Rozliczanie kosztów na przełomie roku

Piotr Szulczewski 05.01.2015 10:00 (aktualizacja: )

Rozliczanie kosztów na przełomie roku

Problemem może okazać się prawidłowe rozliczanie kosztów, które dotyczą okresu przekraczającego jeden rok. Chodzi zarówno o wydatki związane z miesiącami 2014 i 2015 r., jak również te, które dotycząc jednego z lat, opłacane są w drugim roku.

Ustalając datę księgowania kosztów dla celów podatkowych podatnik powinien przede wszystkim znać zasady księgowania odnoszące się do stosowanych przez niego zasad prowadzenia ksiąg i rozliczeń podatkowych.

 

Prenumeraty, opłaty za media i czynsz z przełomu lat

Koszty tego typu co do zasady stanowią wydatki pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami służąc zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów lub pośrednio wpływając na uzyskiwanie przychodu. Ich rozliczanie u podatników stosujących metodę memoriału (księgowanie takie jak przy pełnych księgach rachunkowych) powoduje obowiązek sprawdzania okresu, którego koszty dotyczą).

Koszty działalności gospodarczej na przełomie roku 2014 / 2015
Źródło: Thinkstock

W metodzie memoriału za dzień poniesienia kosztu uważa się co do zasady dzień, na który ujęto koszt w księgach - zaksięgowano wydatek na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), (wyjątkiem mogą być przypadki rozliczania rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów). Dniem poniesienia kosztu podatkowego jest dzień uznania wydatku za koszt bilansowy (dekretacji), a nie dzień rozksięgowania go na poszczególne konta), podobne stanowisko zajął NSA w wyroku z 27 września 2012 r., sygn. akt II FSK 253/11. Jeżeli zasada memoriału stosowana jest w KPiR, data wprowadzenia wydatku do KPiR będzie terminem ustalenia kosztu podatkowego.

W przypadku kosztów z przełomu roku zasada powyższa doznaje jednak pewnych modyfikacji przede wszystkim jeśli chodzi o koszty pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów.

Rozliczanie kosztów dotyczących lub poniesionych w latach 2014 i 2015 zależeć będzie od danych wskazanych w umowie ewentualnie na fakturze. Jeżeli koszty pośrednio związane z przychodami dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Jeżeli zatem opłaty ustalane są osobno za każdy z miesięcy roku, to nie ma problemu z ustaleniem, w jaki sposób ustalić datę ich ujęcia w kosztach. W przypadku opłaty łącznej za okres dłuższy – podatnik musi samodzielnie dokonać proporcjonalnego podziału wydatku na poszczególne lata lub okresy tych lat.

Powyższa zasada oznacza, że wydatek dotyczący okresu przełomu roku poniesiony jeszcze w 2014 r. rozliczony w kosztach tego roku może być wyłącznie w części tego roku dotyczącej lub proporcjonalnie do okresu, którego on dotyczy. Jeżeli natomiast wydatek zostaje poniesiony w 2014 roku a dotyczy roku 2015, to koszt ten rozliczony może być dopiero w roku 2015.

Koszty bezpośrednie poniesione po zakończeniu roku 2014

W przypadku kosztów bezpośrednich (takich, które ponoszone są wyłącznie w związku z przychodami) w przedsiębiorstwach rozliczających się memoriałowo, ich wystąpienie w latach poprzedzających rok 2015 oraz w roku 2015 nie powoduje od razu księgowania wydatku w tych latach. Ująć je należy w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów 2014 r., a poniesione po 31 grudnia 2014 r. do dnia:

  • złożenia zeznania, nie później jednak niż do 30 kwietnia 2015 r., jeżeli podatnicy, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego,
  • sporządzenia sprawozdania finansowego, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania podatkowego za rok 2014 (jeżeli podmiot w ogóle sprawozdanie musi składać),

- są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, czyli w roku 2014.

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów 2014 r., a poniesione po tych dniach , są potrącalne w 2015 roku.

Metoda kasowa – koszt w dacie wystawienia dowodu księgowego

Zasady powyższe nie dotyczą jednak prowadzących księgi uproszczone metodą kasową (metoda kasowa wykorzystywana jest standardowo przez większość podatników). W ich przypadku koszty przekraczające rok podatkowy rozlicza się w dacie ich poniesienia, niezależnie od tego, jakiego okresu koszt dotyczy. Datą tą jest data wystawienie dowodu księgowego, na podstawie którego wydatek jest księgowany w kosztach podatkowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy wydatek dotyczy czynszu najmu, opłat za energię, opłat leasingowych czy prenumeraty. Jeżeli zatem prowadząc metodę kasową wydatki księgowane są wyłącznie w roku, w którym zostały one faktycznie poniesione:

  • w roku 2015 a dotyczące roku 2014 księgować należy w 2014 r. (np. czynsz za miesiąc grudzień 2014 poniesiony w lutym 2015 r.),
  • w roku 2014, a dotyczące roku 2015 księgować należy w 2014 r. (np. prenumerata za 2015 r. poniesiona w grudniu 2014 r. księguje się w całości w grudniu),
  • poniesione w 2014 r. dotyczące przełomu roku księgować należy w 2014 r. (np. opłata leasingowa za okres grudzień 2014 – grudzień 2015, poniesiona w grudniu 2014 r. księgowana powinna być w grudniu 2014 r.).

Piotr Szulczewski,
VAT.pl