Krajowy System e-Faktur dla wielu przedsiębiorców stał się sprawdzianem. Jego wejście obnażyło prawdę o księgowości i finansach w przedsiębiorstwie – pokazało, czy praca w tych działach jest poukładana, czy panuje tam chaos. Jedno jest pewne: wejście KSeF jest doskonałą okazją do zaprowadzenia porządku w tym obszarze.
Wejście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiele zmieniło. Po pierwsze – obnażyło ograniczenia tradycyjnej księgowości. Przez wiele lat w wielu przedsiębiorstwach faktura miała przede wszystkim formę pliku PDF lub kartki papieru. Dokumenty finansowe były przesyłane do firm drogą mailową i były ręcznie wprowadzane do systemów księgowych. Natomiast dane finansowe często pojawiały się w raportach dopiero po zamknięciu miesiąca.
KSeF wywrócił wszystko, wprowadzając inną logikę. W jej myśl faktura jest już nie tylko dokumentem, a staje się także ustrukturyzowanym zestawem danych przesyłanych pomiędzy systemami. Aby jednak to wszystko się zgadzało, procesy finansowe muszą zostać uporządkowane, zautomatyzowane i zintegrowane z systemami sprzedażowymi oraz operacyjnymi firmy. W wielu firmach dopiero teraz, po wejściu KSeF, widać, jak bardzo rozproszone i manualne są obecnie stosowane procedury.
KSeF sprawdzianem stanu firmy
W niektórych firmach wciąż stosowane są przestarzałe procesy finansowe – nadal opierają się na ręcznym obiegu dokumentów, a więc faktury przesyła się w PDF, a dane są przepisywane do systemów księgowych. Natomiast obieg akceptacji odbywa się mailowo lub w arkuszach kalkulacyjnych. Jednak obecnie, w czasach ustrukturyzowanych danych, należy zastanowić się nad sensem takiego podejścia.
Czas po wejściu KSeF pokazał, że w wielu przedsiębiorstwach głównym problemem nie jest nowy system e-faktur, tylko sposób organizacji finansów. Bo fakturowanie nie dotyczy tylko jednego działu – księgowości – ale także działów sprzedaży, administracji, IT czy zarządzania danymi w całej organizacji. A to powoduje, że KSeF wymaga zaangażowania wielu obszarów firmy, stając się często projektem międzydziałowym.
– Bardzo szybko stało się jasne, że KSeF nie będzie wyłącznie wdrożeniem technologicznym. To zmiana, która bezlitośnie pokazuje, czy firma ma uporządkowane procesy, czy tylko przyzwyczaiła się do działania w chaosie i improwizacji – podkreśla Małgorzata Mazur, partner zarządzający i współzałożyciel Value Finance.
Nowe możliwości i okazja do zmian
Obecnie, dzięki cyfryzacji finansów firmy mają dostęp do danych niemal w czasie rzeczywistym. Korzystają z automatyzacji procesów księgowych, a to sprawia, że informacje o przychodach, kosztach czy rentowności projektów mogą analizować na bieżąco.
Te nowe technologiczne możliwości wpływają również na zmianę roli księgowości. Do tej pory pełniła ona głównie funkcję sprawozdawczą, niejako podsumowującą przeszłość, natomiast teraz rośnie jej rola jako źródła danych dla zarządu. W związki z tym coraz większe znaczenie ma analiza rentowności klientów, kontrola przepływów pieniężnych czy bieżące wsparcie decyzyjne. Te zmiany sprawiają, że księgowość nie jest tylko działem „liczenia po fakcie”, ale rośnie jego znaczenie jako elementu systemu zarządzania firmą.
– Księgowość zbyt często wciąż działa w firmach jak archiwum, a nie narzędzie do podejmowania decyzji. A przecież realną wartość ma dopiero wtedy, gdy dane są uporządkowane, aktualne, dostępne na bieżąco i właściwie interpretowane – zwraca uwagę Małgorzata Mazur.
Szansa na uporządkowanie finansów
KSeF nie jest zwykłym wdrożeniem IT, ale olbrzymią zmianą, która wymaga uporządkowania procesów, integracji systemów i jasnego podziału odpowiedzialności. Przedsiębiorcy, którzy patrzą na niego tylko jako na zmianę technologiczną, wykorzystują tylko ułamek jego potencjału, bo jest on szansą na wprowadzenie w firmie znacznie szerszych zmian.
Na wejściu KSeF najbardziej mogą skorzystać nie te przedsiębiorstwa, które zintegrują się z systemem – co jest obowiązkiem – ale te, które przy okazji wreszcie poukładają finanse. To przełoży się na większą przewidywalność, lepszą kontrolę nad marżą i sprawniejsze prowadzenie firmy.
Nowe znaczenie i rola księgowości
Zmiany technologiczne przełożą się również na zmiany w kompetencjach. W czasach automatyzacji na znaczeniu zyskują umiejętności analityczne, procesowe oraz technologiczne. Do księgowych będzie należało nie tylko stosowanie przepisów, ale powinni oni też rozumieć sposób działania systemów, przepływ danych w organizacji oraz wpływ finansów na decyzje biznesowe. Rola finansów coraz bardziej jest przesuwana w kierunku analizy danych, kontrolingu i doradztwa biznesowego.
Na rynku widać nowy trend – księgowi przestają mieć funkcją tylko rozliczeniową, a zaczynają pełnić rolę strategicznego zaplecza dla zarządu.
– Firmom coraz częściej nie wystarcza już księgowość, która jedynie poprawnie rozlicza przeszłość. Potrzebują partnera finansowego, który potrafi zamienić liczby w decyzje, a dane księgowe w realne wsparcie dla biznesu. Właśnie na tym polega dziś rola nowoczesnego CFO: nie tylko raportować wyniki, ale też zarządzać ryzykiem, pilnować przepływów finansowych i budować scenariusze wzrostu. To przesunięcie od biernego księgowania do aktywnego współtworzenia strategii firmy – podkreśla Adam Zagała, partner zarządzający i współzałożyciel Value Finance.
KSeF to coś więcej niż zmiana regulacyjna – dla wielu firm będzie testem dojrzałości operacyjnej. W przypadku jednych pokaże, że księgowi i działy finansowe są w stanie wspierać rozwój przedsiębiorstwa, ale w innych odkryje bałagan, który kryje się pod pozornym porządkiem. Od przedsiębiorców zależy, czy potraktują KSeF jako kolejny problem do przeczekania, czy szansę na uporządkowanie systemu i zbudowanie w firmie realnego finansowego zaplecza do rozwoju.
Kolejny bubel. Pracuje i wykonuje zlecenia w krajach uni europejskiej i ksef moge sobie w buty wsadzić bo żaden z moich kontrahentów tej faktury nie zobaczy i nie pobierze. Muszę ja sam fizycznie wysłać więc po kiego grzyba mi ten system.
Wyrzucam ten portal ze swojego kanału, bo ten paszkwil obraża dla mnie i ludzi z którymi pracuję.
Bo wszystko musi byś skomputeryzowane, żeby dało się tabelki robić z tego, ale całego życia w tabelkach nie da rady ująć i urzędnik czy redaktor powinien być tego świadomy…
Zdychajcie szczęśliwi razem z ksef.
Nie pozdrawiam
Ksef przedłużył robotę x 2 albo x 3 nawet. Zrobił się taki pierdolnik, że to zagadka. Połowa faktur drukowanych, część na mailu, część w ksef, niektóre się dublują i tu i tu. Trzeba to wszystko pobrać, skanować, odrzucić kopie i posegregować do danych projektów. Cyrk. Będzie potrzebna dodatkowa osoba na pół etatu bo inaczej będzie katastrofa.
KSEF to samo zło
Poczekajmy na prima aprylis , wtedy dopiero zacznie się jazda bez trzymanki . Współczuję sobie i wszystkim księgowym.
Kto pisze takie bzdety. Jedno co pokazali ksef to to, że nic nie daje przedsiębiorcom. Następuje dublowanie faktur bo inaczej czyta ocr a inaczej jest w systemie. Wystawy, że spacje są małe i łączy numer dokumentu. Ten chory system nawet nie sprawdza czy można odliczyć VAT od tego sprzedawcy a jazdy może wystawić fakturę bez wiedzy kontrahenta.
Nie życzę sobie, aby księgowych i organizację podmiotów gospodarczych obciążać bublem pt. KSeF. Organizacje gospodarcze działają 30 lat. Wprowadziły polską gospodarkę do G-20 wbrew przeciwnością, które stwarzały nieudolne rządy PO-PIS. Państwo nie jest od organizacji finansów i księgowości w przedsiębiorstwach. KSeF obnażył głupotę rządzących i polityków, funkcjonujących od 10 lat w Polsce. Widać po KSeF jaka jest wiedza o przedsiębiorczości. Jedno jest pewne, że skutki KSeF dosięgną wszystkich, oprócz uprzywilejowanych – podmioty zagraniczne. Księgowi już nie będą wyciągać tego gorącego kartofla z ogniska za rządzących, a przedsiębiorcy? Polska nie jest przyjaznym krajem dla przedsiębiorców. Gorzej niż za komuny.
Jak tego typu portal, może tak bardzo wprowadzać w błąd?! Szacunku za grosz nie macie do swoich czytelników i do siebie samych siejąc taką propagandę, Na temat tak niedorobionego produktu… W szczególności, że masy błędów można było uniknąć, gdyby ktoś słuchał zgłoszeń od użytkowników W fazie testów…
Nie życzę sobie, żeby ktoś mnie obrażał, że w księgowości był bałagan i nagle przyszedł czarodziej ksef i zrobił porządek bo głupie księgowe nie potrafiły ogarnąć dokumentów 😡. 35 lat pracuję w księgowości. Nigdy nie zagubił mi się żaden dokument. Nigdy nie spóźniłam się z jakimkolwiek rozliczeniem. Zawsze w każdej chwili potrafiłam wszystko migiem znaleźć. Teraz jest jeden wielki burdel i dodatkowa robota głupiego czyli parowanie potrójny h faktur, załączników plus sprawdzanie czy faktura weszła dobrze do programu. Wrrr 😡
Amen
Totalna bzdura. Był porządek. Pracownik przynosił opisaną fakturę a Ksiegowosc odpowiednio ją rozliczała i koniec. Teraz przychodzą 3 faktury (ksef, mail, poczta) plus załączniku np z energetyki czy circle. Księgowa zamiast zająć się merytoryczną robotą to bawi się w parowanie faktur, szukaniem załączników i pilnowaniem żeby dwa razy czegoś nie zaksięgować. Go tego wieczne poszukiwanie człowieka który dokonał zakupu gdzie faktura jest w ksef zapłacona gotówką i nie wiadomo kto tego dokonał. Po znalezieniu delikwenta przekazuje mu się dopiero fakturę do opisu itd. Potrzebna jest dodatkowa osoba, która nie musi być księgową tylko kimś kto jest detektywem. Więc niech mi tu nikt nie pierniczy że ksef cokolwiek uprościl, bo póki co jest połowa więcej głupiej roboty. Był porządek. Teraz jest bajzel
Hmmmmm….Po przeczytaniu powyższego tekstu, przyszedł mi od razu na myśl Kabaret Neo Nówka i skecz ” Teleexpress” z 2009 roku….
Nie pozdrawiam.
Ksef wcale się nie sprawdza w organizacjach pozarządowych, gdzie są faktury przypisywane do różnych projektów grantowych. Szczególnie to dotyczy organizacji nie będącymi płatnikami VAT
Przedsiębiorca powinien wystawiać faktury na serwetce w kawiarni a hieny ze skarbówki powinny uznawać apriori że stan faktyczny i opisany na serwetce są tym samym. Tak wygląda wolne społeczeństwo i zaufanie społeczne. W razie wątpliwości zawsze są jakieś możliwości ale domniemanie niewinności to fundament prawa cywilizacji zachodniej.
Jeśli Ksef coś pokazał, to przede wszystkim że Polacy są narodem podbitym przez bezmyślnych polityków i urzędesów wysługującym się zagranicznym korporacjom i tajniakom (patrz Imperva gościa z mossadu) a nie służącym Narodowi Polskiemu i jego dobrobytowi. Jesteśmy podbici, pytanie czy się obudzimy na czas czy już będzie za późno.
Hańba zdrajcy, zasługujecie na uczciwy proces i odsiadkę a nie tylko czasowe odstawienie od koryta po wyborach.
Piszecie te artykuły na zamówienie, czy co? Większych bzdur dawno nie czytałem. To ksef wywrócił do góry nogami sprawdzone procedury obiegu dokumentów w wielu firmach. Przedsiębiorcy w Polsce to nie tylko korporacyjne molochy, ale przede wszystkim małe rodzinne firmy.
Media to zbiór artykułów sponsorowanych – takie czasy.
ALE autentycznie dziękujemy serwisowi pit.pl za pozostawienie forum pod swoimi artykułami – dzięki temu widać ilu nas jest….
Jak na razie KSeF nic nie obnażył ponad rzecz powszechnie znana a mianowicie całkowite partactwo wszelkiej maści platform rzadowych. Niestety ale cała bolesna prawda co do „jakości” wyrobów ” made od polish goverment” po raz kolejny potwierdzi się 01 kwietnia.
Najgłupszy artykuł o KSEF. Jestes od finansów to się tym zajmuj. Księgowość to osobna dziedzina, gdzie trzeba pochylić sie nad każdą fakturą, analizować pod względem naliczenia podatku albo VAT. To nigdy nie wejdzie w taki elektroniczny system obiegu dokumentow. Ty chcesz, żeby ksiegowy zrobił 3 kliknięcia I samo sie zaksięguje. NIE. TAK NIE BEDZIE. zajmij się swoim działem finansow, a ksiegowosc zostaw w spokoju!!!!
Zgadzam się z panem! Chaos pojawi się dopiero w maju jak ten DURNY KsEF obejmie mniejjsze firmy od kwietnia!!! Będą tacy co zapłaczą nad 'radosną twórczością ’ specjalistów z MF i zapłacą za nią dodatkowo zdrowiem!!!
Ksef to wprowadził w firmach bałagan i niepotrzebne marnowanie papieru, teraz faktura trafią najpierw do księgowości, a potem kolejne działy akceptują zasadność faktury. Osobna sprawa, faktury ksef dotychczas na kartce a5 czy a6 zajmuje teraz 3 strony a4