Krajowy System e-Faktur ruszy już niebawem. Wejście w życie nowych rozwiązań budzi zrozumiałe obawy u właścicieli firm. Wielu przedsiębiorców nie ma wiedzy o tym, jak przygotować firmę do e-fakturowej rewolucji i spełnić nowe wymagania. Przedstawiciele biznesu mogą w tym trudnym czasie liczyć na wsparcie banku, które ułatwia im życie w obszarze płatności. Pionierem w tym zakresie jest ING Bank Śląski, oferujący integrację KSeF z bankowością internetową.
Już od 1 lutego w Polsce obowiązywać będzie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Na początku obejmie duże przedsiębiorstwa, które w 2024 r. osiągnęły przychód powyżej 200 mln zł. Będą one od tego dnia musiały wystawiać faktury ustrukturyzowane. Dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 r., obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałe przedsiębiorstwa. Wyjątkiem są mikrofirmy. Dla nich przewidziano okres przejściowy – do końca 2026 r. nie będą one musiały wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Warto zaznaczyć, że powyższe terminy dotyczą obowiązku wystawiania faktur. Jeśli natomiast chodzi o ich odbieranie – wszystkie firmy, niezależnie od wielkości, będą musiały dokonywać tego przez KSeF już od 1 lutego 2026 r.
ING Bank Śląski z unikalnym rozwiązaniem
Im bliżej startu KSeF, tym większe są obawy przedsiębiorców dotyczące jego wdrożenia i integracji z nim firmowych systemów. Wielu właścicieli firm nie ma odpowiedniej wiedzy z tego tematu i obawiają się błędów w tym obszarze. Przedsiębiorcy mają teraz intensywny czas przygotowań do KSeF w kontekście księgowości. Wejście KSeF to również szansa dla banków – i z tej szansy postanowił skorzystać ING Bank Śląski. Jako pierwszy wprowadził on rozwiązanie, które ułatwia przedsiębiorcom działalność w obszarze płatności – integrację bankowości internetowej z KSeF. ING Bank Śląski jest pod tym względem pionierem. Oferuje tego typu rozwiązanie jako jedyny na polskim rynku.
– KSeF to zmiana, w której nie ma jakiejś obligatoryjnej roli przewidzianej przez ustawodawcę dla banku. To nie jest tak, że banki muszą się z KSeF zintegrować. Ale patrząc na tę zmianę i zastanawiając się, co to może wnieść i co oznaczać dla naszych klientów firmowych, doszliśmy do wniosku, że mamy rolę tutaj do wypełnienia. Chcemy doprowadzić do tego, żeby korzyści ze standaryzacji faktur oddać w ręce firm. Będzie to polegało na tym, że oprócz tego, że ktoś korzysta z systemu finansowo-księgowego, będzie mógł zintegrować bankowość internetową ING również bezpośrednio z KSeF – mówi Bartosz Traczyk, dyrektor zarządzający, Daily & Transaction Banking Products, w ING Banku Śląskim.
Integracja z KSeF otwiera nowe możliwości
Według zapowiedzi twórców rozwiązania, integracja z KSeF w ING Banku Śląskim została przygotowana w taki sposób, że nie wymaga od przedsiębiorcy wiedzy informatycznej ani wykonania żadnych czynności wdrożeniowych po stronie dostawcy jego usług księgowych (lub oprogramowania księgowego). Aby ją uruchomić, wystarczy wkleić swój indywidualny token uwierzytelniający ze strony Ministerstwa Finansów w odpowiednim polu w swojej Bankowości Elektronicznej. Potencjalnie jedynym wyzwaniem może okazać się skuteczne uzyskanie ww. tokenu, gdyż jego wygenerowanie wymaga uwierzytelnienia się w portalu ministerstwa za pomocą profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego, a przedsiębiorcy nie mają pewności, jak ministerialny system zareaguje na masowe próby logowania.
Wachlarz korzyści dla przedsiębiorców
Przedsiębiorcy korzystający z powyższej integracji zyskują szereg korzyści. Pierwszą jest możliwość podglądu swoich kosztów z poziomu bankowości elektronicznej. Właściciel firmy nie musi ręcznie wprowadzać czy importować faktur do systemu. Bank automatycznie pobierze jego faktury kosztowe bezpośrednio z KSeF i wyświetli w systemie, da możliwość weryfikacji i np. wygenerowania obrazu faktury lub wydruku.
– Najważniejsza korzyść polega jednak na tym, że fakturę przedsiębiorca zapłaci w bardzo łatwy, ale też bezpieczny sposób. Nie będzie musiał weryfikować, czy się nie pomylił np. przy wprowadzaniu danych. Będzie wiedział, że ta faktura pochodzi z bezpiecznego źródła, czyli z KSeF. Co więcej, będzie miał większą kontrolę nad tym, za co płaci, bo na tym etapie będzie mógł sobie zawsze zwizualizować fakturę, która wiąże się z tą płatnością, dzięki czemu będzie mu łatwiej kontrolować na ostatnim etapie autoryzację tej płatności – mówi Bartosz Traczyk.
Standardowo płatności za faktury małe firmy wykonują dziś w taki sposób, że punktem styku pomiędzy systemem finansowo-księgowym a bankowością elektroniczną jest człowiek – najczęściej sam przedsiębiorca. Wszystkie czynności operacyjne są zatem do wykonania po stronie użytkownika, który musi wiedzieć, kiedy wykonać przelew, na jaką kwotę, znać numer rachunku i co wpisać w tytule płatności. Dzięki nowemu rozwiązaniu od ING wszystkie te dane będą zaciągać się do przelewu automatycznie, więc zarówno czas potrzebny na opłacenie kontrahentów, jak i możliwości popełnienia błędów zostaną zredukowane do niezbędnego minimum.
– To jest pewnego rodzaju rewolucja, bo dzisiaj przedsiębiorca przychodzi do banku jako klient, loguje się do bankowości i wykonuje czynność przepisywania tej instrukcji, wypełniania formatu przelewów na bazie danych z faktury. Dzięki KSeF jesteśmy w stanie odwrócić tę sytuację. To w bankowości internetowej klient będzie mógł sprawdzić, że dostał fakturę. To wszystko będzie podane i tę fakturę będzie można zapłacić w bardzo bezpieczny, wygodny sposób kilkoma kliknięciami – zwraca uwagę Bartosz Traczyk.
Wygodna opcja dostępna dla każdej firmy
Przy wsparciu narzędzi oferowanych przez bank obsługa e-faktur staje się dla przedsiębiorcy prosta, szybka i całkowicie zautomatyzowana. To system dba o spełnienie wymogów technicznych, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. W tej sytuacji przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu zamiast na czasochłonnych formalnościach.
Co ważne, integracja KSeF jest dostępna dla wszystkich klientów ING Banku Śląskiego bez dodatkowych opłat. Dla przedsiębiorców oznacza to zatem oszczędność nie tylko czasu, ale i pieniędzy. Do tego dochodzi eliminacja kosztów związanych z drukowaniem, wysyłką i archiwizacją papierowych faktur.
– Bardzo istotne jest to, że dzięki zmianom związanym z KSeF umożliwimy małym firmom działanie w sposób, który do tej pory był w zasadzie zarezerwowany dla dużych podmiotów. Jeżeli ktoś prowadzi dużą firmę i prowadzi księgowość na zaawansowanym systemie, już dzisiaj może zintegrować ją z bankowością i dzięki temu wymieniać informacje o płatnościach, które są importowane z systemu finansowo-księgowego do bankowości internetowej. Teraz taka sama wygodna opcja będzie dostępna w zasadzie dla każdego, nawet dla jednoosobowej działalności gospodarczej – podkreśla Bartosz Traczyk.
Wszystkie dokumenty w jednym miejscu
Dzięki integracji z KSeF faktury firmy są automatycznie importowane do systemu, co przyspiesza procesy rozliczeniowe. Dla przedsiębiorcy oznacza to oszczędność czasu. Bank wyręcza go w działaniach, w których zawsze jest możliwość popełnienia błędu. Właściciel firmy zyskuje więc spokój, a do tego będzie miał pełen obraz swoich transakcji.
Warto zwrócić uwagę, że dzięki integracji z KSeF wszystkie dokumenty będą znajdowały się w jednym miejscu. Posiadane przez przedsiębiorcę faktury sprzedaży i zakupu, dane kontrahentów oraz dokumenty księgowe dostępne będą w jednym, przejrzystym panelu. Właściciel firmy będzie miał stały dostęp do kompletnych danych, co pozwoli na łatwe monitorowanie przepływu dokumentów w firmie.
Księgowanie z bankiem
ING Bank Śląski od dawna udostępnia program do fakturowania w ramach zintegrowanej z bankowością usługi ING Księgowość. Podczas wystawiania faktury przedsiębiorca sam wybiera, czy ma ona trafić do KSeF. System pobiera i zapisuje zwrotny numer identyfikacyjny KSeF (UPO) bez konieczności ręcznego logowania do portalu MF.
Program ING Księgowość automatycznie pobiera faktury zakupowe z KSeF wprost do systemu – nie ma potrzeby logowania do portalu Ministerstwa Finansów czy ręcznego pobierania plików XML. To istotna przewaga w porównaniu z ministerialna aplikacją KSeF, która sama nie wysyła powiadomień i wymaga ręcznego pobierania dokumentów.
Przedsiębiorca może ustawić automatyczną wysyłkę i nie przejmować się formalnościami. Jeśli chce, może też w każdej chwili pobrać je samodzielnie.
Do wejścia w życie KSeF zostało już tylko kilka tygodni. Eksperci mówią, że to już ostatni dzwonek na podjęcie działań dotyczących integracji firmowych systemów z KSeF. W tym aspekcie warto rozważyć skorzystanie z oferty banku, która łączy KSeF z bankowością elektroniczną. Integracja oferowana przez ING Bank Śląski daje przedsiębiorcom wygodę i znacznie skraca technologiczne procesy, przyczyniając się do szybszej cyfryzacji firmy.
Materiał sponsorowany
Partnerem publikacji jest ING Bank Śląski