Przedsiębiorcy nie będą musieli zakładać konta, by uzyskać dostęp do KSeF. Kluczowe będzie jednak uwierzytelnienie w nowym systemie. Od 1 listopada możliwe będzie generowanie certyfikatów KSeF i uwierzytelnianie właśnie w tej formie. Sprawdź, czym różnią się od siebie tokeny i certyfikaty oraz jakie będą ich funkcje.
» Wdrożenie KSeF krok po kroku w JDG i mikrofirmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]
Już niebawem wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do odbierania i wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Aby sprawnie poruszać się po nowym systemie konieczne będzie uwierzytelnienie przedsiębiorcy. Będzie to kluczowe bowiem po potwierdzeniu tożsamości system będzie wiedział, że faktury wystawia uprawniony podmiot, a przekazywane dane są bezpieczne. Służyć temu będzie właśnie certyfikat lub token.
Źródło: shutterstock
Uwierzytelnienie w KSeF - 5 metod
Jak tłumaczy Ministerstwo Finansów w swoim podręczniku dotyczącym KSeF ,,Uwierzytelnienie podmiotów korzystających z KSeF wymaga użycia jednej z poniższych metod, określonych w rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF:
- Podpisu Zaufanego, a od 1 kwietnia 2026 r. środka identyfikacji elektronicznej
- Danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeżeli te
- Danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeżeli te
- Certyfikatu KSeF wytworzonego po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa wyżej, oraz weryfikacji posiadanych uprawnień,
- Do końca 2026 r. do uwierzytelniania się KSeF będzie można wykorzystać tzw. token tj. wygenerowany w systemie ciąg znaków alfanumerycznych (z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień”.
Uwierzytelnienie KSeF. Token czy certyfikat
Podatnicy korzystający z KSeF 1.0. już teraz mogą korzystać z tokenów. Nowością będzie jednak możliwość generowania certyfikatów KSeF od 1 listopada 2025 roku.
Jak tłumaczy Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji w firmie Symfonia ,,Certyfikat KSeF jest rodzajem elektronicznych poświadczeń tożsamości posiadacza, podobnie jak np. certyfikaty kwalifikowane. Zawierają one dane osobowe wnioskującego lub dane podmiotu. To nowa metoda uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur, która zastąpi dotychczasowe tokeny. Będzie wydawany na osobę fizyczną (identyfikowaną po NIP lub PESEL) lub na podmiot (np. spółkę). Certyfikat będzie też niezbędny do wystawiania faktur w tzw. trybach szczególnych – np. w trybie offline, awaryjnym lub przy braku dostępności systemu. Dzięki niemu faktura zostanie oznaczona kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy”.
Są jednak pewne różnice w stosowaniu i funkcji tokenów i certyfikatów. Przedstawiamy je w tabeli poniżej:
Cecha | Token KSeF | Certyfikat KSeF |
|---|---|---|
Funkcja | Uwierzytelnienie + zawiera przypisane uprawnienia | Wyłącznie uwierzytelnienie (jak podpis kwalifikowany) |
Bezpieczeństwo | Niższe – opiera się na ciągu znaków | Wyższe – kryptografia asymetryczna |
Okres ważności | Do 31.12.2026 r. | 2 lata od wydania |
Zastosowanie | Integracja z API, praca online | Wymagany w trybach offline/awaryjnych |
Dostępność | Do końca 2026 r. | Od 11.2025 r., obowiązkowy od 01.2027 r. (brak alternatyw) |
Powiązanie z uprawnieniami | Tak – token zawiera uprawnienia w momencie utworzenia | Nie – certyfikat tylko potwierdza tożsamość |
Źródło: Tomasz Mamys - Symfonia
Certyfikaty od 1 listopada, tokeny tylko do końca 2026 roku
Wybierając formę uwierzytelniania w KSeF warto pamiętać, że tokeny będą obowiązywały tylko do końca 2026 roku. Ich miejsce zastąpią certyfikaty, które będzie można generować już od 1 listopada 2026 roku. O tym, w jaki sposób to zrobić pisaliśmy w artykule ,, KSeF nie wymaga zakładania konta. Jak uzyskać do niego dostęp? Tłumaczymy w kilku krokach ...”.