Przedsiębiorcy muszą przygotować się na istotne zmiany w księgowości: od nowego roku znikną poprawki w Excelu i papierowe faktury, a zmieni się sposób ich wystawiania, odbioru i przechowywania.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) każda faktura będzie musiała znaleźć się na platformie przygotowanej przez Krajową Administrację Skarbową. Reforma ma wejść w życie etapami i zapowiadana była od dłuższego czasu. Przypomnijmy, że wersja fakultatywna KSeF funkcjonuje już od 1 stycznia 2022 r., natomiast wprowadzenie obowiązkowego systemu — pierwotnie planowane na lipiec 2024 r. — zostało przesunięte na rok 2026. Dlatego też już teraz warto być przygotowanym i wiedzieć, jak poruszać się w nowym systemie oraz jak prawidłowo wystawiać i odbierać dokumenty księgowe.
Co to jest KSeF
Zacznijmy od tego, czym jest KSeF. To ogólnopolska platforma informatyczna, która będzie służyć do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Organem prowadzącym KSeF oraz administratorem danych w nim zawartych jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów wdrożenie KSeF ma służyć cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur, a także zwiększeniu bezpieczeństwa i transparentności w procesach związanych z wystawianiem faktur. Dla wielu przedsiębiorców to nowość i wiele małych firm jeszcze nie przystąpiło do cyfrowej rewolucji, jaką jest faktura ustrukturyzowana.
Pojęcie „faktura ustrukturyzowana” również warto zapamiętać. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie.
Ważne daty dla biznesu
Przedsiębiorcy powinni przygotować się na KSeF, ponieważ zgodnie z komunikatami Ministerstwa Finansów nie planuje się dalszego odraczania terminów wdrożenia systemu. Resort podkreśla, że odbieranie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich firm już od 1 lutego 2026 r. Wynika to z faktu, że w tym terminie zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (z wyłączeniem transakcji na rzecz konsumentów) zostaną najwięksi podatnicy. Oznacza to, że nawet jeśli mniejszy podmiot — np. jednoosobowa działalność gospodarcza — nie ma jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to od 1 lutego 2026 r. musi być gotowy na ich odbieranie od swoich większych kontrahentów za pośrednictwem nowego systemu.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie wprowadzony w dwóch turach: od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
Nowe przepisy przewidują wyjątek jedynie dla najmniejszych firm. Do końca 2026 r. przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury w dotychczasowej formie, jeżeli łączna wartość ich sprzedaży (z podatkiem VAT) udokumentowana tymi fakturami w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 tys. zł. Zgodnie z przepisami podatnik będzie musiał jednak wejść do KSeF po przekroczenie tego progu — faktura, która „przebija” limit 10 tys. zł (z VAT), musi już zostać wystawiona w systemie.
Ponadto do 31 grudnia 2026 r. z obowiązku korzystania z KSeF zwolnione są faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących. Oznacza to, że tzw. faktury uproszczone, czyli np. paragony z NIP do kwoty 450 zł, nadal mogą być wystawiane na starych zasadach.
Nie tylko wystawianie, ale i odbieranie
Dzięki KSeF organy państwa zyskują bezpośredni dostęp do treści faktur. Warto pamiętać, że po wprowadzeniu systemu faktura będzie wystawiana dopiero w momencie jej skutecznego przesłania do KSeF i nadania numeru KSeF. Nie wystarczy już zapisać pliku PDF i wysłać go kontrahentowi. Taki dokument poza KSeF może dostarczyć naszym kontrahentom tylko problemów.
Zniknie również coś takiego jak duplikat faktury. Skoro dokumenty będzie przechowywać państwowa baza, podatnik nie będzie już musiał prosić sprzedawcy o ponowne wystawienie utraconej faktury — wystarczy, że pobierze ją z systemu. Podkreślmy jeszcze raz: do KSeF będzie można nie tylko wysyłać faktury, ale również je z niego pobierać.
Tu kryje się jedna z większych pułapek. Wielu przedsiębiorców sądzi bowiem, że skoro nie wystawiają dużej liczby faktur, mogą poczekać z wdrożeniem systemu. Tymczasem odbieranie faktur z KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r., nawet jeśli przedsiębiorca nie będzie musiał jeszcze ich wystawiać w systemie.
Ponieważ najwięksi podatnicy zaczną fakturować w KSeF, to ich kontrahenci będą musieli stamtąd faktury odbierać. To oznacza, że każda firma w Polsce, nawet najmniejsza jednoosobowa działalność, salon kosmetyczny, firma budowlana, transportowa czy jednoosobowa firma IT, musi postarać się o dostęp do KSeF.
To koniec faktur e-mailem? Nie do końca. Jeśli odbiorcą faktury jest konsument albo zagraniczny podmiot bez dostępu do systemu, przedsiębiorca będzie musiał wysłać fakturę dodatkowo inną drogą — np. e-mailem. Takie faktury nadal muszą być wystawiane w KSeF, ale mogą być udostępnione klientowi w postaci tzw. wizualizacji faktury. Musi być ona opatrzona kodem QR, który potwierdza zarejestrowanie faktury w systemie.
Przygotowania zacznij już teraz
Przed wejściem w życie przepisów dotyczących obligatoryjnego KSeF warto podjąć działania przygotowawcze, aby dostosować się do nowych obowiązków. Przedsiębiorcy powinni w pierwszej kolejności zweryfikować, czy będą zobligowani stosować KSeF już od 1 lutego 2026 r. (przy sprzedaży przekraczającej 200 mln zł), czy od 1 kwietnia 2026 r. (przy sprzedaży miesięcznej powyżej 10 tys. zł brutto), czy też dopiero od 2027 r. (w przypadku drobnych działalności ze sprzedażą poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie). Podatnicy mogą jednak fakultatywnie podjąć decyzję, żeby zacząć wystawiać faktury przez KSeF wcześniej niż we wskazanych terminach. Przykładowo przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży brutto nie przekroczy w danym miesiącu 10 tys. zł, mogą zacząć wystawiać faktury ustrukturyzowane np. już od marca 2026 r. — mimo że zgodnie z przepisami będzie to dla nich obowiązkowe dopiero od 1 stycznia 2027 r.
W ramach przygotowań przedsiębiorcy powinni już teraz przeprowadzić analizę w swojej firmie i sprawdzić, jakie rodzaje faktur są obecnie wystawiane oraz czy zakres zawartych na nich danych jest zgodny z wymaganiami nowego systemu. Przepisy przewidują wystawianie różnego rodzaju faktur, np. zaliczkowych, korygujących, rozliczających — wystawienie ich w KSeF będzie wymagało podania odpowiednich informacji zgodnie z wymogami struktury logicznej e-faktury.
Na marginesie warto wskazać, że w KSeF nie będą wystawiane tzw. faktury pro forma. To w istocie dokumenty handlowe. Zgodnie ze wskazówkami Ministerstwa Finansów faktury pro forma nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, a więc nie należy ich przesyłać do KSeF.
Przekazywanie faktur często jest połączone z przekazywaniem załączników zawierających np. specyfikację zrealizowanych usług. Mając na uwadze, że faktury będą wystawiane przy użyciu platformy Ministerstwa Finansów, dodawanie załączników do faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało odpowiedniego przygotowania.
 | ING aktywnie wspiera przedsiębiorców w procesie cyfryzacji faktur i przygotowania do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Od lat ING udostępnia program do fakturowania w ramach zintegrowanej z bankowością usługi ING Księgowość, który już teraz umożliwia wystawianie i obsługę faktur zgodnie ze standardem KSeF. Równolegle bank rozwija rozwiązanie pozwalające na integrację z KSeF bezpośrednio z poziomu bankowości internetowej. Jest ono adresowane do wszystkich klientów biznesowych, niezależnie od tego, z jakiego systemu finansowo-księgowego korzystają. Dzięki temu użytkownicy będą mogli nie tylko pobierać faktury z KSeF, ale także automatycznie je weryfikować i opłacać. To połączy obieg dokumentów księgowych z procesem płatności, eliminując ręczne przepisywanie danych, ograniczając błędy i oszczędzając czas przedsiębiorcy. ING stawia na bezpieczeństwo, wygodę i realne wsparcie biznesu w cyfrowej transformacji, aby KSeF stał się narzędziem ułatwiającym prowadzenie firmy, a nie tylko kolejnym obowiązkiem.Bartosz Traczyk dyrektor zarządzający, Daily & Transaction Banking Products, ING Bank Śląski |
Podpis, token, pełnomocnictwa
Wystawienie faktury w KSeF wymaga wcześniejszego potwierdzenia tożsamości przedsiębiorcy. Można to zrobić m.in. za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej lub dedykowanego certyfikatu KSeF. Firmy współpracujące z biurem rachunkowym mogą natomiast udzielić mu stosownych uprawnień w swoim imieniu poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Czy to rewolucja? Tak. Czy będzie bolesna? Zależy od przygotowania. KSeF 2.0 nie jest tylko zmianą dokumentu księgowego. To reorganizacja przepływu informacji w firmach — od sekretariatu po działy prawne i księgowe. Przedsiębiorcy, którzy wcześniej przeanalizują procesy i wybiorą właściwe narzędzia, wejdą w nową rzeczywistość płynnie. Ci, którzy czekają na „ostatnią chwilę”, mogą obudzić się już nie w papierowym bałaganie, ale w cyfrowym chaosie. Dlatego warto działać już dziś i być przygotowanym na to, co nowe w zakresie fakturowania.
Partnerem publikacji jest ING Bank Śląski