Podmioty nie prowadzące ksiąg rachunkowych są zobowiązane do prowadzenia wielu różnych ewidencji dla celów podatkowych.

Stan prawny na 12.01.2005r.

Ewidencje w kantorze

Podczas prowadzenia ewidencji w kantorze liczą się dwie zasady. Przedsiębiorca zobowiązany jest zapewnić:

• prowadzeniena bieżąco, w sposób trwały i ciągły oraz zgodny z przepisami, ewidencji wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej;
• wydawanie, w sposób zgodny z przepisami, dowodów kupna i sprzedaży, imiennych lub na okaziciela, przy każdej umowie kupna lub sprzedaży wartości dewizowych, będących przedmiotem obrotu.

Ewidencja, o której mowa wyżej, obejmuje wszelkie transakcje i operacje powodujące zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej, w tym:

• transakcje rozliczane w kantorze;
• transakcje rozliczane za pośrednictwem rachunków bankowych;
• transakcje rozliczane w części w kantorze i w części za pośrednictwem rachunków bankowych;
• operacje przemieszczania wartości dewizowych lub waluty polskiej między kasą a rachunkami bankowymi.

W ewidencji tej ujmuje się:

• kolejny numer transakcji lub operacji;
• datę zawarcia i datę realizacji transakcji lub datę przeprowadzenia operacji;
• określenie rodzaju transakcji lub operacji: kupno, sprzedaż, zasilenie kasy z rachunku bankowego, odprowadzenie z kasy na rachunek bankowy;
• sposób rozliczenia transakcji: wpłata do kasy, wypłata z kasy, wpłata na rachunek bankowy, wypłata z rachunku bankowego, rozliczenie za pośrednictwem rachunków bankowych;
• nazwę i ilość wartości dewizowych lub waluty polskiej będących przedmiotem transakcji lub operacji;
• kurs waluty i równowartość transakcji w walucie polskiej;
• cenę jednostkową oraz wartość w walucie polskiej w przypadku transakcji kupna i sprzedaży złota dewizowego lub platyny dewizowej.

Jeżeli jedna transakcja jest rozliczana w więcej niż jeden sposób, każde rozliczenie należy potraktować i ująć w ewidencji jako oddzielną transakcję.

Wpis do ewidencji powinien być dokonany niezwłocznie po zawarciu transakcji lub przeprowadzeniu operacji, a jeżeli transakcja jest realizowana w innym terminie niż termin jej zawarcia, wpis uzupełnia się o datę realizacji transakcji niezwłocznie po jej zrealizowaniu.

Przedsiębiorca, prowadząc ewidencję w sposób określony wyżej, obowiązany jest zapewnić w każdym momencie możliwość ustalenia aktualnego stanu kasy w poszczególnych wartościach dewizowych i w walucie polskiej.

Treść dowodu kupna i sprzedaży w kantorze:

  * tych danych nie trzeba zamieszczać, jeżeli dowód ma być wystawiony na okaziciela

Dowodu kupna i sprzedaży nie wystawia się, jeżeli w związku z transakcjami kupna i sprzedaży wartości dewizowych są sporządzane:

• pisemne umowy potwierdzające ich zawarcie lub
• inne dokumenty stanowiące zgodnie z przepisami o rachunkowości lub przepisami podatkowymi dowody ich zawarcia.

Stan prawny na 01.01.2005r.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w następujących sytuacjach:

• gdy pracownik używa prywatnego samochodu (a nie samochodu pracodawcy) na potrzeby działalności pracodawcy, zarówno w podróży służbowej, jak i w tzw. jazdach lokalnych;
• gdy podatnik albo zatrudniony przez niego zleceniobiorca używa samochód osobowy nie wprowadzony do ewidencji środków trwałych podatnika-osoby fizycznej, albo nie stanowiący składnika majątku podatnika opłacającego podatek dochodowy od osób prawnych.

Obowiązki w tym zakresie ustanowione zostały przez art.21 ust.1 pkt 23b oraz art.23 ust.1 pkt 36 i 46, ust.3a, 3b, 4, 5 i 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.jedn.:Dz.U. z 2000r., Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), oraz art.16 ust.1 pkt 30 i 51, ust.3a, 3b, 4 i 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. jedn.:Dz.U. z 2000r., Nr 54, poz. 654, z późn. zm.).

W przypadku dokonywania pracownikowi wypłaty za wykonane jego samochodem przejazdy lokalne obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu występuje wyłącznie wtedy, gdy nie ustalono z tego tytułu ryczałtu, a należność wypłacana jest za każdy przejechany faktycznie kilometr. Pracodawca może bowiem wypłacać pracownikowi albo kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, albo ryczałt miesięczny, na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002r., Nr 27, poz. 271, z późn. zm.). Warunki dokonywania wypłat z tytułu używania samochodu zleceniobiorcom określa wyłącznie umowa oraz przepisy Kodeksu cywilnego.

W przypadku podróży służbowych i przejazdów lokalnych pracowników obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy wszelkich pojazdów samochodowych: osobowych, ciężarowych, innych (ale nie motocykli czy motorowerów). W pozostałych przypadkach obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy wyłącznie samochodów osobowych, tzn. samochodów, które nie posiadają homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz których dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, z wyjątkiem samochodów używanych na podstawie umowy leasingu w rozumieniu art.23a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art.17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby faktycznie używającej pojazdu;
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
• numer kolejny wpisu;
• datę, cel wyjazdu oraz opis trasy (skąd-dokąd);
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
• stawkę za jeden kilometr przebiegu;
• stawkę za 1 kilometr przebiegu;
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, określonej w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Infrastruktury;
• dane i podpis pracodawcy (podatnika).

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzić należy odrębnie dla każdego pojazdu. Powinna ją prowadzić osoba faktycznie używająca pojazdu (pracownik, przedsiębiorca-podatnik, zleceniobiorca), w każdym jednak przypadku ewidencja powinna być potwierdzana przez podatnika. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. powinna być uzupełniania po dokonaniu każdego przejazdu.

Stawienie się w miejscu pracy należy do obowiązków pracownika. W związku z tym koszty dojazdu pracownika z domu do pracy nie powinny znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż nie jest to korzystanie z pojazdu na potrzeby działalności gospodarczej pracodawcy. Jednak brak jest przeszkód w zaliczeniu przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów wypłat z tego tytułu, dla pracownika będzie to jednak dodatkowe wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje:

• niemożnością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z używaniem przez pracowników ich prywatnego samochodu w podróży służbowej i w jazdach lokalnych (z wyjątkiem, gdy następuje wypłata ryczałtu za jazdy lokalne);
• utratą posiadanego przez pracowników określonych zawodów prawa do zwolnienia z opodatkowania świadczeń stanowiących zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (z wyjątkiem, gdy następuje wypłata ryczałtu za jazdy lokalne); w takim przypadku nie wystąpi jednak obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne;
• utratą zwolnienia z opodatkowania świadczeń stanowiących zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w podróży służbowej - ze względu na niemożność przeprowadzenia dowodu co do wysokości kwoty objętej zwolnieniem;
• niemożnością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z używaniem przez podatnika lub zleceniodawcę samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych podatnika-osoby fizycznej, albo nie stanowiącego składnika majątku podatnika opłacającego podatek dochodowy od osób prawnych.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia podatnika z obowiązku zgodnego z prawem dokumentowania wydatków związanych z używaniem pojazdu, w szczególności:

• zakupu paliwa (faktura w każdym przypadku powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu),
• ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych;
• ubezpieczenia OC, AC, zielonej karty;
• wydatków na parking;
• opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska związanych z pojazdem;
• przeglądów technicznych;
• kosztów drobnych napraw i części zamiennych.

Ponadto podatnicy zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązani są do prowadzenia wraz z ewidencją przebiegu pojazdu również miesięczne zestawienia poniesionych wydatków wynikających wyłącznie z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu (dotyczy to nie tylko faktur dokumentujących zakup paliwa).

Stan prawny na 09.03.2005r.

Książka kontroli

Zasadniczym obowiązkiem przedsiębiorcy, związanym z ewentualnym postępowaniem kontrolnym, jest posiadanie i prowadzenie w swojej siedzibie książki kontroli.

Nie jest możliwe przechowywanie takiej książki w biurze rachunkowym. Obowiązek ten został wprowadzony z dniem 21 sierpnia 2004r.

Przedsiębiorca jest obowiązany dokonywać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.
Przedsiębiorca ujmuje w książce kontroli również postanowienia dotyczące wstrzymania wykonania zaskarżonej decyzji (samo wniesienie odwołania nie wstrzymuje z zasady wykonania decyzji). Ponadto przedsiębiorca jest obowiązany przechowywać wszelkie upoważnienia i protokoły kontroli otrzymane od 21 sierpnia 2004r., a także udostępniać je na żądanie organu kontroli. Jako że okres przechowywania dokumentacji związanej z kontrolą nie został określony, pomimo upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych należy przechowywać dokumentację kontrolną.
Pozwoli to organom kontroli bardzo precyzyjnie śledzić poczynania podatnika.