23.09 Rozliczanie biletów komunikacji miejskiej w delegacji
Prowadzę działalność gospodarczą – księga przychodów i rozchodów. W związku z częstymi wyjazdami służbowymi mam pytanie dotyczące rozliczania biletów komunikacji miejskiej: jak należy wprowadzić zakup biletu kolejki miejskiej czy autobusu podczas delegacji zagranicznej (delegacja przedsiębiorcy). Chodzi o datę bilet kupiony w automacie w poniedziałek (brak daty na bilecie), a skasowany w automacie np. we wtorek (data kasowania „nabita” przez kasownik), czy wolno mi wrzucić w koszty działalności zakup niewykorzystanego biletu (brak daty na bilecie)? Czy do biletu przygotowuję dokument wewnętrzny, czy wprowadzam go bezpośrednio?
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Koszt poniesiony na zakup biletu kolejki miejskiej w czasie delegacji może być uznany za koszt uzyskania przychodu.
Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U.2008.212.1337) za fakturę uznaje się również bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
- numer i datę wystawienia biletu,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę podatku;
Jeżeli bilet jednorazowy spełnia warunki określone powyżej to na prawach przysługujących fakturom może być bezpośrednią podstawą wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak nie spełnia tych warunków to powinien być wpisany na podstawie dokumentu wewnętrznego przy spełnieniu § 15 ust 3 rozporządzenia ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U.2003.152.1475) (dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet).
Jeżeli bilet nie został skasowany, a przedsiębiorca udowodni racjonalność poniesienia wydatku na zakup tego biletu, np. tym że kontrahent, z którym przedsiębiorca miał się spotkać, odwołał spotkanie a przedsiębiorca już wcześniej zakupił bilet, na autobus/tramwaj, którym miał się na to spotkanie dostać. Chodzi o wykazanie, ze bile tnie został wykorzystany z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy.
Wiesław Łatała, Radca prawny i doradca podatkowy
Łatała i Wspólnicy Sp.K.