Pierwsze miesiące roku są intensywnym czasem, w którym płatnicy przekazują PIT-11 do urzędów skarbowych i pracowników. Czy płatnicy powinni zadbać o uzyskanie potwierdzenia terminowego przekazania tego druku? W jakiej formie je uzyskać?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o PIT płatnicy zobowiązani są do terminowego przekazania informacji PIT-11 o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy zatrudnianych przez siebie pracowników. W jakiej formie przesłać druk PIT-11 pracownikowi? Czy należy posiadać potwierdzenie odbioru?
» Ulgi podatkowe w deklaracji PIT-11. Sprawdź, czy PIT-2 w styczniu trzeba zaktualizować?
PIT-11. W jakiej formie do pracownika
Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę obowiązku przekazania informacji PIT-11 osobiście. W zakładach pracy, w których wszyscy pracownicy pracują stacjonarnie, jest to najkorzystniejsza forma przekazania druku pracownikowi. Można bowiem uzyskać od razu podpis pracownika będący potwierdzeniem terminowego otrzymania PIT-11 od pracodawcy. Co jednak w przypadku pracowników świadczących pracę poza miejscem, w którym stacjonuje zakład pracy np. pracownicy zdalni?
W ich przypadku pracodawca może skorzystać zarówno z tradycyjnej, jak i elektronicznej formy przekazania PIT-11. Skuteczne będzie doręczanie PIT-11 za pośrednictwem e-maila, czy programu komputerowego. Druk PIT-11 bez przeszkód można wysłać również kurierem lub pocztą.
Potwierdzenie odbioru PIT-11. Co na to przepisy?
Przepisy ustawy o PIT nakładają na pracodawcę jedynie obowiązek dostarczenia w ściśle określonym terminie PIT-11 pracownikowi. Nie ma przy tym mowy o obowiązku posiadania potwierdzenia przekazania tego druku. Oznacza to, że skuteczne będzie przesłanie PIT-11 bez uzyskiwania dodatkowych poświadczeń. Na takim stanowisku stanął m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny, który w orzeczeniu z 2018 roku (sygn. akt. I SA/Po 418/18) uznał, że skoro w ustawie o PIT wskazane jest jedynie pojęcie „przesłania” druku, bez dalszego uściślenia, to należy uznać, że z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika dodatkowego obowiązku oznaczającego konieczność posiadania dowodu doręczenia PIT podatnikowi.
Czy warto posiadać potwierdzenie odbioru PIT-11?
Choć w ustawie brak przepisu nakładającego na płatnika obowiązek posiadania poświadczenia odbioru druku PIT-11 przez pracownika, to dla bezpieczeństwa pracodawcy warto o takie potwierdzenie zadbać. W sytuacji spornej pracodawca może wówczas bez przeszkód potwierdzić, że druk PIT-11 został dostarczony do osoby zatrudnionej w ustawowym terminie.
Potwierdzenie odbioru PIT-11. Wzór
Poświadczeniem odebrania druku może być nie tylko własnoręczny podpis pracownika, lecz również potwierdzenie odebrania e-maila, w przypadku wysyłki PIT-11 drogą elektroniczną. To jednak nie wszystko. Programy komputerowe umożliwiające wygenerowanie i wysyłkę PIT-11 do pracownika, również umożliwiają pobranie potwierdzenia wysyłki druku do odbiorcy. W przypadku wysyłki druku drogą tradycyjną, pocztową – warto wysłać druk listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Płatnicy, którym zależy na dokładnym zabezpieczeniu mogą wymagać podpisania papierowego druku potwierdzenia odbioru PIT-11. Przykładowy wzór przedstawiamy poniżej:
Wzór 1
W przypadku większej liczby pracowników zaleca się stosowanie potwierdzeń w formie tabeli:
Wzór 2
Potwierdzenie odbioru przez urząd skarbowy
Druki PIT-11 można wysyłać do skarbówki tylko elektronicznie, dlatego potwierdzeniem odbioru będzie zawsze dokument UPO – Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, jakie otrzymuje płatnik po prawidłowej wysyłce tego druku.