Częstym działaniem jest pobieranie wynagrodzenia za świadczenie z góry, w formie zaliczkowej. W takim przypadku w podatku dochodowym u przedsiębiorcy standardowo:

• jeżeli czynność realizowana jest jednorazowo i wykonywana jest w tym samym okresie rozliczeniowym co należna zaliczka – obowiązek wykazania zaliczki powstaje w dacie jej otrzymania,
• jeżeli usługa wykonywana jest w okresach – zaliczki rozlicza się odrębnie, w dacie zakończenia usługi,
• jeżeli podatnik uzyskał zaliczkę obejmującą tylko część świadczenia – kwoty będą księgowane dwukrotnie – pierwszy raz – kwota zaliczki – drugi raz – kwota pozostałej płatności.

Przykład
Podatnik uzyskał zaliczkę 20 stycznia na poczet usługi wykonanej 25 stycznia. Podatnik w ewidencji wykazuje zaliczkę 20 stycznia.

W dacie uzyskania zaliczki nie należy jednak wykazywać płatności uzyskanych na poczet świadczeń realizowanych w kolejnych okresach rozliczeniowych (pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych). W takim przypadku dopiero data realizacji jest terminem, w którym wykazać należy płatność. W takim przypadku również data wystawienia faktury zaliczkowej nie spowoduje konieczności wykazania przychodu – ten zostanie wykazany dopiero w okresie, w którym dojdzie do realizacji świadczenia.

Przykład
Podatnik 20 stycznia uzyskał płatność na poczet dostawy towarów dokonywanej w maju. Podatnik wystawia fakturę zaliczkową 25 stycznia. Płatność księguje jako przychód w maju w dacie wydania towarów.

W przypadku usług wykonywanych w okresach rozliczeniowych, np. obejmujących kilka miesięcy, przychód z tytułu zaliczki należy rozliczyć w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, nie rzadziej niż raz w roku. Oznacza to, że w takim przypadku nie stosuje się wcześniejszego terminu księgowania zaliczek.

Przykład
Podatnik rozlicza przychód z tytułu usługi dostępu do internetu – strony przyjęły kwartalny okres rozliczeniowy, przy czym liczony jest on od 15 dnia miesiąca do 14 dnia miesiąca rozliczającego kolejny kwartał. Klient wpłacił pieniądze za okres 15 kwiecień – 14 czerwiec dnia 10 kwietnia. Podatnik wystawił fakturę zaliczkową 11 kwietnia. Przychód należy wprowadzić do ksiąg w kwietniu, w dacie zakończenia okresu rozliczeniowego.

Gdyby okres rozliczeniowy objął przełom roku, należy rozliczyć przychód proporcjonalnie do okresu trwania okresu rozliczeniowego w danym roku.

W przypadku zaliczek obejmujących czynności w kolejnym roku podatkowym – zaliczka taka zostanie wykazana i opodatkowana dopiero w roku kolejnym, w którym wykonana będzie usługa lub wydany będzie towar.

U podatników refakturujących wykonane na ich rzecz usługi lub sprzedane towary, zaliczki z tytułu takich świadczeń refakturowanych należy rozliczać standardowo, jak inne przychody podatkowe. Zatem także wartość zaliczek rozlicza się tak samo, jakby podatnik sam świadczył określoną usługę.

Zwrot zaliczki

Zwrot zaliczki spowoduje korektę po stronie przychodów. Zwrotu zaliczki nie należy natomiast zaliczać do kosztów podatkowych.