje, np. dane osobowe (por. wyrok NSA z dnia 13 marca 2018 r., sygn. akt II FSK 659/16).

Odmowa umożliwienia podatnikowi zapoznania się z dokumentami zawierającymi informacje niejawne lub wyłączonymi ze względu na interes publiczny, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, a także uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w formie postanowienia. Przysługuje na nie zażalenie.

Opłata za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentu
kopia lub odpis jednostronny w formacie A4 (za jedną stronę)0,60 zł
kopia lub odpis dwustronny w formacie A4 (za dwie strony)0,80 zł
kopia lub odpis jednostronny w formacie A3 (za jedną stronę)0,90 zł
kopia lub odpis dwustronny w formacie A3 (za dwie strony)1,20 zł
skan dokumentu papierowego (za jedną stronę)0,40 zł
Opłata za sporządzenie kopii zapisu dźwięku lub obrazu
kopia zapisu na informatycznym nośniku danych (za każdy nośnik kopii)6 zł
kopia zapisu na nośniku analogowym (za każdą kopię)20 zł
kopia zapisu na informatycznym nośnik danych sporządzona przez biegłego lub laboratorium100 zł + 15 zł za każdy skopiowany informatyczny nośnik danych
kopia zapisu na nośniku analogowym sporządzona przez biegłego lub laboratorium100 zł + 30 zł za każdą rozpoczętą godzinę kopii zapisu
kopia zapisu sporządzona przez biegłego lub laboratorium poprzez konwersję zapisu analogowego do formy cyfrowej100 zł + 45 zł za każdą rozpoczętą godzinę kopii zapisu

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.)

Ustawa z dnia 16.11.2016 r. o KAS (Dz. U. z 2018 r. poz. 508 ze zm.)


autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 88 (1545) z dnia 2018-11-02

Zasady uzyskania i stosowania interpretacji podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl