Podatnicy VAT są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą:

• kwoty określone wpływające na ustalenie proporcji sprzedaży, w szczególności transakcji związanych ze sprzedażą opodatkowaną i nieopodatkowaną lub zwolnioną z podatku VAT,
• dane niezbędne do określenia przedmiotu opodatkowania,
• dane niezbędne do określenia podstawy opodatkowania,
• wysokość podatku należnego,
• kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego,
• kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
• inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ewidencja nie musi zawierać nabyć, których nabycie nie daje prawa odliczenia podatku VAT. Ewidencja VAT nie wymaga, by ewidencjonować odrębnie dla każdej czynności te transakcje, z tytułu których powstaje prawo odliczenia podatku. Wystarczająca jest łączna wartość kwot podatku naliczonego, obniżającego kwotę podatku należnego.

W przypadku naliczenia VAT niezbędne jest określenie przedmiotu i podstawy opodatkowania i wartość podatku należnego co oznacza, że dotyczy to każdorazowej czynności opodatkowanej. Odrębnie wykazywać należy nabycia środków trwałych oraz towarów i usług.

Podatnik, który prowadzi działalność opodatkowaną oraz zwolnioną z podatku lub niepodlegającą opodatkowaniu, powinien grupować czynności w podziale na związane z działalnością opodatkowaną oraz osobno - zwolnioną z podatku i nieopodatkowaną. Jeżeli niektóre z nabyć dotyczą zarówno jednych i drugich i nie można określić w jakim zakresie są one wykorzystywane do poszczególnych działań, grupowanie musi odbywać się tak, by określić proporcję na podstawie osiąganego obrotu podatnika.

W ewidencji należy zamieszczać podział według stosowanych stawek podatkowych – jest to niezbędne dla celów sporządzenia deklaracji VAT. Podobnie należy wykazywać odrębnie transakcje w których następuje import usług, towarów oraz gdzie miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium kraju.

Uproszczenia w prowadzeniu wspólnie ewidencji VAT i PIT

U prowadzących księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję przychodów dla celów ryczałtu ewidencjonowanego możliwe jest stosowanie uproszczeń i pomijanie ewidencji VAT – czyli grupowanie całości działań jednorazowo.

Po pierwsze, zapisy w KPiR dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji VAT. Zestawienie powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

Po drugie, w przypadku podatników rozliczających się ryczałtem ewidencjonowanym, mogą oni zrezygnować z prowadzenia ewidencji przychodów dla celów ryczałtu, pod warunkiem, że:

• dane wykazane w tej ewidencji VAT pozwolą na wyodrębnienie z obrotów, kwot przychodów dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;
• po zakończeniu każdego miesiąca, w terminie do 20 dnia następnego miesiąca, sporządzi się zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w tej ewidencji, według poszczególnych stawek ryczałtu, z uwzględnieniem różnic między obrotem, w rozumieniu przypisów ustawy o podatku od towarów i usług, a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym.

Szczególne ewidencje VAT – marża, złoto, usługi elektroniczne, transakcje trójstronne

W przypadku sprzedaży opodatkowanej:

• marżą - ewidencja musi zawierać dodatkowo kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży, o której mowa w tych przepisach,
• złota inwestycyjnego - ewidencja powinna zawierać także dane dotyczące nabywcy, które umożliwiają jego identyfikację,
• prowadzonej przez podmioty zagraniczne świadczące na terytorium Unii Europejskiej usługi elektroniczne osobom niepodlegającym opodatkowaniu – ewidencja prowadzona powinna być w postaci elektronicznej i zawierać dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim konsumpcji, całkowitej kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim identyfikacji oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT,
• w przypadku transakcji trójstronnych – dane dotyczące tej transakcji:
  • gdy jest drugim podatnikiem w kolejności - ustalone wynagrodzenie za dostawy w ramach procedury uproszczonej oraz nazwę i adres ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej (osoby prawnej niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej, obowiązanej do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji);
  • gdy jest trzecim podatnikiem - obrót z tytułu dokonanej na jego rzecz dostawy oraz kwotę podatku przypadającą na tę dostawę, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów oraz nazwę i adres drugiego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej.