Ubezpieczenie OC za samochód - ujęcie w KPiR

Piotr Szulczewski 12.02.2015 09:00 (aktualizacja: )

Ubezpieczenie OC za samochód - ujęcie w KPiR

OC stanowi co do zasady koszt pośredni, który księgować należy w dacie jego poniesienia. Istnieją jednak przypadki, w których należy pamiętać o dodatkowych zasadach rozliczania kosztów poniesionych z tytułu rozliczeń.

Najczęściej podatnik wydatek z tytułu OC ujmować będzie w kol. 13 KPiR (inne wydatki). W takim przypadku podatnik opisuje wydatek w pozycjach 1-6 (liczba porządkowa, data zdarzenia, nr dowodu księgowego, dane kontrahenta, opis zdarzenia). Pozycja 13 służy podaniu kwoty rozliczanego w danym okresie wydatku.

Przed dokonaniem księgowania dowód księgowy, na podstawie którego podatnik rozlicza koszt ubezpieczenia należy wstępnie dekretować, tzn. wskazać datę otrzymania, datę (okres) rozliczenia dla celów podatku dochodowego oraz VAT. W przypadku usług ubezpieczeniowych usługa pozostaje zwolniona z VAT stąd nie wpłynie ona na kwoty wskazywane w ewidencjach VAT. Dowód oznaczyć należy również i powiązać w ten sposób z wpisem w KPiR (poz. 3 KPiR).

Ubezpieczenie OC auta w koszty uzyskania przychodu
Źródło: Thinkstock

Dla celów księgowych w KPiR nie ma znaczenia, czy podatnik dokonał zakupu pakietu ubezpieczeniowego, czy pojedynczego zakupu polisy OC. W obu przypadkach księgować należy kwoty ubezpieczenia w pełnej wartości przy założeniu, że wartość netto pojazdu (zarówno osobowego, jak i innego) nie przekracza 20.000 euro. Do kosztów podatkowych nie zalicza się składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. W wyniku tego wyłączenia w KPiR ująć należy jedynie proporcjonalną wartość kwoty z dowodu księgowego (opis można ująć w uwagach (poz. 15 księgi) lub na dokumencie księgowym w ramach dekretacji dowodu przy czym proporcjonalne wyłączenie dotyczy składek obejmujących samochód (AC), a nie osobę (OC, NNW).

W przypadku zakupu pakietu ubezpieczeń w ramach wartości początkowej pojazdu, podatnik nie wydziela kwoty ubezpieczenia z tej wartości. Księgować będzie odpisy amortyzacyjne lub wartość początkową (w zależności od przyjętej zasady rozliczania pojazdu).

W przypadku natomiast, gdy wraz z zakupem pojazdu na osobnym dokumencie podatnik otrzymuje rozliczenie zakupu pakietu ubezpieczeń lub nabywa je przed wprowadzeniem pojazdu do użytkowania, to wartość ubezpieczeń księgowana jest niezależnie od rozliczenia pojazdu. Innymi słowy kwota OC nie podwyższa wartości początkowej środka trwałego i nie wpływa na wartość prowadzonych odpisów amortyzacyjnych.

Na podobnej zasadzie rozliczeniu podlega koszt OC w przypadku leasingu pojazdu. W zależności od tego, czy koszt ten ponosi się niezależnie, czy też stanowi część raty leasingowej, księgować należy kwotę opłaty leasingowej lub kwotę ubezpieczenia.

Jako że koszt OC pozostaje wydatkiem pośrednio związanym z przychodami, księgować go należy w dacie poniesienia kosztu w całości nawet w przypadku, gdy dotyczy okresu przekraczającego rok kalendarzowy. Inaczej będzie w przypadku metody memoriału - rozliczanie kosztów dotyczących lub poniesionych na przełomie lat zależeć będzie od danych wskazanych w umowie. Jeżeli koszty pośrednio związane z przychodami dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Auto prywatne - czyli OC w ramach ewidencji przebiegu pojazdu

Kilometrówka dla auta prywatnego wykorzystywanego w firmie obejmuje między innymi wydatki na ubezpieczenia komunikacyjne OC i AC. Podatnik wpisu do KPiR dokonuje się po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Zestawienie nie może przekraczać limitu kilometrówki, przy czym podatnik posiadać powinien również dowody księgowe, które stały się podstawą stworzenia tego zestawienia. 

Piotr Szulczewski,
VAT.pl