Krajowy System e-Faktur zmienił wiele w działalności polskich firm. Jedną z ważnych modyfikacji jest brak możliwości „wystawiania faktur wstecz”. W wielu przypadkach może to oznaczać kłopoty dla kontrahentów firm wystawiających faktury.

Wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące wystawiania dokumentów sprzedaży. Zgodnie z nimi, jeśli przedsiębiorca nie wystawił i nie wysłał faktury do KSeF przed północą 30 kwietnia, dokument otrzyma majową datę wystawienia. Wystawienie faktury już w maju przesuwa prawo płatnika do odliczenia VAT o cały miesiąc. To może oznaczać kłopoty dla kontrahenta firmy wystawiającej taki dokument.

Do tej pory „faktury wstecz” bez konsekwencji

Przed wejściem KSeF powszechną praktyką było wystawianie faktur za dany miesiąc z kilkudniowym opóźnieniem, a więc np. 2-4 dnia kolejnego miesiąca, ale z datą wsteczną (np. 30 kwietnia zamiast 4 maja). Zdarzało się tak w szczególności w przypadku firm wystawiających faktury z odroczonym terminem przelewu, za 14 czy 30 dni. To norma w polskiej gospodarce – płatnik księgował dokument do kosztów danego miesiąca, wykonując przelew w ustalonym terminie w kolejnym miesiącu, np. 14 maja.

Jednak w świecie faktur ustrukturyzowanych taka praktyka jest niemożliwa. Od wejścia Krajowego Systemu e-Faktur kluczowy jest moment nadania numeru systemowego. Datą wystawienia faktury jest dzień jej skutecznego przesłania do systemu. Jeśli przedsiębiorca wygeneruje i wyśle dokument np. 4 maja, czyli zaraz po długim weekendzie, wpisując datę „30 kwietnia”, KSeF i tak uzna, że dokument został wystawiony 4 maja.

Nowość wymusi zmianę przyzwyczajeń

– Dla wielu firm to całkowita nowość, która wymusza zmianę wieloletnich przyzwyczajeń. Musimy pamiętać, że do KSeF dołączyło mnóstwo podmiotów, dla których przejście na pełną automatyzację i elektroniczny obieg dokumentów nie jest proste. Brak możliwości ręcznego sterowania datami wymaga teraz od przedsiębiorców dyscypliny operacyjnej, której wcześniej nie musieli rygorystycznie przestrzegać – zwraca uwagę Joanna Foks-Anyszewska, dyrektorka ds. rozwoju produktu w Faktura.pl.

Dodaje, że w związku z większym rygorem czasowym dotyczącym dostarczania faktur do KSeF warto rozważyć zmianę praktyki wystawiania dokumentów.

– Zamiast wystawiać faktury na ostatni dzień miesiąca, bezpieczniejszym rozwiązaniem może być przesunięcie tego procesu na ostatni tydzień, np. około 25. dnia miesiąca, co ogranicza ryzyko opóźnień. W przypadku powtarzalnych rozliczeń dobrym rozwiązaniem są także faktury cykliczne – funkcjonalność dostępna w wielu systemach księgowych, która pozwala zdefiniować dokument raz, a następnie automatycznie wystawiać i wysyłać go do KSeF co miesiąc – zaznacza Joanna Foks-Anyszewska.

Skutek: rozliczenie VAT miesiąc później

Ta zmiana ma duże znaczenie, bo nabywca (płatnik faktury) może odliczyć podatek VAT dopiero w miesiącu, w którym otrzymał fakturę w KSeF. Jeśli wystawca spóźnił się nawet tylko o dobę i zamiast 30 kwietnia wysłał dokument 1 maja, jego klient odliczy ten koszt podatkowo dopiero w czerwcu (przy rozliczeniu maja). W przypadku firm, które rozliczają się w trybie miesięcznym, uderza to w płynność finansową i zaburza planowanie budżetu.

Joanna Foks-Anyszewska posługuje się przykładem: faktura na 100 000 zł netto oznacza 23 000 zł VAT. Opóźnienie o 1 dzień na przełomie miesiąca skutkuje VAT-em odliczonym miesiąc później. W rezultacie firma „finansuje” 23 000 zł przez miesiąc.

– Część przedsiębiorców jest świadoma ważnej zmiany, jaką wprowadza KSeF, a która dzieje się właśnie teraz. Udzielamy teraz mnóstwo odpowiedzi na pytania z tym związane. Wprowadzenie KSeF eliminuje możliwość korygowania daty wystawienia dokumentu „wstecz” (…). Przesunięcie prawa do odliczenia VAT o cały miesiąc zaburza planowanie przepływów pieniężnych oraz wymaga większej uważności w procesach rozliczeniowych. Przy większych wolumenach lub stałej współpracy, może to również wymagać lepszej koordynacji między kontrahentami w zakresie terminów fakturowania – mówi ekspertka z Faktura.pl.

Jak wynika z danych platformy Faktura.pl, w ostatnich dniach kwietnia tempo wystawiania dokumentów przez małe firmy znacząco wzrosło. Może to świadczyć o rosnącej świadomości rygoru czasowego, jaki narzuca cyfryzacja podatków. Jednak wiele małych podmiotów ciągle nie rozumie jeszcze niuansów działania systemu w czasie rzeczywistym.

Jakie mogą być skutki opóźnienia?

Przedsiębiorcy, którzy nie otrzymali w Krajowym Systemie e-Faktur faktur do końca kwietnia (za wykonane w tym miesiącu usługi), mogą wykazać niższe koszty i wyższy podatek do zapłaty za ten okres. Koszty te zostaną ujęte w kolejnym miesiącu, co w przypadku powtarzalnych rozliczeń może prowadzić do ich czasowego skumulowania. To oznacza przede wszystkim przesunięcie rozliczeń w czasie, które może mieć wpływ na bieżące planowanie finansowe.

Ta nowość wymaga od firm większej dyscypliny w obiegu dokumentów, jednak dla większości nie powinna oznaczać poważnych zakłóceń, o ile procesy fakturowania są odpowiednio uporządkowane. Warto jednak mieć świadomość, że sztywny moment rejestracji faktury w systemie może wpływać na terminy rozliczeń i w niektórych przypadkach wymagać lepszego zarządzania płynnością.

Warto pamiętać o tym, że w wyjątkowych przypadkach przedsiębiorcy mogą skorzystać z trybu offline24. To procedura przewidziana przez Ministerstwo Finansów, gdy firma nie może przesłać faktury do KSeF z przyczyn takich jak np. awaria Internetu, brak prądu, problem z systemem księgowym. Taki tryb pozwala na wystawienie faktury z określoną datą mimo braku wysyłki do KSeF.