Zlecenie kontroli pracowników na zwolnieniu lekarskim

Gazeta Podatkowa

Pracodawca/zleceniodawca wypłacający zasiłki swoim ubezpieczonym (pracownikom/osobom zatrudnionym na umowę zlecenia) jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez tych ubezpieczonych zwolnienia od pracy. Może dokonywać tych kontroli osobiście lub też upoważnić do ich przeprowadzenia inne osoby. Zdarza się, że taka kontrola zlecana jest do wykonania zewnętrznemu podmiotowi.

Prawo do świadczenia

Ubezpieczony niezdolny do pracy z powodu choroby, po spełnieniu określonych przez ustawodawcę warunków (w tym w zakresie posiadania wymaganego okresu ubezpieczenia), może korzystać z zasiłku chorobowego. Jeśli jednak w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia, traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia.

Tak wynika z art. 17 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2019 r. poz. 645), zwanej ustawą zasiłkową, która jednocześnie zastrzega (w ust. 3 przywołanego artykułu), iż wskazane okoliczności, pozbawiające prawa do zasiłku, ustala się w trybie kontroli ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem.

Co istotne, z tego samego powodu ubezpieczony może utracić prawo do:

  • wynagrodzenia chorobowego, wypłacanego pracownikowi za okres pierwszych 33 lub 14 dni niezdolności do pracy w danym roku, które w świetle art. 92 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040) nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego, a także
     
  • świadczenia rehabilitacyjnego oraz zasiłku opiekuńczego, do których za sprawą art. 35 ust. 2 ustawy zasiłkowej ma odpowiednie zastosowanie przywołany wcześniej art. 17 tej ustawy.

Przeprowadzanie kontroli

Do kontrolowania swoich ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem są upoważnieni płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej, tj. ci, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, a tym samym wypłacają zasiłki swoim ubezpieczonym. Gdy płatnik składek nie posiada takich uprawnień, kontrolę tę przeprowadza ZUS.

Szczegółowe zasady i tryb kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy zostały określone w wydanym w tej sprawie rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (Dz. U. z 1999 r. nr 65, poz. 743), zwanym dalej rozporządzeniem. Oprócz zakresu przeprowadzanych kontroli (patrz ramka), rozporządzenie to wskazuje m.in., iż:

  • powinny być one dokonywane w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych ich terminów, ale nasilane w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki,
     
  • osobie kontrolującej prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy płatnik składek wystawia imienne upoważnienie, które uprawnia do wykonywania kontroli również w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej,
     
  • w razie stwierdzenia w trakcie kontroli okoliczności uzasadniających pozbawienie prawa do świadczenia, osoba kontrolująca sporządza protokół, w którym podaje, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy, a następnie przedkłada ten protokół ubezpieczonemu w celu wniesienia przez niego uwag,
     
  • wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna ZUS, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego - w razie sporu organ rentowy wydaje decyzję, od której przysługuje odwołanie do sądu, zgodnie z zawartym w niej pouczeniem.

Wzory upoważnienia oraz protokołu zostały określone w załącznikach (2) do rozporządzenia. Ich formularze dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Zasiłki i świadczenia.

Upoważnione osoby

Z przywołanych wcześniej przepisów wynika, iż płatnik składek (np. pracodawca) uprawniony do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy może tę kontrolę przeprowadzić sam (osobiście) albo zlecić przeprowadzenie tej kontroli innej osobie, np. innemu pracownikowi. Jednak, jak podkreśla ZUS na swojej stronie internetowej www.zus.pl, ze względu na wrażliwy charakter sprawy, powinna to być osoba:

  • ciesząca się dobrą opinią i budząca zaufanie, a także
     
  • znająca przepisy określające zasady postępowania przy przeprowadzaniu kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz przepisy o ochronie danych osobowych.

Wydane takiej osobie imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli ważne jest łącznie z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości, których numery powinny być podane w tym upoważnieniu.

Płatnik składek może także powierzyć przeprowadzenie kontroli innemu, zewnętrznemu podmiotowi. I w tym przypadku jednak zobowiązany jest wydać osobie przeprowadzającej kontrolę wymagane upoważnienie. Ponadto, zgodnie z zaleceniem organu rentowego, umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a podmiotem zewnętrznym powinna określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych, powierzonych temu podmiotowi, niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Pracodawca, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli, nadal bowiem pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi zadbać o to, by nie zostały naruszone przepisy o ochronie danych osobowych.

Zakres kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy:

-nie wykonuje pracy zarobkowej,
-nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

W razie kontroli prawidłowości wykorzystywania przez ubezpieczonego zwolnienia od pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny dodatkowo ustala się, czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę (nie dotyczy to sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat).

Kontrola może być przeprowadzana w:

-miejscu pracy lub w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej (w przypadku, gdy pracodawca posiada informacje, że pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz innego podmiotu albo równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą),
-miejscu zamieszkania,
-miejscu czasowego pobytu (adres pobytu w okresie orzeczonej niezdolności do pracy podawany jest w zaświadczeniu lekarskim),
-innym miejscu, jeśli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

 

Podstawowe (wskazane przez ZUS) zasady obowiązujące przy przeprowadzaniu
kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy
strzałka strzałka strzałka
W każdym przypadku kontrola powinna być prowadzona z poszanowaniem przepisów prawa, w tym dotyczących ochrony danych osobowych. Osoba kontrolująca nie może wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji o stanie zdrowia lub przyczynie, która spowodowała niezdolność do pracy. Nieobecność ubezpieczonego w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli nie musi być powodem odmowy prawa do zasiłku, jeśli była uzasadniona.

autor: Bożena Dziuba
Gazeta Podatkowa nr 56 (1618) z dnia 2019-07-15

Podatkowe rozliczenie świadczeń na rzecz pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl