Postanowienie lub uchwała w sprawie zatwierdzenia sprawozdania za 2023 r.

Do końca czerwca 2024 r. trzeba zatwierdzić sprawozdanie finansowe za 2023 r. Jest to odrębny obowiązek wynikający z ustawy o rachunkowości.

Obowiązek zatwierdzenia sprawozdania

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Wyjątki od obowiązku zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczą jednostek, w stosunku do których została ogłoszona upadłość lub otwarto postępowanie restrukturyzacyjne, w którym ustanowiono zarządcę, a dłużnikowi nie udzielono zezwolenia na wykonywanie zarządu, jednostek kontynuujących działalność gospodarczą jako przedsiębiorstwo w spadku oraz oddziału przedsiębiorcy zagranicznego (por. art. 53 ust. 1-2b ustawy o rachunkowości).

Z ustawy o rachunkowości wynika więc, że zasadniczo każde roczne sprawozdanie finansowe jednostki powinno zostać zatwierdzone, niezależnie od formy prawnej tej jednostki. Przykładowo w przedsiębiorstwie osoby fizycznej prowadzonym na własny rachunek czy w jednoosobowej spółce z o.o., w której właściciel jest jednocześnie organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe, trzeba zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe, mimo że zatwierdzenia dokonywać będzie ta sama osoba, która miała obowiązek podpisać sprawozdanie. Analogicznie rzecz wygląda np. w spółce cywilnej czy jawnej osób fizycznych, w których funkcję kierownika jednostki i organu zatwierdzającego pełnią wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub w spółce z o.o., w której w skład zarządu wchodzą wszyscy wspólnicy. Nawet jeśli skład organu zatwierdzającego pokrywa się ze składem kierownictwa jednostki, z ustawy o rachunkowości wynika, że obowiązek zatwierdzenia sprawozdania jest czynnością odrębną od jego podpisania i wymaga oddzielnego wykonania i udokumentowania.

Dokumentem sporządzanym na okoliczność zatwierdzenia sprawozdania jest postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania (np. w przedsiębiorstwie osoby fizycznej) bądź uchwała w tej sprawie (np. w spółkach).

Udokumentowanie zatwierdzenia sprawozdania

Dokument dotyczący zatwierdzenia sprawozdania finansowego co do zasady ma formę elektroniczną lub papierową. Warto przypomnieć, że odpis postanowienia lub uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego (np. w formie skanu) jednostki objęte KRS składają w tym rejestrze wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym (por. art. 69 ustawy o rachunkowości). Jednostki nieobjęte KRS, gdy mają obowiązek zbadania rocznego sprawozdania finansowego, składają go wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym do ogłoszenia w MSiG (por. art. 70 ustawy o rachunkowości), a gdy są podatnikami pdop niezwolnionymi podmiotowo z tego podatku – składają go wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym do KAS (por. art. 27 ust. 2 ustawy o pdop – Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.).

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, jakie dane ma zawierać postanowienie bądź uchwała w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Powinny one jednak zawierać co najmniej:

• określenie o zatwierdzeniu, a w spółkach handlowych także o rozpatrzeniu sprawozdania,
• wskazanie organu podejmującego postanowienie/uchwałę,
• identyfikację rocznego sprawozdania finansowego, którego dotyczy postanowienie/uchwała, poprzez wskazanie elementów tego sprawozdania i odpowiednich podsumowujących danych liczbowych z nich wynikających,
• wskazanie daty podjęcia postanowienia/uchwały – data ta warunkuje możliwość dokonania przeksięgowania wyniku finansowego za rok, którego dotyczy, na konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego” oraz dokonania podziału zysku lub pokrycia straty (por. art. 53 ust. 3 i ust. 4 ustawy o rachunkowości), jak też wyznacza termin na przekazanie sprawozdania różnym instytucjom (por. art. 69 i art. 70 ustawy o rachunkowości oraz art. 27 ust. 2 ustawy o pdop) i na ostateczne zamknięcie ksiąg (por. art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości),
• odpowiednie podpisy.

autor: Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 47 (2130) z dnia 2024-06-10

Postępowanie w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl