Może się zdarzyć, że w danym miesiącu pracownik otrzyma kilka wypłat należności pracowniczych. Tak będzie np. przy wypłacie zaliczki na poczet wynagrodzenia albo gdy pracownik w trakcie miesiąca uzyskuje dodatkowe świadczenie (np. premię okresową). W takim przypadku rozliczenie składek ubezpieczeniowych do ZUS (także podatku) od dokonanych wypłat przeprowadza się w szczególny sposób.
Składki ZUS pracownika
Osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę pracodawca nalicza składki ubezpieczeniowe do ZUS (społeczne, zdrowotną i ewentualnie na FP, FS i FGŚP) od przychodu, w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskanego przez nią ze stosunku pracy. Przychód ten powstaje w momencie każdej wypłaty bądź postawienia do dyspozycji pracownika m.in. świadczeń pieniężnych. Taki przychód powstaje więc również, gdy pracodawca wypłaci pracownikowi zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia lub dokona wypłaty premii w innym terminie niż pensja zasadnicza.
Naliczając pracownikowi składki do ZUS, pracodawca powinien w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za dany miesiąc wykazać składki naliczone od wszystkich wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek – dokonanych pracownikowi lub postawionych do jego dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego te dokumenty rozliczeniowe dotyczą. Taki sposób naliczania składek wynika z § 2 ust. 6 rozporządzenia RM w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek… (Dz. U. z 2022 r. poz. 1771 ze zm.). Jeśli więc pracodawca dokona pracownikowi kilku wypłat w jednym miesiącu kalendarzowym, w różnych terminach oraz za różne okresy, to w raportach ZUS powinien wykazać składki ustalone od zsumowanej kwoty wszystkich wypłat. Ta zasada obowiązuje też podczas ustalania zaliczki na pdof.
Dokonując pracownikowi w danym miesiącu kilku wypłat, składki ZUS i zaliczkę na pdof należy obliczyć, łącząc każdą kolejną wypłatę z wypłatami wcześniejszymi.
Wypłata zaliczki i pensji
Pracodawca jest zobowiązany naliczyć i pobrać składki ZUS (także zaliczkę na pdof) od każdej wypłaty dokonanej pracownikowi (lub postawionej do jego dyspozycji). Wypłacając (lub stawiając do dyspozycji) pracownicze wynagrodzenia więcej niż raz w miesiącu (np. zaliczkowo i w obowiązującym u pracodawcy terminie), pracodawca – obliczając obciążenia z tytułu składek i podatku – każdą kolejną wypłatę powinien rozliczać narastająco, tj. łącznie z wypłatą wcześniejszą. W końcowym wyliczeniu zaliczki na pdof z tytułu wszystkich wypłat dokonanych w danym miesiącu zarówno koszty, jak i kwotę zmniejszającą podatek uwzględni w pojedynczej wysokości. Zastosowanie ich przy pierwszej wypłacie jest niezbędne, ponieważ pracodawca nie jest w stanie przewidzieć, czy będzie ona jedyną w danym okresie rozliczeniowym, czy będą następne wypłaty.
Obniżenie składki zdrowotnej
Jeśli pojedyncza wypłata dokonana pracownikowi w danym miesiącu jest na tyle niska, że naliczona od niej kwota składki zdrowotnej przewyższa wysokość zaliczki na pdof, to pracodawca powinien obniżyć tę składkę do wysokości zaliczki na pdof. Taka dyspozycja wynika z art. 83 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej… (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm.), zwanej ustawą zdrowotną. Aby dokonać tego prawidłowo, trzeba składkę zdrowotną obniżyć do kwoty odpowiadającej kwocie zaliczki na pdof obliczonej na zasadach obowiązujących na dzień 31 grudnia 2021 r., a nie do kwoty faktycznej zaliczki na pdof wyliczonej na potrzeby podatkowe (art. 83 ust. 2b ustawy zdrowotnej). Tę samą zasadę stosuje się również podczas obliczania hipotetycznej zaliczki u osób korzystających z ulg podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 148, pkt 152-154 ustawy o pdof (Dz. U. z 2026 r. poz. 592). Z art. 83 ust. 2a ustawy zdrowotnej wynika bowiem, że gdy składka zdrowotna obliczona od przychodu wolnego od podatku dochodowego na podstawie powołanych przepisów ustawy o pdof jest wyższa od kwoty zaliczki ustalonej zgodnie z art. 83 ust. 2b ustawy zdrowotnej (tj. ustalonej na dzień 31 grudnia 2021 r.), którą płatnik obliczyłby, gdyby przychód ubezpieczonego nie był zwolniony od podatku dochodowego na podstawie tych przepisów, to składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej kwoty.
Jednak w końcowym rozliczeniu (tj. od sumy wszystkich wypłat dokonanych w danym miesiącu) może się okazać, że obliczona przez pracodawcę składka zdrowotna będzie niższa od zaliczki na pdof i w rezultacie obniżenie tej składki do wysokości zaliczki na pdof nie będzie konieczne (przykład).
|
Przykład Pracownik jest wynagradzany stałą miesięczną kwotą 8.000 zł. Przysługują mu podstawowe koszty pracownicze (250 zł). Pracownik nie złożył pracodawcy wniosku o ich niestosowanie i nie korzysta ze zwolnień z pdof. Natomiast złożył w zakładzie pracy oświadczenie PIT-2 w celu stosowania 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Zgodnie z obowiązującym regulaminem pracy, pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenia ostatniego roboczego dnia miesiąca. Wynagrodzenie należne za maj 2026 r. pracownik otrzyma w dniu 29 maja 2026 r. Wcześniej jednak, w dniu 8 maja 2026 r., pracodawca, na wniosek pracownika, wypłacił mu zaliczkę na poczet tego wynagrodzenia w kwocie 1.000 zł. Pozostałą część wynagrodzenia należnego za maj 2026 r. w wysokości 7.000 zł (8.000 zł – 1.000 zł) pracownik otrzyma w dniu 29 maja 2026 r. Od zaliczki wypłaconej w dniu 8 maja br. pracodawca dokonał następujących obliczeń:
Wypłacając w dniu 29 maja br. pozostałą część wynagrodzenia w kwocie 7.000 zł, pracodawca powinien dokonać obliczeń od ich łącznej kwoty, tj.:
W końcowym rozliczeniu nie wystąpi obniżenie składki zdrowotnej do kwoty zaliczki na pdof. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Gazeta Podatkowa nr 39 (2331) z dnia 2026-05-14
VAT w najnowszych wyjaśnieniach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl