KSeF miał swoje wielkie wejście w 2026 roku. Kto jednak uznał, że najważniejsze zmiany są już za nami, może się zdziwić. Od stycznia 2027 roku przedsiębiorców czekają kolejne obowiązki. Zmieni się sposób opłacania faktur, znikną niektóre dotychczasowe uproszczenia, a obowiązek korzystania z KSeF obejmie również najmniejsze firmy, które dotąd mogły korzystać z okresu przejściowego. Jest też dobra wiadomość – Ministerstwo Finansów chce dać przedsiębiorcom więcej czasu na naukę bez ryzyka kar za błędy związane z KSeF.
Rok 2026 był dla przedsiębiorców czasem oswajania Krajowego Systemu e-Faktur. Najpierw obowiązek objął największe firmy, później większość pozostałych. Trzeba było nauczyć się nowych zasad wystawiania dokumentów, nadawania uprawnień i odbierania faktur kosztowych.
W 2027 roku zakończy się kilka okresów przejściowych. Co ważne, zmiany nie dotyczą wyłącznie księgowych czy osób wystawiających faktury. Odczują je również przedsiębiorcy, którzy na co dzień wykonują przelewy, tankują firmowe samochody albo kupują materiały do biura.
Zwykły przelew już nie taki zwykły
Jedna z najważniejszych zmian dotyczy płatności. Od 1 stycznia 2027 roku czynni podatnicy VAT, opłacając faktury na rzecz innych czynnych podatników VAT, będą musieli podawać numer identyfikujący dokument w KSeF. Obowiązek obejmie przelewy, w których można wskazać tytuł płatności.
To istotna nowość, ponieważ obecnie przedsiębiorca zazwyczaj wpisuje w tytule przelewu numer faktury nadany przez sprzedawcę. Od nowego roku w określonych przepisami przypadkach będzie potrzebny również numer nadany automatycznie przez KSeF. Są to dwa różne oznaczenia, których nie należy ze sobą mylić.
A jeśli firma opłaca jednocześnie kilka faktur od jednego dostawcy? Nie trzeba będzie wpisywać wszystkich numerów osobno. KSeF umożliwia wygenerowanie identyfikatora zbiorczego, który pozwoli powiązać jedną płatność z kilkoma dokumentami.
Dla przedsiębiorców oznacza to jedno: przed wykonaniem przelewu trzeba będzie dysponować właściwymi danymi faktury. W praktyce szczególnego znaczenia nabierze współpraca między systemem finansowo-księgowym a bankowością elektroniczną.
KSeF i bankowość elektroniczna – jak ułatwić rozliczenia?
Nowe zasady przelewów nie muszą wiązać się z dodatkową pracą. Wiele banków oferuje systemy, które umożliwiają bezpłatną obsługę KSeF. Takie rozwiązania pozwalają na pobranie faktury wraz z nadanymi im numerami KSeF. Podczas przygotowywania przelewu dane uzupełnią się automatycznie. Przedsiębiorca nie musi przepisywać ich ręcznie, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko pomyłek.
To jednak niejedyna zaleta obsługi KSeF przez bank. W jednym miejscu można wystawiać i odbierać faktury, sprawdzać terminy płatności oraz przekazywać dokumenty do księgowości. Nie trzeba też za każdym razem osobno logować się do rządowej aplikacji KSeF. Wszystko odbywa się w znanym, bezpiecznym środowisku bankowości elektronicznej. Dzięki temu łatwiej pilnować firmowych rozliczeń i ograniczyć czas poświęcany na formalności. Zakres bezpłatnych funkcji zależy od oferty banku.
Split payment też czeka zmiana
Nowe zasady obejmą również mechanizm podzielonej płatności (MPP). Dziś przedsiębiorca, wykonując przelew w split payment, podaje m.in. kwotę brutto, kwotę VAT, NIP sprzedawcy oraz numer faktury. Od 1 stycznia 2027 roku, gdy płatność dotyczy faktury wystawionej w KSeF, zamiast jej dotychczasowego numeru trzeba będzie wskazać numer nadany przez system.
Zmieni się także sposób wykonywania przelewów zbiorczych. Obecnie przedsiębiorca, który chce jednym przelewem MPP opłacić kilka faktur od tego samego dostawcy, musi uwzględnić wszystkie dokumenty z wybranego okresu. Od 2027 roku będzie mógł zapłacić za kilka wybranych faktur ustrukturyzowanych, podając w komunikacie identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF.
Bez zmian pozostanie natomiast sam mechanizm podziału płatności. Kwota netto nadal będzie trafiała na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a VAT na jego rachunek VAT.
Jak podkreśla Beata Morawska-Mikołajek, Specjalista ds.księgowości, Ekspert ds. VAT z CashDirector S.A.:
Kwoty i podział płatności pozostają takie same, zmienia się identyfikator dokumentu. Dla przedsiębiorców będzie to oznaczało przede wszystkim zmianę dotychczasowych przyzwyczajeń. Zamiast numeru faktury nadanego przez sprzedawcę, w komunikacie przelewu MPP trzeba będzie podać numer KSeF. Nowe zasady przyniosą również udogodnienia. Identyfikator zbiorczy KSeF ułatwi zarządzanie płatnościami. Firmy zyskają większą elastyczność w wyborze opłacanych faktur, co może być szczególnie przydatne przy regularnej współpracy z tymi samymi dostawcami
Warto też pamiętać o zaliczkach. Jeśli przedsiębiorca wpłaca zaliczkę przed wystawieniem faktury zaliczkowej, np. na podstawie faktury pro forma, zasady pozostaną bez zmian. W komunikacie przelewu MPP nadal będzie można wpisać słowo »zaliczka« zamiast numeru faktury. Pro forma nie jest bowiem fakturą w rozumieniu przepisów o VAT i nie otrzymuje numeru KSeF.
Paragon z NIP nie zastąpi już faktury
Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorcy stracą popularne uproszczenie przy dokumentowaniu drobnych zakupów firmowych. Chodzi o paragony z NIP nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro, które dziś są uznawane za faktury uproszczone.
Takie rozwiązanie jest szczególnie wygodne podczas tankowania samochodu, zakupów materiałów biurowych czy innych wydatków firmowych. Wystarczy podać NIP przed wystawieniem paragonu, aby otrzymać dokument, który po spełnieniu określonych warunków może stanowić podstawę do rozliczenia zakupu, w tym odliczenia VAT na zasadach ogólnych. Nie ma wówczas potrzeby proszenia sprzedawcy o wystawienie osobnej faktury.
Od 2027 roku paragon z NIP nadal będzie można otrzymać, ale nie będzie on już traktowany jak faktura uproszczona. Co to oznacza w praktyce? Przedsiębiorca, który będzie chciał udokumentować zakup firmowy fakturą, będzie musiał poprosić sprzedawcę o wystawienie odrębnego dokumentu, co do zasady za pośrednictwem KSeF. Sam paragon z NIP nie będzie już wystarczającą podstawą do odliczenia VAT.
Dlatego przy drobnych zakupach firmowych trzeba będzie zwracać większą uwagę na sposób dokumentowania transakcji i upewnić się, że sprzedawca wystawił właściwy dokument.
Od 2027 roku KSeF obowiązkowy również dla najmniejszych firm
Do końca 2026 roku część przedsiębiorców może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. Dotyczy to podatników, u których łączna miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Rozwiązanie to miało ułatwić przejście na nowy system najmniejszym firmom, określanym w przepisach jako tzw. “wykluczeni cyfrowo”. W praktyce korzystają z niego również przedsiębiorcy, którzy wystawiają tylko kilka faktur miesięcznie i dotąd nie potrzebowali rozbudowanego programu do fakturowania.
Od 1 stycznia 2027 roku to zwolnienie przestanie obowiązywać. Również najmniejsze firmy będą musiały wystawiać faktury w KSeF, jeśli dotyczą ich przepisy o obowiązkowym fakturowaniu elektronicznym.
Nie oznacza to jednak konieczności zakupu płatnego oprogramowania. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wystawiania faktur. Przedsiębiorca może też skorzystać ze wspomnianych już bezpłatnych systemów do obsługi KSeF dostępnych w bankowości elektronicznej.
Obowiązki zostają, ale kary mają jeszcze poczekać
Wśród nowych wymagań pojawiła się też wiadomość, która może przynieść przedsiębiorcom pewną ulgę.
20 października 2026 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wydłużający okres bez kar pieniężnych za błędy związane z KSeF do końca 2027 roku. Jeśli nowe przepisy wejdą w życie, sankcje przewidziane w ustawie o VAT będą mogły być stosowane dopiero od 1 stycznia 2028 roku.
To kolejny rok na dostosowanie procesów, poprawienie błędów i opanowanie nowych zasad.
Nie należy jednak mylić odroczenia kar z odroczeniem samego obowiązku. KSeF nadal będzie obowiązkowy, a przedsiębiorcy będą musieli prawidłowo wystawiać faktury i rozliczać podatki.
Ministerstwo Finansów zapowiada, że administracja skarbowa ma przede wszystkim przypominać o obowiązkach. Jeśli przedsiębiorca mimo przypomnienia nie będzie korzystał z systemu, urzędnicy będą mogli sprawdzić, czy nie prowadzi to do nieprawidłowości w rozliczeniach VAT.
Jak podkreśla Beata Morawska-Mikołajek:
Planowane odroczenie kar dotyczy błędów związanych ze stosowaniem KSeF, a nie nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych. Przedsiębiorcy nadal będą odpowiadać za prawidłowe rozliczanie VAT, a ewentualne uchybienia w tym zakresie pozostaną przedmiotem zainteresowania organów podatkowych. Co więcej, uporczywe niestosowanie KSeF może skłonić administrację skarbową do dokładniejszej weryfikacji rozliczeń firmy, a w uzasadnionych przypadkach również do podjęcia czynności sprawdzających lub wszczęcia kontroli podatkowej. Dlatego dodatkowego roku bez kar nie należy traktować jako przyzwolenia na ignorowanie nowych obowiązków.
KSeF stanie się codziennością
W 2026 roku większość firm skupiało się przede wszystkim na tym, jak wystawić i odebrać fakturę w nowym systemie. Rok 2027 przyniesie kolejny etap zmian, ale również szansę na lepsze wykorzystanie możliwości KSeF. Automatyczny obieg dokumentów, łatwiejszy dostęp do faktur i ich powiązanie z płatnościami mogą usprawnić codzienne rozliczenia.
Nowe obowiązki będą wymagały zmiany niektórych przyzwyczajeń, jednak z czasem mogą przełożyć się na zmniejszenie ręcznej pracy i sprawniejszą współpracę z księgowością. Ostatecznie właśnie taki jest główny cel cyfryzacji, która ma wprowadzać ułatwienia w prowadzeniu firmy.
informacja prasowa