Złożenie zeznania podatkowego i zapłata wykazanego w nim podatku nie zawsze zamykają temat rozliczenia podatku dochodowego za dany rok podatkowy. Urzędy skarbowe mają kilka kolejnych lat na zweryfikowanie wyliczeń. Księgi podatkowe, dowody księgowe i inne dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia podatku PIT za 2025 r. należy przechowywać co najmniej do końca 2031 r. Taki termin obowiązuje w przypadku wykazania zarówno podatku do zapłaty, nadpłaty, jak i straty.

Okres przechowywania

Dokumentację dotyczącą rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia tego podatku – chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika tak z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

Termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych za 2025 r. upłynie 30 kwietnia 2026 r. Podatek ten przedawni się z dniem 31 grudnia 2031 r. Data ta wyznacza minimalny okres przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku PIT za 2025 r. Powiązanie okresu przechowywania dokumentacji podatkowej z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego oznacza, że na okres archiwizacji mają wpływ okoliczności powodujące wydłużenie biegu terminu przedawnienia. Czas przechowywania dokumentacji podatkowej wydłuża się, jeżeli bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem zapłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu do sądu administracyjnego skargi na decyzję dotyczącą zobowiązania w podatku dochodowym, lub zostanie przerwany, np. w wyniku zajęcia mienia podatnika w postępowaniu egzekucyjnym. Przewidują to art. 70 § 2-7 oraz art. 70a-70e Ordynacji podatkowej. Opisane ogólne zasady przedawniania znajdą zastosowanie także w przypadku zabezpieczenia spłaty podatku dochodowego poprzez ustanowienie na majątku podatnika hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego.

Obowiązek zachowania dokumentów, na podstawie których zostało sporządzone zeznanie podatkowe za 2025 r., mają zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby nieprowadzące działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy przechowują księgi podatkowe, ewidencje, dowody księgowe oraz inne wymagane dokumenty. Wszyscy podatnicy korzystający z ulg podatkowych, np. ulgi na cele rehabilitacyjne, powinni zachować faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, których wymóg posiadania wynika z przepisów prawa. Warto również posiadać dowody zapłaty zaliczek na podatek dochodowy i podatku dochodowego, a także zachować złożone zeznanie podatkowe oraz dowód potwierdzający jego złożenie (np. UPO w przypadku przekazania rozliczenia przez internet) – jeżeli podatnik nie korzysta z e-Urzędu Skarbowego i nie ma dostępu do znajdującego się tam archiwum złożonych deklaracji i usługi Rozliczenia.

Zeznanie ze stratą

Analogiczne zasady dotyczą przechowywania ksiąg podatkowych i innych dokumentów w przypadku wykazania w danym roku podatkowym przez przedsiębiorcę straty.

Strata nie jest co prawda zobowiązaniem podatkowym. Zobowiązanie podatkowe to wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego. Nie ma jednak uregulowań dotyczących przedawnienia straty. Organy podatkowe mogą natomiast wydać decyzję określającą wysokość straty tylko do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została poniesiona.

Termin „przedawnienia” straty – a tym samym okres przechowywania ksiąg podatkowych i innych dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą – ustala się więc, przyjmując okres przedawnienia hipotetycznego zobowiązania podatkowego za rok, w którym strata wystąpiła. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego za rok zakończony stratą. Nie ma znaczenia, czy strata wpłynie na zmniejszenie dochodu (podstawy opodatkowania) w następnych okresach rozliczeniowych wskutek odliczenia jej od dochodu (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 28 sierpnia 2023 r., nr 0111-KDIB2-1.4017.7.2023.1.AS).

Kontrola rozliczenia

Archiwizacja dokumentacji stanowiącej podstawę rozliczenia podatku dochodowego jest konieczna przede wszystkim dla celów dowodowych na wypadek weryfikacji zeznania podatkowego przez urzędników skarbowych.

Organy podatkowe mają prawo sprawdzić prawidłowość rozliczenia przedłożonego przez podatnika do upływu terminu przedawnienia podatku. Mogą w tym czasie przeprowadzić czynności sprawdzające, postępowanie podatkowe, kontrolę podatkową lub celno-skarbową. Postępowanie podatkowe, kontrola podatkowa lub celno-skarbowa mogą być podjęte także wtedy, gdy wcześniej odbyły się czynności sprawdzające, a podatnik otrzymał zwrot nadpłaty podatku dochodowego wykazanej w zeznaniu podatkowym. Jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi nieprawidłowości, wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego lub straty. Samo wszczęcie i przeprowadzenie czynności sprawdzających, postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej nie ma wpływu na bieg terminu przedawnienia weryfikowanego zobowiązania podatkowego.

Przedsiębiorcy, którzy wbrew obowiązkowi nie prowadzą ksiąg podatkowych, a także gdy dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, muszą liczyć się z określeniem podstawy opodatkowania w drodze oszacowania. Podstawa opodatkowania powinna być ustalona w wysokości maksymalnie zbliżonej do rzeczywistej (patrz ramka). Precyzuje to art. 23 § 5 Ordynacji podatkowej. Organ podatkowy odstępuje od oszacowania wysokości podstawy opodatkowania, jeżeli podatnik nie ma ksiąg podatkowych, ale zebrane dowody pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Oszacowania nie stosuje się także wtedy, gdy księgi podatkowe są nierzetelne, ale dane z nich wynikające, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania podatkowego, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. W przypadku gdy podstawa opodatkowania została określona w drodze oszacowania, a podatnik jest zobowiązany do wpłaty zaliczek na podatek, organ podatkowy określa wysokość zaliczek za okres, za który podstawa opodatkowania została oszacowana, proporcjonalnie do wysokości zobowiązania podatkowego za cały rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 33 (2325) z dnia 2026-04-23

VAT w najnowszych wyjaśnieniach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl