Krajowy System e-Faktur dla wielu przedsiębiorców stał się sprawdzianem. Jego wejście obnażyło prawdę o księgowości i finansach w przedsiębiorstwie – pokazało, czy praca w tych działach jest poukładana, czy panuje tam chaos. Jedno jest pewne: wejście KSeF jest doskonałą okazją do zaprowadzenia porządku w tym obszarze.
Wejście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiele zmieniło. Po pierwsze – obnażyło ograniczenia tradycyjnej księgowości. Przez wiele lat w wielu przedsiębiorstwach faktura miała przede wszystkim formę pliku PDF lub kartki papieru. Dokumenty finansowe były przesyłane do firm drogą mailową i były ręcznie wprowadzane do systemów księgowych. Natomiast dane finansowe często pojawiały się w raportach dopiero po zamknięciu miesiąca.
KSeF wywrócił wszystko, wprowadzając inną logikę. W jej myśl faktura jest już nie tylko dokumentem, a staje się także ustrukturyzowanym zestawem danych przesyłanych pomiędzy systemami. Aby jednak to wszystko się zgadzało, procesy finansowe muszą zostać uporządkowane, zautomatyzowane i zintegrowane z systemami sprzedażowymi oraz operacyjnymi firmy. W wielu firmach dopiero teraz, po wejściu KSeF, widać, jak bardzo rozproszone i manualne są obecnie stosowane procedury.
KSeF sprawdzianem stanu firmy
W niektórych firmach wciąż stosowane są przestarzałe procesy finansowe – nadal opierają się na ręcznym obiegu dokumentów, a więc faktury przesyła się w PDF, a dane są przepisywane do systemów księgowych. Natomiast obieg akceptacji odbywa się mailowo lub w arkuszach kalkulacyjnych. Jednak obecnie, w czasach ustrukturyzowanych danych, należy zastanowić się nad sensem takiego podejścia.
Czas po wejściu KSeF pokazał, że w wielu przedsiębiorstwach głównym problemem nie jest nowy system e-faktur, tylko sposób organizacji finansów. Bo fakturowanie nie dotyczy tylko jednego działu – księgowości – ale także działów sprzedaży, administracji, IT czy zarządzania danymi w całej organizacji. A to powoduje, że KSeF wymaga zaangażowania wielu obszarów firmy, stając się często projektem międzydziałowym.
– Bardzo szybko stało się jasne, że KSeF nie będzie wyłącznie wdrożeniem technologicznym. To zmiana, która bezlitośnie pokazuje, czy firma ma uporządkowane procesy, czy tylko przyzwyczaiła się do działania w chaosie i improwizacji – podkreśla Małgorzata Mazur, partner zarządzający i współzałożyciel Value Finance.
Nowe możliwości i okazja do zmian
Obecnie, dzięki cyfryzacji finansów firmy mają dostęp do danych niemal w czasie rzeczywistym. Korzystają z automatyzacji procesów księgowych, a to sprawia, że informacje o przychodach, kosztach czy rentowności projektów mogą analizować na bieżąco.
Te nowe technologiczne możliwości wpływają również na zmianę roli księgowości. Do tej pory pełniła ona głównie funkcję sprawozdawczą, niejako podsumowującą przeszłość, natomiast teraz rośnie jej rola jako źródła danych dla zarządu. W związki z tym coraz większe znaczenie ma analiza rentowności klientów, kontrola przepływów pieniężnych czy bieżące wsparcie decyzyjne. Te zmiany sprawiają, że księgowość nie jest tylko działem „liczenia po fakcie”, ale rośnie jego znaczenie jako elementu systemu zarządzania firmą.
– Księgowość zbyt często wciąż działa w firmach jak archiwum, a nie narzędzie do podejmowania decyzji. A przecież realną wartość ma dopiero wtedy, gdy dane są uporządkowane, aktualne, dostępne na bieżąco i właściwie interpretowane – zwraca uwagę Małgorzata Mazur.
Szansa na uporządkowanie finansów
KSeF nie jest zwykłym wdrożeniem IT, ale olbrzymią zmianą, która wymaga uporządkowania procesów, integracji systemów i jasnego podziału odpowiedzialności. Przedsiębiorcy, którzy patrzą na niego tylko jako na zmianę technologiczną, wykorzystują tylko ułamek jego potencjału, bo jest on szansą na wprowadzenie w firmie znacznie szerszych zmian.
Na wejściu KSeF najbardziej mogą skorzystać nie te przedsiębiorstwa, które zintegrują się z systemem – co jest obowiązkiem – ale te, które przy okazji wreszcie poukładają finanse. To przełoży się na większą przewidywalność, lepszą kontrolę nad marżą i sprawniejsze prowadzenie firmy.
Nowe znaczenie i rola księgowości
Zmiany technologiczne przełożą się również na zmiany w kompetencjach. W czasach automatyzacji na znaczeniu zyskują umiejętności analityczne, procesowe oraz technologiczne. Do księgowych będzie należało nie tylko stosowanie przepisów, ale powinni oni też rozumieć sposób działania systemów, przepływ danych w organizacji oraz wpływ finansów na decyzje biznesowe. Rola finansów coraz bardziej jest przesuwana w kierunku analizy danych, kontrolingu i doradztwa biznesowego.
Na rynku widać nowy trend – księgowi przestają mieć funkcją tylko rozliczeniową, a zaczynają pełnić rolę strategicznego zaplecza dla zarządu.
– Firmom coraz częściej nie wystarcza już księgowość, która jedynie poprawnie rozlicza przeszłość. Potrzebują partnera finansowego, który potrafi zamienić liczby w decyzje, a dane księgowe w realne wsparcie dla biznesu. Właśnie na tym polega dziś rola nowoczesnego CFO: nie tylko raportować wyniki, ale też zarządzać ryzykiem, pilnować przepływów finansowych i budować scenariusze wzrostu. To przesunięcie od biernego księgowania do aktywnego współtworzenia strategii firmy – podkreśla Adam Zagała, partner zarządzający i współzałożyciel Value Finance.
KSeF to coś więcej niż zmiana regulacyjna – dla wielu firm będzie testem dojrzałości operacyjnej. W przypadku jednych pokaże, że księgowi i działy finansowe są w stanie wspierać rozwój przedsiębiorstwa, ale w innych odkryje bałagan, który kryje się pod pozornym porządkiem. Od przedsiębiorców zależy, czy potraktują KSeF jako kolejny problem do przeczekania, czy szansę na uporządkowanie systemu i zbudowanie w firmie realnego finansowego zaplecza do rozwoju.
