Masz zaległy urlop, a szef właśnie poinformował cię, że masz wykorzystać go we wskazanym przez niego terminie? Pod koniec września takie sytuacje zdarzają się w wielu firmach. Pracodawcy muszą bowiem pamiętać, że zaległego urlopu należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku. Problem zaczyna się wtedy, gdy pracownik nie chce iść na urlop albo nie zgadza się na zaproponowane dni. Czy pracodawca może w takiej sytuacji sam zdecydować: „od poniedziałku idziesz na urlop”?
Odpowiedź nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Orzecznictwo Sądu Najwyższego daje pracodawcom mocne argumenty do wysyłania pracowników na zaległy urlop bez ich zgody. Państwowa Inspekcja Pracy podchodzi jednak ostrożniej do jednostronnego wyznaczania konkretnych dni wolnych.
Zaległy urlop trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września
Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeżeli tak się nie stanie, od 1 stycznia kolejnego roku staje się on urlopem zaległym.
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić takiego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Nie oznacza to jednak, że cały urlop musi zakończyć się do 30 września. Termin jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie zaległy urlop najpóźniej tego dnia. Część wolnego może więc przypadać już na październik.
Inaczej traktowane są niewykorzystane dni urlopu na żądanie. Art. 168 Kodeksu pracy wyłącza je z obowiązku udzielenia do końca września. Niewykorzystane dni nie przepadają, lecz przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy.
Pracownik nie chce iść na zaległy urlop. Co może zrobić szef?
Problem pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy pracownik ma sporo zaległego urlopu, a mimo przypomnień nie wskazuje, kiedy zamierza go wykorzystać.
Pracodawca nie może po prostu zignorować sytuacji. To na nim ciąży obowiązek udzielenia zaległego urlopu w ustawowym terminie.
I właśnie dlatego w orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjęto, że zgoda pracownika nie zawsze jest konieczna.
W wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wtedy, gdy ten nie wyraża na to zgody. Podobne stanowisko pojawiało się także w innych orzeczeniach SN. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje m.in. wyroki z 2 września 2003 r. (I PK 403/02) oraz z 7 maja 2008 r. (II PK 313/07).
W praktyce oznacza to, że pracownik nie może bez końca blokować wykorzystania zaległego urlopu tylko dlatego, że wskazany okres mu nie odpowiada.
Czy pracodawca może sam wpisać ci urlop od 23 do 29 września?
Tu sprawa robi się bardziej skomplikowana.
Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że czym innym jest polecenie:
„proszę wykorzystać zaległy urlop do 30 września”
a czym innym jednostronne zakomunikowanie:
„od 23 do 29 września jest pan na urlopie”.
Według stanowiska Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy pracodawca może zobowiązać pracownika do wskazania terminu zaległego urlopu, a brak współpracy może egzekwować środkami porządkowymi. PIP stoi jednak na stanowisku, że poza szczególnymi sytuacjami przepisy nie dają pracodawcy wprost prawa do jednostronnego ustalenia konkretnych dat urlopu.
Jednocześnie Inspekcja sama przyznaje, że orzecznictwo Sądu Najwyższego idzie dalej i dopuszcza udzielenie zaległego urlopu bez zgody pracownika.
Dlatego w praktyce odpowiedź brzmi: pracodawca ma mocne podstawy do tego, aby wymusić wykorzystanie zaległego urlopu, ale kwestia jednostronnego wskazania dokładnych dni nadal budzi spory.
Sąd Najwyższy daje pracodawcom mocniejszy argument
Orzecznictwo sądowe wychodzi przede wszystkim z założenia, że prawo do urlopu ma charakter bezwzględnie obowiązujący.
Pracodawca ma obowiązek urlopu udzielić, a pracownik ma prawo – ale również powinność – z niego skorzystać, gdy został on prawidłowo udzielony.
Nie można więc sprowadzić urlopu wypoczynkowego do „banku wolnych dni”, które pracownik może dowolnie gromadzić przez kolejne lata.
Sąd Najwyższy przyjmował, że skoro art. 168 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę konkretny obowiązek, to jego wykonanie nie może zależeć wyłącznie od tego, czy pracownik zgodzi się na wykorzystanie zaległego urlopu.
Przy bieżącym urlopie zasady są inne
Warto jednak wyraźnie odróżnić urlop zaległy od bieżącego.
Co do zasady urlopy udzielane są zgodnie z planem urlopów. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia takiego planu, termin urlopu ustala po porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę zarówno jego wniosek, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Nie można więc z przepisów dotyczących zaległego urlopu wyciągać wniosku, że pracodawca przez cały rok może dowolnie decydować, kiedy pracownik wykorzysta przysługujące mu wolne.
Wyjątkiem jest również okres wypowiedzenia. Wtedy pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bez uzgadniania tego z nim, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać.
Co jeśli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu?
Pracownik, który otrzymuje od pracodawcy wezwanie do zaplanowania zaległego urlopu, nie powinien go ignorować.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że pracodawca może zobowiązać zatrudnionych do określenia terminów wykorzystania zaległych urlopów. Brak współpracy może być natomiast sankcjonowany środkami porządkowymi przewidzianymi w Kodeksie pracy.
Nie oznacza to jednak, że pracownik może sam zdecydować: „skoro mam zaległy urlop, od jutra nie przychodzę do pracy”.
Nawet jeżeli minął już 30 września, pracownik nie może samowolnie rozpocząć urlopu bez zgody pracodawcy. Sam fakt, że urlop jest zaległy, nie usprawiedliwia nieobecności w pracy.
Za niewykorzystany urlop odpowiada również pracodawca
Pracodawcy zależy na uporządkowaniu zaległych urlopów nie tylko ze względów organizacyjnych.
Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Kara grzywny może wynieść od 1000 do 30 000 zł.
Przekroczenie terminu 30 września nie oznacza jednak, że pracownik traci niewykorzystane dni.
Urlop nadal mu przysługuje. Roszczenie o jego udzielenie przedawnia się co do zasady po upływie trzech lat.
Zaległy urlop do 30 września – co najlepiej zrobić?
W praktyce najbezpieczniej nie czekać do ostatnich dni września.
Pracodawca powinien odpowiednio wcześniej poinformować pracownika o liczbie zaległych dni i poprosić o wskazanie terminu ich wykorzystania. Jeżeli pracownik nie reaguje albo konsekwentnie odmawia wykorzystania urlopu, pracodawca może powołać się na obowiązek wynikający z art. 168 Kodeksu pracy oraz korzystną dla pracodawców linię orzeczniczą Sądu Najwyższego.
Z kolei pracownik powinien pamiętać, że zaległy urlop nie jest pulą dni, które można odkładać bez końca. Jeżeli ma kilka czy kilkanaście dni z poprzedniego roku, najlepiej ustalić termin z pracodawcą odpowiednio wcześnie.
Wniosek? Zaległego urlopu nie warto zostawiać na ostatni tydzień września. Przepisy zobowiązują pracodawcę do jego udzielenia, ale spór o to, kto ostatecznie może wyznaczyć dokładne dni wolnego, nie jest całkowicie zamknięty. Dlatego zarówno dla firmy, jak i dla pracownika najbezpieczniejsze pozostaje wcześniejsze ustalenie terminu urlopu, zanim kalendarz zacznie wymuszać rozwiązanie problemu.