Dodatkowe opłaty dotyczące leasingu operacyjnego a VAT

Zdarza się, że w trakcie umowy leasingowej firmy leasingowe pobierają od leasingobiorców dodatkowe opłaty, przykładowo za wskazanie użytkownika pojazdu na wniosek Policji, za refakturowanie mandatu, za przygotowanie kalkulacji wcześniejszego wykupu. Powstaje wątpliwość, czy każda taka czynność powinna zostać opodatkowana podatkiem VAT.

Świadczenie usług podlegające VAT

Opodatkowaniu VAT podlega m.in. odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu ustawy o VAT.

Zdaniem organów podatkowych każde świadczenie niebędące dostawą towarów polegające na działaniu, zaniechaniu lub tolerowaniu czyjegoś zachowania stanowi, co do zasady, usługę, niemniej jednak muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

1) w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, nabywca jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,

2) świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Oba te warunki muszą być spełnione, aby świadczenie jako usługa podlegało opodatkowaniu VAT.

Ponadto usługa podlega opodatkowaniu VAT wyłącznie wówczas, gdy dokonywana jest przez podmiot mający status podatnika, dodatkowo działającego w takim charakterze w odniesieniu do danej transakcji.

VAT od pobrania opłat dodatkowych

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 11 października 2024 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.419.2024.2.KM, uznał, że opłaty dotyczące czynności za wystawienie każdego listu upominającego, wezwania do zapłaty, innego wezwania, za wznowienie umowy po ostatecznym wezwaniu nie należą do – wymienionego w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – katalogu czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Płatności te są bowiem związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania, zaś podmiot ich dokonujący nie uzyskuje jakiegokolwiek świadczenia ekwiwalentnego w stosunku do danej płatności. W konsekwencji, zdaniem organu, opłaty te nie stanowią wynagrodzenia będącego odpłatnością za czynności określone w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, a zatem nie podlegają opodatkowaniu VAT. Podatnik nie jest więc zobowiązany do naliczania VAT w związku z pobraniem tych opłat. Organ uznał także, że pobierane opłaty związane ze wskazaniem użytkownika pojazdu na wniosek Policji, Straży Miejskiej itp., za refakturowanie mandatu oraz za odbiór zatrzymanych dokumentów pojazdu z wydziału komunikacji, odblokowanie dowodu rejestracyjnego, nie stanowią wynagrodzenia za czynności opodatkowane VAT. W jego ocenie opłaty te nie stanowią elementów kompleksowej usługi leasingu świadczonej na podstawie zawartych umów.

Organ wskazał również, że pobierane opłaty za przygotowanie kopii umowy, za wystawienie duplikatu faktury, za wysyłkę faktur w formie papierowej, za obsługę procesu cesji umowy, za zmianę pierwotnych warunków umowy, za zmianę daty fakturowania, za opinię, zaświadczenia, informacje dotyczące umów, za przedterminowe zakończenie umowy na wniosek klienta, za przygotowanie kalkulacji wcześniejszego wykupu, za indywidualne ubezpieczenie pojazdu, za wyrobienie wtórnika dowodu rejestracyjnego, nalepki kontrolnej czy tablic rejestracyjnych, za przygotowanie aneksu do umowy, zmiany w pojeździe itp. oraz za przygotowanie umowy w wersji anglojęzycznej nie stanowią wraz z umową leasingu świadczeń kompleksowych. Każda z tych czynności, w zamian za którą podatnik pobiera opłaty, powinna być traktowana odrębnie od zawartej umowy leasingu, a co za tym idzie – powinna zostać opodatkowana z zastosowaniem właściwej stawki VAT. Podatnik, nie zgadzając się z takim stanowiskiem, wniósł skargę do WSA. WSA w wyroku z dnia 26 marca 2025 r., sygn. akt III SA/Wa 2822/24 (orzeczenie nieprawomocne) stwierdził, że skarga częściowo zasługuje na uwzględnienie.

Zdaniem WSA w zaskarżonej interpretacji organ błędnie uznał, że opłaty za przygotowanie kopii umowy, obsługę procesu cesji umowy, zmianę pierwotnych warunków umowy (aneks), wydanie opinii, zaświadczenia, informacji dotyczącej umowy, przygotowanie aneksu do umowy, przygotowanie kalkulacji wcześniejszego wykupu oraz przygotowanie umowy w wersji anglojęzycznej, ale również wydanie wtórnika (dowodu rejestracyjnego, nalepki kontrolnej i tablic rejestracyjnych) czy wznowienie umowy, którymi leasingodawca obciąża leasingobiorcę, nie mogą stanowić usługi kompleksowej z usługą leasingu. W ocenie Sądu charakter tych czynności i ich powiązanie ze świadczeniem głównym jest na tyle nierozerwalne, iż sztuczne byłoby ich rozdzielanie. Opłaty te stanowią element usługi złożonej, jaką jest wykonanie umowy leasingu. Wynikają one bezpośrednio z zawartej umowy leasingu. Z punktu widzenia konsumenta są one ściśle związane z usługą główną.

Sąd podzielił jednak ocenę organu, że sytuacja taka nie występuje, gdzie możliwe jest wyodrębnienie poszczególnych usług, tj. wystawienie duplikatu faktury, wysyłka faktury w formie papierowej, zmiana daty fakturowania, odstąpienie od żądania od klienta ubezpieczenia pojazdu u wskazanego przez stronę ubezpieczyciela. Usługi te mają charakter samoistny i mogą występować niezależnie. Ponadto, zdaniem Sądu, trudno określić, które usługi stanowią świadczenie główne, a które pomocnicze realizowane w celu lepszego wykonania usługi podstawowej. W omawianej sytuacji wszystkie te usługi mają charakter równorzędny, zaś rezygnacja z niektórych czynności pozostaje bez wpływu na prawidłowe wykonanie innych usług. Niewątpliwie dopuszczalne jest ich wprowadzenie za wystawianie i wysyłanie duplikatów faktur. W przypadku pobierania jakiejś kwoty pieniędzy za wystawienie duplikatu faktury, zdaniem WSA, mamy do czynienia z poborem opłaty. Nie będzie ona miała jednak charakteru opłaty administracyjnej pobieranej przez różnego rodzaju urzędy (nie wynika ona z przepisów). Nie jest również karą lub odszkodowaniem. Stanowi zatem usługę w rozumieniu VAT. Podobnie rzecz ma się z opłatą za wysyłkę faktur w formie papierowej.

Z kolei zmiana daty fakturowania i ponoszona z tego tytułu opłata dotyczy technicznej kwestii przesunięcia terminu wystawienia faktury i jako taka również nie może stanowić usługi kompleksowej z umową leasingu, a stanowi odrębne zdarzenie od pierwotnej transakcji.

Ponadto Sąd uznał, że poinformowanie właściwego organu o sprawcy wykroczenia nie może być uznane za świadczenie usługi na rzecz tego sprawcy i pobrana opłata z tego tytułu nie podlega VAT.

Prawo do odliczenia VAT

Trzeba zwrócić uwagę na prawo do odliczenia VAT przez leasingobiorcę z faktury wystawionej przez leasingodawcę dokumentującej tzw. dodatkowe opłaty. Zgodnie z podstawową zasadą podatnik ma prawo do odliczenia VAT w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Podatnik od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zasadniczo ma prawo do odliczenia 50% kwoty VAT naliczonego wynikającej z otrzymanej faktury.

Rozstrzygając kwestię prawa do odliczenia VAT, należy mieć także na uwadze art. 88 ust. 3a ustawy o VAT. Z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT wynika bowiem, że odliczenie VAT nie przysługuje, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega w ogóle opodatkowaniu VAT albo jest zwolniona z VAT. W związku z tym, aby ustalić, czy leasingobiorca ma prawo do odliczenia VAT z takich faktur, trzeba przeanalizować, czy faktury wystawione przez firmę leasingową dokumentują transakcje, które podlegają opodatkowaniu VAT. Jeżeli bowiem należność za tzw. dodatkowe opłaty nie stanowi wynagrodzenia za usługi świadczone przez leasingodawcę i nie podlega VAT, wówczas leasingobiorca nie ma prawa do odliczenia VAT.

Gazeta Podatkowa nr 45 (2337) z dnia 2026-06-03

VAT w najnowszych wyjaśnieniach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl