Dokumentację firmy należy przechowywać. Najogólniej rzecz biorąc do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Ze względu na różne podatki występujące u każdego przedsiębiorcy w różnym okresie następuje przedawnienie. Zespół PIT.pl proponuje dla uproszczenia przechowywanie dokumentacji podatkowej do czasu przedawnienia zobowiązań w podatku dochodowym, który jest zdecydowanie najdłuższy biorąc pod uwagę takie czynniki jak: rozliczanie kosztów w czasie oraz sposób rocznego rozliczania podatku.

Niektóre dokumenty związane są z odrębnymi zasadami ich przechowywania. Ponadto w niektórych przypadkach dokumentacja nie musi być przechowywana w postaci oryginalnej.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe powinni zachować terminy i zasady przechowywania zarówno wynikające z potrzeb rachunkowości, jak i z przepisów podatkowych. Pozostali podatnicy przechowują wyłącznie dokumentację podatkową, zatem stosują tylko zasady przechowywania określone w prawie podatkowym.

Księga przychodów i rozchodów

W przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokumentację należy przechowywać do końca okresu przedawnienia. Jest to pięć lat od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne.

Na przykład:
Zeznanie roczne PIT za rok 2004 składa się do 2 maja 2005r., zatem przedawnienie nastąpi z upływem 31 grudnia 2010r.

Jednak w niektórych przypadkach obowiązek przechowywania części dokumentacji wydłuża się. Dotyczy to w szczególności ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i dowodów na potwierdzenie wartości początkowej. Na przykład w przypadku lokali mieszkalnych amortyzacja trwać może 72 lata (stawka 1,5%), albo dłużej (stawka obniżona przez podatnika), w związku z czym odpowiednie dokumenty powinny być przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań roku, w którym po raz ostatni naliczono odpis amortyzacyjny od danego składnika majątku.

Księgę przychodów i rozchodów oraz dokumenty przechowywać należy w postaci oryginalnej, tzn. papierowej. W razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych (program komputerowy) przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji (twardy dysk, cd-rom itp), do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania

Oprócz ww. dokumentacji podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów przechowują:

• dowody przesunięć (przerzutów towarów pomiędzy zakładami podatnika; dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi - w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały;
• opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego) sporządzany w przypadku gdy został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury należy przechowywać jako dowód zakupu i połączyć z nadesłaną następnie fakturą;
• jeżeli spis z natury wpisano do kpir w jednej pozycji (sumie), to odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników przechowuje się łącznie z księgą.

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

Płatnicy i inkasenci, pracodawcy

Płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (odprowadzenia podatku). Jeżeli jednak podatnik:

• nie złożył deklaracji w terminie przewidzianym w przepisach prawa podatkowego,
• w złożonej deklaracji nie ujawnił wszystkich danych niezbędnych do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego,

zobowiązanie podatkowe przedawnia sie po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.

Po upływie okresu przechowywania płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku; dokumenty podlegają zniszczeniu tylko wtedy, jeżeli przekazanie ich podatnikowi jest niemożliwe.

Dotyczy to w szczególności pracodawców potrącających podatek dochodowy od wynagrodzeń.

Warto również dodać w tym miejscu, że

• oryginały dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik zobowiązany jest przechowywać przez okres 5 lat w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego;
• kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego;
• pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów, ponadto przechowuje orzeczenia lekarskie wydane na podstawie badań lekarskich (okresowe, wstępne i przeprowadzone po ustaniu stosunku pracy), a także inną dokumentację dotyczącą stosunku pracy przez okres 50 lat liczony:
• od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - dla dokumentacji osobowej;
• od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

a w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

VATowcy

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jest to okres nieco krótszy od okresu maksymalnego przedawnienia zobowiązań w podatku dochodowym, więc zespół PIT.pl proponuje przetrzymywanie tych dokumentów do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Fakturyw formieelektronicznej podlegają odrębnych rygorom przechowywania, określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Faktury wewnętrzne należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku VAT.

Księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera:

• księgi należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
• za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że w szczególności podczas rejestrowania dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dokumentację polityki rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem stosowania odpowiednich rozwiązań technicznych. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie spełnia określonych ustawą o rachunkowości wymagań, wówczas zapisy te powinny być wydrukowane.

Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony wyżej jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust. 1.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

• zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
• zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Ryczałtowcy

Ryczałtowcy przechowują dokumentację przez taki sam okres, jak podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów.

Ryczałtowcy - pomimo, że nie rozliczają kosztów uzyskania przychodów - są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów. Jeżeli podatnik sporządzi spis z natury w jednej pozycji (sumie), to sporządzone na podstawie spisu odrębne szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników powinno być przechowywane łącznie z ewidencją.

Ewidencję oraz dowody księgowe i dowody zakupu należy przechowywać w postaci oryginalnej (papierowej):

• w miejscu wykonywania działalności lub,
• jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, w miejscu wskazanym przez podatnika lub podatników - jako ich siedziba, albo
• w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji.

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie ewidencji zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując w zawiadomieniu nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania ewidencji i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

Karta podatkowa

Podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną w formie karty podatkowej są zwolnieni od obowiązku prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych, deklaracji o wysokości uzyskanego dochodu oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Podatnicy ci są jednak obowiązani wydawać na żądanie klienta rachunki i faktury, o których mowa w odrębnych przepisach, stwierdzające sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi, oraz przechowywać w kolejności numerów kopie tych rachunków i faktur w okresie pięciu lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek lub fakturę.

Podatnik jest obowiązany przechowywać ewidencję zatrudnienia w miejscu wykonywania działalności albo w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, jeżeli działalność jest wykonywana bez posiadania zorganizowanego zakładu.