8 lipca zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektorzy otrzymali większe uprawnienia kontrolne, co oznacza, że pracodawcy mogą spodziewać się częstych wizyt w firmach. Jednocześnie rozpoczął się roczny okres, w którym przedsiębiorstwa muszą zweryfikować swoje modele zatrudnienia – zanim zrobi to za nie inspekcja pracy. Pracodawcy, którzy nie zadbają o te kwestie, mogą zapłacić wysoką cenę.
Przy okazji wejścia w życie nowych przepisów o Państwowej Inspekcji Pracy najwięcej mówi się o nowych uprawnieniach urzędników dotyczących możliwości wydawania decyzji administracyjnych ustalających istnienie stosunku pracy. Równie ważne jest to, co wydarzy się w firmach w ciągu najbliższego roku – ustawodawca dał pracodawcom 12 miesięcy na samodzielne uporządkowanie modeli zatrudnienia, zanim ewentualne nieprawidłowości zostaną wykryte podczas kontroli. To obszar, o który koniecznie trzeba zadbać – jego zbagatelizowanie może pracodawców wiele kosztować.
Warto dodać, że przedsiębiorcy po raz pierwszy otrzymują także narzędzia ograniczające ryzyko, takie jak możliwość uzyskania interpretacji indywidualnej Głównego Inspektora Pracy.
– Patrzymy na ustawę o PIP jak na kolejną nowelizację prawa pracy. Tymczasem jej rzeczywisty wpływ jest znacznie szerszy. To regulacja, która wymusi zmianę strategii zatrudnienia w wielu przedsiębiorstwach. Dotyczy przede wszystkim organizacji, które budowały elastyczność biznesową w oparciu o umowy zlecenia lub modele B2B. – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej, CEO agencji zatrudnienia Trenkwalder.
12 miesięcy na decyzje i zmiany
Dodaje, że najbliższe miesiące nie powinny być postrzegane jako projekt kadrowy. To zadanie dla zarządów, dyrektorów finansowych i osób odpowiedzialnych za compliance. Zmiana modelu zatrudnienia może oznaczać konieczność przebudowy budżetów personalnych, aktualizacji polityk wynagrodzeń, zmiany relacji z agencjami zatrudnienia, a także przeglądu współpracy z osobami świadczącymi usługi w modelu B2B. Jeszcze kilka lat temu firmy koncentrowały się przede wszystkim na optymalizacji kosztów zatrudnienia. Reforma PIP przesuwa punkt ciężkości z kosztów na zarządzanie ryzykiem.
– Do tej pory wielu pracodawców poszukiwało najtańszych rozwiązań. Po wprowadzeniu reformy PIP powinni poszukiwać bezpiecznych rozwiązań. Redukcja ryzyka prawnego i finansowego staje się dziś jednym z istotnych elementów strategii biznesowej – podkreśla Ewelina Glińska-Kołodziej.
Czas na działania wyprzedzające. O czym trzeba pamiętać?
Zdaniem ekspertów najbliższe miesiące powinny zostać wykorzystane na działania wyprzedzające, a nie reagowanie na pierwsze kontrole. Jakie działania przedsiębiorcy powinni przeprowadzić?
- Audyt umów i identyfikacja ryzyk. Celem tego działania jest ustalenie, które relacje mogą w praktyce spełniać kryteria stosunku pracy, takie jak podporządkowanie, wykonywanie pracy w określonym czasie i miejscu, osobiste świadczenie pracy oraz odpłatność.
- Ustalenie planu działania – prewencja zamiast reakcji. Po wytypowaniu umów o podwyższonym poziomie ryzyka podmiot zatrudniający powinien zdecydować, która z dwóch ścieżek będzie właściwa: dostosowanie warunków współpracy tak, aby zachowała ona charakter cywilnoprawny, albo dobrowolne przekształcenie relacji w stosunek pracy. Drugie rozwiązanie będzie zasadne zwłaszcza wtedy, gdy współpraca ma cechy pracownicze albo gdy podmiot zatrudniający nie jest w stanie zapewnić rzeczywistej niezależności właściwej dla relacji cywilnoprawnej.
- Przeszkolenie kluczowych osób i opracowanie wewnętrznych procedur. Przed ewentualną kontrolą PIP należy zadbać o przygotowanie zespołu i jasny podział odpowiedzialności. Podmiot zatrudniający powinien wyznaczyć osoby odpowiedzialne za kontakt z inspektorem, a także przeszkolić pracowników w zakresie właściwej komunikacji z organem kontrolnym.
- Monitorowanie obszarów wysokiego ryzyka. Po nowelizacji inspektorzy mogą również prowadzić część czynności zdalnie, w tym żądać przekazania dokumentów w formie elektronicznej lub przeprowadzać wywiady w formie wideokonferencji. Z tego względu podmiot kontrolowany powinien stale monitorować obszary szczególnie narażone na zakwestionowanie.
- Porządek w dokumentacji kadrowej i zgodność procedur HR z przepisami. Wewnętrzny przegląd dokumentacji tak, jak gdyby kontrola miała rozpocząć się następnego dnia. Ustawa tworzy międzyinstytucjonalny system teleinformatyczny służący do wymiany danych między PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową w celu analizy ryzyka naruszeń. Oznacza to, że kontrole będą coraz częściej typowane algorytmicznie, na podstawie rozbieżności między danymi podatkowymi, ubezpieczeniowymi i kadrowymi. Podmioty zatrudniające korzystające na szeroką skalę z umów cywilnoprawnych przy niewielkim zatrudnieniu etatowym mogą być w ten sposób automatycznie identyfikowane jako podmioty podwyższonego ryzyka.
- Weryfikację współpracy z agencjami zatrudnienia. Odpowiedzialność biznesowa coraz częściej będzie obejmować również wybór partnerów, którzy gwarantują zgodność z przepisami.
- Korzystanie z fachowego wsparcia. W razie wątpliwości dotyczących kwalifikacji danej umowy albo sposobu ukształtowania współpracy, warto skorzystać z pomocy prawnej. Nowe przepisy przewidują możliwość uzyskania indywidualnej interpretacji Głównego Inspektora Pracy, co do charakteru danego stosunku prawnego. Na wniosek pracodawcy GIP może rozstrzygnąć, czy dany kontrakt stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 k.p. Interpretacja kosztuje 40 zł i powinna zostać wydana w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Co istotne, pracodawca, który zastosuje się do uzyskanej interpretacji, nie może zostać obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi, ani karami w zakresie nią objętym.
Elastyczne formy zatrudnienia: co się zmieni?
Eksperci nie przewidują odejścia przedsiębiorstw od elastycznych form zatrudnienia. Zmieni się jednak sposób ich wykorzystywania. Rosnące znaczenie mogą zyskać rozwiązania, które zapewniają elastyczność operacyjną przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z przepisami, jak praca tymczasowa realizowana przez profesjonalne agencje zatrudnienia. Z danych Polskiego Forum HR wynika, że już dziś ponad 80 proc. pracowników zatrudnianych przez agencje zrzeszone w organizacji wykonuje pracę na podstawie umów o pracę tymczasową.
– Praca tymczasowa pozostaje jednym z niewielu modeli, który łączy elastyczność z bezpieczeństwem prawnym. W warunkach rosnących wymagań regulacyjnych dla wielu przedsiębiorstw stanie się naturalnym kierunkiem zmian – ocenia Ewelina Glińska-Kołodziej.