Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza dla firm konieczność zmiany dotychczasowych procedur. Przedsiębiorstwa z sektora transportu będą musiały m.in. zrezygnować z dotychczasowych branżowych standardów i nawyków dotyczących rozliczeń. Konieczna będzie też zmiana organizacji pracy.
1 lutego w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od tego dnia do wystawiania faktur przy pomocy nowego mechanizmu zobowiązane będą firmy, które w 2024 r. odnotowały sprzedaż powyżej 200 mln zł. Pozostałych przedsiębiorców system obejmie 1 kwietnia. Po tym dniu wystawianie faktur w aktualnie dopuszczalnych formatach będzie możliwe tylko dla firm, których łączny roczny obrót nie przekracza 10 tys. zł. Będą miały tę możliwość jednak tylko do 31 grudnia 2026 r.
Nowy system - nowe standardy rozliczeń
Głównym założeniem KSeF jest odejście od aktualnie najpopularniejszych form rozliczeń z kontrahentami, a więc faktur w formie papierowej oraz standardowych faktur elektronicznych przesyłanych drogą mailową. Zamiast nich w obiegu będą e-Faktury w formacie XML. Wszystkie znajdą się w nowym systemie.
Dla przedsiębiorców wejście w życie nowego systemu jest dużym wyzwaniem, oznaczającym również dodatkowe obowiązki związane z rozliczeniami. Nie inaczej będzie w branży transportowej. Jak mówi Marcin Dudzik, Senior Product Owner z Grupy Eurowag, dla firm z tego sektora największymi zmianami będą konieczność rezygnacji z branżowego standardu rozliczeń i zmiana organizacji pracy.
Fot. TTstudio / Shutterstock
– Dotychczas faktury były przesyłane pocztą lub mailowo wraz z dokumentami transportowymi wymaganymi przez płatnika, np. listem przewozowym CMR, który umożliwia realizację krajowych i międzynarodowych transportów. KSeF nie daje możliwości na załączenie do faktury takich dokumentów w formacie wymaganym przez branżę, czyli PDF. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli wysyłać osobno faktury poprzez system, a wszelkie inne niezbędne dokumenty – tak jak do tej pory – czyli pocztą lub mailowo. Będzie to stanowiło pewne utrudnienie organizacyjne i obowiązek dopilnowania, by wszystkie wymagane dane dotarły na czas – mówi Marcin Dudzik.
Jak będzie rozliczany transport międzynarodowy?
Wielu przewoźników zastanawia się, jak po wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur powinien być rozliczany transport z zagranicznymi kontrahentami. Przypomnijmy, nowy system będzie obejmował przedsiębiorców, których siedziba lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej znajdują się w Polsce. Zagraniczne firmy nie mają obowiązku korzystania z niego, z kolei polscy nie muszą raportować w KSeF zakupów od dostawców spoza Polski - zatem czy faktury dla zagranicznych kontrahentów trzeba będzie wystawiać w KSeF? Wątpliwości rozwiewa Konrad Nizioł, Product Owner z FireTMS.
– Przewoźnicy będą zobowiązani do wystawienia faktury w KSeF, a następnie będą mogli przekazać ją zagranicznemu nabywcy w innym formacie, na przykład PDF lub papierowym. Na fakturze znajdzie się kod QR z numerem KSeF, który umożliwi klientowi ewentualną weryfikację dokumentu. Oczywiście do systemu będą mogli zalogować się jedynie ci przedsiębiorcy, którzy posiadają polski NIP. Sprawa na pierwszy rzut oka wygląda prosto, ale w praktyce największym wyzwaniem dla przedsiębiorców będzie ocena, czy zagraniczny podmiot zarejestrowany w Polsce do VAT rzeczywiście posiada tu stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD). To właśnie istnienie SMPD, które rozumiane jest jako realne zaplecze osobowe i techniczne, pozwalające prowadzić działalność w sposób ciągły, decyduje o tym, czy firma spoza Polski powinna korzystać z KSeF – podkreśla Konrad Nizioł.
Bezpłatne pomocne narzędzia
Firmy będą mogli korzystać z KSeF przy użyciu różnych rozwiązań. Resort finansów udostępnił im dwa bezpłatne rozwiązania, które to umożliwią – Aplikację Podatnika KSeF oraz Aplikację Mobilną KSeF. Obsługa głównych funkcjonalności będzie możliwa również poprzez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Natomiast w przypadku zewnętrznych programów finansowo-księgowych możliwość korzystania z KSeF będzie zależała od tego, czy są one z nim zintegrowane. Warto sprawdzić to przed wejściem w życie nowego systemu.