Za dużo obciążeń przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

W projekcie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej niepokoi przepis przejściowy, nakazujący dostosowanie dokumentacji do nowego sposobu prowadzenia, bezwzględny obowiązek oddawania pracownikowi każdego dokumentu, który został elektronicznie odwzorowany, a także szeroki zakres dokumentacjiw sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą pracodawca będzie zobowiązany przechowywać. Wiele wątpliwości budzą uregulowania dotyczące ewidencji czasu pracy – uważa Konfederacja Lewiatan.

ZUS rozpoczyna kampanię informacyjną dotyczącą digitalizacji akt pracowniczych

- Nie widzimy uzasadnienia dla wydzielania z akt osobowych nowej części „C” dotyczącej ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Ma to szczególne znaczenie w kontekście przepisu przejściowego zobowiązującego pracodawców do dostosowania sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji. Uważamy, że dokumenty te powinny znaleźć się w części B i tam należy je wydzielić tematycznie pod odpowiednim numerem np. B1 – mówi Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Od 1 stycznia 2019 r.przepisy Kodeksu pracy umożliwią pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej. Zmiana ta jest oceniania pozytywnie. Natomiast niepokoi oprzyrządowanie prowadzenia w postaci elektronicznej dokumentacji. Część dokumentów będzie wciąż wytwarzana w postaci papierowej (np. kopie dyplomów, zaświadczeń o ukończeniu kursów) i wówczas skanujemy i wprowadzamy je do akt elektronicznych. Projekt rozporządzenia przewiduje  bezwzględny obowiązek uzgadniania z pracownikiem terminu i sposobu odbioru odwzorowywanej dokumentacji, tam gdzie mamy do czynienia z papierowymi kopiami dokumentów. Koszty całej operacji oddawania pracownikom dokumentacji będą bardzo wysokie, szczególnie kiedy struktura pracodawcy jest rozproszona.

Zmiana czasu letniego na zimowy 2018. Jak obliczyć wynagrodzenie?

Wątpliwości budzi tak szeroki zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą pracodawca będzie zobowiązany przechowywać. Tytułem przykładu par. 6 pkt. 1 lit. a) nakazuje przechowywać ewidencję czasu pracy, która zawiera kopię rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 Kodeksu pracy) zawierającą potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika.

Wymiar czasu pracy pracowników zatrudnionych w 2018 roku

- Kodeks pracy nie przewiduje obowiązki potwierdzania otrzymania rozkładu, po drugie nie tworzy podstaw dla obowiązku przechowywania rozkładu czasu pracy – dodaje Robert Lisicki.

Źródło: Konfederacja Lewiatan