Wyjeżdża pracownik - Diety - Delegacje pracowników

14.07.2010 10:00 (aktualizacja: )

Wykonywanie zadań służbowych bardzo rzadko ogranicza się do pracy w siedzibie przedsiębiorstwa. Wręcz przeciwnie, przedsiębiorcy albo sami decydują się na wyjazdy, albo wysyłają swoich pracowników, by ci wykonywali zadania w terenie. Wówczas pojawia się kwestia rozliczenia takich wyjazdów.

Wyjazdy pracowników podzielić można na:

  • odbywające się w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub w ramach stałego miejsca pracy, czyli jazdy lokalne oraz
  • na wyjazdy poza tę miejscowość lub standardowe miejsce pracy – delegacje krajowe oraz zagraniczne.

Prawo do zwrotu kosztów wyjazdu służbowego pracownika reguluje art. 77(5) kodeksu pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się

  • siedziba pracodawcy, lub
  • poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Oznacza to przede wszystkim, że jazda lokalna nie uprawnia do otrzymania świadczeń takich jak w delegacji.

Za stałe miejsce pracy przyjmuje się jednostkę przestrzeni, w której pracownik stale rozpoczyna i kończy pracę, przy czym stałe miejsce świadczenia pracy nie musi być związane z siedzibą pracodawcy (tak wskazał SN w uchwale I PKN 424/00). O miejscu pracy decyduje przede wszystkim umowa o pracę, w której elementem obowiązkowym jest wskazanie miejsca pracy.

Strony mogą w zasadzie dowolnie ustalić miejsce pracy (wolność kontraktowania), przy czym pracodawca będzie dążył do tego, by miejsce pracy było jak najszersze (bo wówczas nie musi wysyłać pracownika w delegację). Poprawne i akceptowane przez sądy jest szerokie zdefiniowanie obszaru wykonywania pracy. W uchwale z 19 listopada 2008 r. II PZP 11/08 skład siedmiu sędziów Sądu Najwyższego uznał, że miejscem pracy dla kierowcy transportu międzynarodowego może być obszar Unii Europejskiej.

Z drugiej strony możliwe jest ujęcie miejsca pracy wąsko, np. jako placówka, siedziba przedsiębiorcy. Taki zapis nie musi odzwierciedlać w pełni rodzaju wykonywanej pracy, powinien jednak wskazywać na główne miejsce zatrudnienia (a zatem w umowie o pracę przedstawiciela handlowego, przebywającego większość czasu w terenie, miejscem pracy może być siedziba przedsiębiorcy, a pracownik może być każdorazowo wysyłany służbowo w delegację).

Ujęcie obszaru pracy będzie istotne ze względu na kwalifikowanie wyjazdu służbowego jako jazdy lokalnej lub jako delegacji.

W przypadku wykonywania jazdy lokalnej, a zatem wyjazdu w ramach miejsca wykonywanej pracy, pracownik może liczyć albo na samochód służbowy udostępniony przez przedsiębiorcę, albo też, za zgodą pracodawcy, wykorzystać swój samochód prywatny. W drugim przypadku pracownikowi przysługiwać powinien zwrot za wykorzystywanie samochodu prywatnego na podstawie tzw. kilometrówki (zwrot wynosi tyle, ile pracownik faktycznie przejechał), bądź ryczałtowo (w umowie strony zakładają, że w danym okresie pracownik otrzyma ustaloną, stałą kwotę, niezależnie od tego, ile faktycznie wydaje na jazdy lokalne).

W przypadku wyjazdu incydentalnego, poza miejsce wykonywanej pracy, pracownik może rozliczyć delegację.

Wyjeżdża inny zatrudniony

Prawo nie zabrania wysyłać w delegację ani rozliczać jazd lokalnych osób zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę. Prawo akceptuje taką możliwość, ale pod warunkiem umownego uregulowania kwestii delegacji, diet, zwrotów wydatków itp.

Tylko zatrudniony na umowę o pracę ma zagwarantowane świadczenia związane z wyjazdem służbowym. Pozostali zatrudnieni muszą w umowie lub w aneksie do umowy zawieranej z pracodawcą taką możliwość uwzględnić.

Uwaga! Miejsce pracy kierowcy

Odrębnie rozlicza się delegacje i miejsce pracy kierowcy.

Przez dłuższy czas pozostawało sporne, czy przedsiębiorca świadczący usługi transportowe oraz pracownik wykonujący pracę kierowcy mają prawo uzyskiwać z racji takich wyjazdów delegację.

Przedsiębiorcy zatrudniający kierowców decydowali się szeroko ujmować miejsce pracy w umowie o pracę. Nadal zatem kierowcy mogą mieć zawarte umowy, w których świadczą pracę na terenie województwa lub – co uznaje się z reguły za zbyt szerokie – na terenie Unii Europejskiej (tak ustalone miejsce pracy było jednak akceptowane przez sądy, czego przykładem jest powołany powyżej wyrok SN z 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08). Podobnie za prawidłowe miejsce pracy kierowcy przyjęło się uznawać stałą trasę (np. miejscem pracy jest trasa Warszawa – Berlin).

Nowelizacja ustawy o czasie pracy kierowców (Dz. U. 2004, nr 92, poz. 879), obowiązująca od 3 kwietnia 2010 r., spowodowała, że obecnie kierowcy pozostają w delegacji w „kabinie pojazdu”. Do kierowców nie stosuje się już ogólnej definicji podróży służbowej.

Mimo zatem ujęcia w umowie o pracę miejsca pracy, w podróży służbowej pozostaje kierowca, który:

  • wykonuje przewóz drogowy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscowość, w której znajduje się filia, przedstawicielstwo lub oddział przedsiębiorcy,
  • wyjeżdża poza tę miejscowość w celu odbycia przewozu drogowego.

Opuszczenie miejscowości siedziby w celach przewozu drogowego związane jest w skutkach z rozliczaniem delegacji. W przypadku kierowców nie ma konieczności wykonywania czynności służbowych poza miejscem pracy wskazanym w umowie.

Delegacje kierowców dotyczą wyłącznie osób zatrudnionych na umowę o pracę.

Kierowcy wykonujący umowy zlecenia nie będą rozliczani w myśl powyższych zasad, a w konsekwencji wobec nich znajdą zastosowanie zasady dotychczasowe.

Pracownicy zatrudnieni na stanowisku innym niż kierowca, mimo faktycznego kierowania pojazdem i wykorzystywania go w celach służbowych (np. przedstawiciele handlowi), rozliczani będą tak jak dotychczas, a nie na zasadach dotyczących kierowców.

W przypadku zatem osób zatrudnionych na podstawie innej niż umowa o pracę i na stanowisku innym niz kierowca wyjazd w delegację warto rozgraniczać w myśl wyroku SN z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08). Według niej pozostawanie w stałej trasie, wyznaczonej w umowie nie stanowi wyjazdu w delegację. Tak samo pozostawanie na obszarze pracy, wskazanym w tej umowie. W przypadku natomiast wyjazdu incydentalnego poza ten obszar - delegacja przysługuje. 

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

  • data utworzenia: 14-07-2010
  • data modyfikacji: 01-06-2015