Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął się interesującym przypadkiem dotyczącym właściciela lokalu użytkowego, który wynajmuje go przedsiębiorcom, ale nie ma zarejestrowanej firmy. Nabywca domaga się od niego wystawiania faktur w KSeF. Czy właściciel lokalu będzie musiał to robić?

Indywidualne interpretacje podatkowe rozwiewają wątpliwości w sprawach, które trudno jednoznacznie rozstrzygnąć bez wgłębiania się w przepisy prawa. Takie wątpliwości miał m.in. właściciel lokalu użytkowego, który wynajmuje go przedsiębiorcom. To emeryt niemający własnej firmy. Z najmu otrzymuje miesięcznie więcej niż 10 tys. zł, jednak mniej niż 200 tys. zł rocznie. Mężczyzna jako formę rozliczenia podatku wybrał ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Stosuje zwolnienie podmiotowe z VAT na podstawie art. 113 ust 1 i 9 ustawy o VAT, a najemcy dostają od niego rachunki bez VAT. Nie ma numeru NIP.

Wspomniany podatnik ma wątpliwości dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dlatego złożył wniosek o indywidualną interpretację do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Mężczyzna chce otrzymać potwierdzenie, że:

• nie ma obowiązku korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r. ani nie będzie go miał od 1 kwietnia 2026 r.,
• po tych datach będzie mógł nadal wystawiać najemcom rachunki w formie papierowej lub w formacie PDF,
• po tych datach będzie mógł nadal otrzymywać ze spółdzielni faktury w formie papierowej lub w formacie PDF,
• nie musi występować o nadanie numeru NIP.

Jaka była odpowiedź Dyrektora KIS?

Jak te wątpliwości rozstrzygnęła skarbówka? „Stanowisko, które przedstawił pan we wniosku jest nieprawidłowe” – stwierdził Dyrektor KIS w interpretacji wydanej 4 lutego. W podatku VAT nie ma podziału na „najem prywatny” i „najem w ramach działalności gospodarczej”. Według ustawy działalnością gospodarczą jest każda czynność najmu, niezależnie od tego, czy wynajmujący zarejestrował działalność gospodarczą, czy nie, ani czy przedmiot najmu stanowi środek trwały w jego działalności – podkreślił Dyrektor KIS.

W związku z w powyższym najem nieruchomości jest odpłatnym świadczeniem usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o VAT – i świadczony jest w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy tej ustawy. To oznacza, że podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na mocy art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Wnioskodawca jest według ustawy podatnikiem VAT

O możliwościach zwolnienia od podatku VAT sprzedaży dokonywanej przez podatników traktują regulacje zawarte w art. 113 ustawy. Chodzi o zwolnienie podmiotowe, a więc związane bezpośrednio z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, która w standardowych warunkach podlegałaby opodatkowaniu.

Według art. 113 ust. 1 ustawy – w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2025 r. – z podatku zwolniona jest sprzedaż dokonywana przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 tys. zł (z wyjątkami dla wskazanych w ustawie towarów i usług). Jednak limit ten został podwyższony do 240 tys. zł nowelizacją ustawy o VAT, która weszła w życie 1 stycznia 2026 r.

Zyskaj maksymalny zwrot z PIT

Intuicyjny kreator, krok po kroku przeprowadzi Cię przez wszystkie ulgi

Bezpłatnie:

Rozlicz e-pity online Pobierz e-pity 2025

Co to oznacza? Jak podkreśla Dyrektor KIS, wynajmując lokal użytkowy przedsiębiorcom wnioskodawca jest więc według ustawy podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą, korzystającym ze zwolnienia podmiotowego ze względu na wartość sprzedaży.

Konsekwencje statusu podatnika VAT

Fiskus wskazuje skutki wynikające ze statusu takiego podatnika korzystającego z podmiotowego zwolnienia. Ma on obowiązek wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika, ale gdy sprzedaż jest zwolniona od podatku, sprzedawca ma ten obowiązek dopiero na żądanie nabywcy. Powinno ono zostać zgłoszone przed upływem wskazanego w ustawie terminu.

Dyrektor KIS zaznaczył, że transakcje związane z najmem lokalu użytkowego dokonywane na rzecz innych podatników nie powinny być dokumentowane rachunkami ani „notami obciążeniowymi” (wnioskodawca przytaczał je w opisie sprawy). Aby udokumentować czynności podlegające opodatkowaniu VAT, jest wystawiana faktura w oparciu o regulacje wynikające z ustawy o VAT. Przepisy te obejmują nie tylko sam czynsz z tytułu najmu lokalu, ale również opłaty eksploatacyjne, które również płacą najemcy.

Wyjątki nie mają zastosowania

Dyrektor KIS przypomina, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r. Wprawdzie są wyjątki od tej zasady – mówi o nich art. 106ga ust. 2 ustawy – jednak żaden z nich nie obejmuje podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ustawy o VAT. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy zatem nie tylko podatników VAT czynnych, ale też podmiotowo z niego zwolnionych.

Jak brzmi rozstrzygnięcie dotyczące terminów wspomnianych przez podatnika we wniosku? Dyrektor KIS odpowiedział, że wnioskodawca nie miał w 2024 r. sprzedaży wyższej niż 200 tys. zł, w związku z czym będzie miał prawo wystawiać faktury elektroniczne lub w wersji papierowej w okresie przejściowym od 1 lutego do 31 marca 2026 r. Jednak potem nastąpi zmiana. Od 1 kwietnia 2026 r. obejmie go obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF – jeśli łączna wartość sprzedaży wynikająca z faktur wystawionych na rzecz podmiotów prowadzących firmy, którym wynajmuje lokal użytkowy, nadal miesięcznie będzie przekraczała 10 000 zł.

Należy wystąpić o nadanie numeru NIP

Konsekwencją obowiązku wystawiania faktur w KSeF będzie obowiązek wystąpienia o nadanie numeru NIP. Dyrektor KIS przypomniał, że wprawdzie najem prywatny mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do tego podatku, jednak równocześnie – w związku z prowadzoną działalnością – takie podmioty mogą być zobowiązane do wystawienia faktury w KSeF. A wtedy, jeśli nie mają identyfikatora podatkowego NIP, będą musiały o niego wystąpić, bo jest on niezbędny do wystawiania faktur w nowym systemie.

Podatnik pytał również o to, czy będzie mógł nadal otrzymywać ze spółdzielni faktury w formie papierowej lub w formacie PDF. W odpowiedzi Dyrektor KIS przypomniał art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, według którego faktura ustrukturyzowana jest co do zasady nie tylko wystawiana, ale również odbierana w KSeF. Są jednak wyjątki – fakturę ustrukturyzowaną można udostępnić nabywcy w inny, uzgodniony z nim sposób, m.in. wtedy, gdy tym nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem NIP. Wnioskodawca w okresie przejściowym (luty i marzec 2026 r.) nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych ani posiadania numeru NIP, zatem faktury będą mu wtedy przekazywane w sposób z nim uzgodniony, czyli np. w postaci PDF lub w formie papierowej (zakładając, że spółdzielnia już od 1 lutego 2026 r. będzie wystawiała faktury ustrukturyzowane).

Co zmieni się 1 kwietnia? Jeśli spółdzielnia będzie wystawiała faktury ustrukturyzowane, a wnioskodawca będzie objęty obowiązkiem wystawiania ich przy użyciu KSeF, to – mając już numer NIP – będzie też odbierał faktury wystawiane przez spółdzielnię za pośrednictwem nowego systemu.

Źródło: indywidualna interpretacja Dyrektora KIS nr 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG z 4 lutego 2026 r.