W praktyce organizacji pracownicy, zwłaszcza handlowcy, ponoszą dziesiątki drobnych wydatków służbowych: paliwo, przejazdy, noclegi, spotkania z kontrahentami, szkolenia. Część z nich jest opłacana kartą służbową, część z prywatnych środków pracownika, a dokumentacja bywa różna: raz faktura na spółkę, raz faktura imienna, innym razem tylko paragon bez NIP, a w skrajnych przypadkach — nic poza potwierdzeniem przelewu, bo dowód zakupu zaginął. Rodzi się wtedy praktyczne, ale finansowo istotne pytanie: czy tak udokumentowany wydatek spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Odpowiedzią zajął się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 stycznia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.534.2025.1.DKG), uznając stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. Rozstrzygnięcie wpisuje się w utrwaloną i korzystną dla podatników linię interpretacyjną, a przy tym porządkuje kilka kwestii, które w codziennej praktyce księgowej wciąż budzą wątpliwości.
Stan faktyczny: raport wydatków faktur
Spółka wdrożyła wewnętrzną politykę rozliczania wydatków służbowych opartą o dedykowany system finansowo-księgowy. Pracownik tworzy w nim tzw. rozliczenie wydatków, uzupełnia dane transakcji (typ i opis wydatku, dostawcę, uzasadnienie biznesowe) oraz załącza dokument potwierdzający jego poniesienie (skan lub zdjęcie dokumentu papierowego).
Kluczowe było jednak wyliczenie czterech kategorii dokumentów, którymi pracownik może udokumentować wydatek:
- faktura lub nota księgowa wystawiona imiennie na pracownika;
- paragon bez danych pracownika i bez NIP spółki;
- potwierdzenie płatności wraz z oświadczeniem pracownika — gdy dokument źródłowy zaginął lub uległ zniszczeniu, a płatność nastąpiła kartą osobistą lub z rachunku prywatnego;
- samo oświadczenie pracownika — gdy dokument zaginął, a wydatek opłacono gotówką.
Spółka z góry założyła, że wszystkie omawiane wydatki są rzeczywiste i definitywne, mają związek z działalnością i nie mieszczą się w katalogu art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
Czy wydatki są kosztami podatkowymi?
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów albo w celu zachowania lub zabezpieczenia tego źródła, z wyłączeniem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1. W wydanej interpretacji organ wskazał sześć przesłanek, które musi spełnić każdy wydatek:
- został poniesiony przez podatnika i ostatecznie obciąża jego majątek;
- jest definitywny, tj. jego wartość nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;
- służy uzyskaniu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie znajduje się w katalogu art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
W realiach zwrotu wydatków pracownikom pierwsze dwie przesłanki bywają podnoszone jako problematyczne. Organ rozwiał te wątpliwości: skoro spółka zwraca pracownikowi poniesioną kwotę i nie otrzymuje z tego tytułu żadnego zwrotu z na zewnątrz, to właśnie ona ponosi ekonomiczny ciężar wydatku. Warunek poniesienia przez podatnika oraz definitywności są zatem spełnione.
Jak dokumentować koszt?
Najistotniejsza część rozstrzygnięcia dotyczy piątej przesłanki, czyli właściwego udokumentowania. Ustawa CIT nie zawiera własnych reguł dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Odsyła natomiast do ustawy o rachunkowości. Z tej konstrukcji organ wyprowadził tezę, która jest praktycznym kluczem do całej interpretacji: dowód księgowy właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych jest jednocześnie dowodem właściwym dla celów podatku dochodowego. Innymi słowy, jeżeli dokument spełnia standardy rachunkowe i rzetelnie odzwierciedla operację gospodarczą, to jest wystarczający także na gruncie CIT.
Cztery kategorie dokumentów — dlaczego wszystkie zostały zaakceptowane
Paragon bez NIP, potwierdzenie płatności z terminala czy wyciąg bankowy nie są fakturami, ale mogą pełnić funkcję dowodu księgowego: zewnętrznego obcego albo, w przypadku oświadczenia, dowodu wewnętrznego sporządzonego zgodnie z zasadami rachunkowości. Ustawa o rachunkowości dopuszcza również dowody zastępcze, wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu źródłowego, co dobrze opisuje sytuację zagubionego dokumentu. Warto też odnotować, że organ potwierdził dopuszczalność formy elektronicznej dokumentów.
Czego interpretacja nie przesądza
Interpretacja jest korzystna, ale nie można jej czytać ją zbyt szeroko. Po pierwsze, organ nie ocenił, czy konkretne wydatki są kosztem uzyskania przychodów. Spółka z góry założyła spełnienie przesłanek z art. 15 ust. 1 i brak wydatku w katalogu art. 16 ust. 1. To założenie było elementem stanu faktycznego, a nie przedmiotem rozstrzygnięcia. Interpretacja odpowiada więc na pytanie o sposób dokumentowania, a nie o samą kwalifikację wydatku. Klasyczne pozycje z art. 16 (np. koszty reprezentacji) nadal wymagają odrębnej analizy, niezależnie od tego, jakim dokumentem zostały potwierdzone.
Po drugie, akceptacja „miękkich” dowodów, czyli oświadczeń i potwierdzeń płatności, nie zwalnia z wymogu rzetelności. Oświadczenie pracownika to rozwiązanie na sytuacje wyjątkowe (zagubienie lub zniszczenie dokumentu), a nie standardowa metoda dokumentowania. W ewentualnym postępowaniu to na podatniku spoczywa ciężar wykazania związku wydatku z przychodem.
Po trzecie, kwestie dokumentacyjne na gruncie VAT i CIT należy rozpatrywać odrębnie. Paragon bez NIP nabywcy może w określonych przypadkach stanowić podstawę do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów w CIT, nie daje jednak prawa do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych w VAT. Sposób udokumentowania wydatku dla celów jednego podatku nie przesądza więc automatycznie o jego skutkach w drugim. Podobnie odrębnej analizy wymaga status małego podatnika oraz zastosowanie stawki 20% do zysku podzielonego uchwałą dopiero w kolejnym roku, już po utracie tego statusu. W takiej sytuacji rozliczenie może początkowo następować według niższej stawki właściwej dla okresu posiadania statusu małego podatnika, jednak później konieczne będzie wyrównanie podatku do stawki wyższej.
Autor: Rafał Knap, radca prawny, kancelaria Graś i Wspólnicy