Po śmierci pracownika jego rodzina może otrzymać od pracodawcy nawet sześciomiesięczne wynagrodzenie, zaległą pensję oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Co ważne, nie zawsze trzeba w tym celu przeprowadzać postępowanie spadkowe. Nie oznacza to jednak, że wszystkie pieniądze trafią do najbliższych bez potrącenia podatku. Fiskus w interpretacji z 16 października 2026 r. wyjaśnił, które świadczenia są zwolnione z PIT, od których trzeba zapłacić podatek i jakie obowiązki ma pracodawca.
Pieniądze po zmarłym pracowniku nie zawsze wchodzą do spadku
Śmierć pracownika oznacza wygaśnięcie stosunku pracy, ale nie zwalnia pracodawcy z obowiązku rozliczenia należności, które przysługiwały zmarłemu. Jeżeli przed śmiercią nie otrzymał on całego wynagrodzenia albo nie wykorzystał przysługującego mu urlopu, pieniądze te powinny trafić do osób wskazanych w przepisach.
Zgodnie z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy prawa majątkowe wynikające ze stosunku pracy przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej po zmarłym.
W praktyce najczęściej będą to dzieci, które nie ukończyły 16 lat, a jeśli kontynuują naukę – co do zasady do ukończenia 25. roku życia. W określonych sytuacjach uprawnienie może przysługiwać również innym członkom rodziny.
Co istotne, nie trzeba faktycznie pobierać renty rodzinnej z ZUS. Wystarczy spełniać warunki wymagane do jej uzyskania.
Takie należności nie wchodzą do masy spadkowej, jeżeli istnieją osoby uprawnione na podstawie Kodeksu pracy. Rodzina może więc wystąpić bezpośrednio do pracodawcy o ich wypłatę, bez konieczności wcześniejszego uzyskania sądowego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku czy aktu poświadczenia dziedziczenia.
Ile wynosi odprawa pośmiertna w 2026 roku?
Oprócz zaległego wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop rodzinie może przysługiwać odprawa pośmiertna. Jest to odrębne świadczenie przewidziane w art. 93 Kodeksu pracy.
Jej wysokość zależy od okresu zatrudnienia zmarłego u danego pracodawcy.
| Staż pracy | Wysokość odprawy |
|---|---|
| Krótszy niż 10 lat | Jednomiesięczne wynagrodzenie |
| Co najmniej 10 lat | Trzymiesięczne wynagrodzenie |
| Co najmniej 15 lat | Sześciomiesięczne wynagrodzenie |
Odprawa jest dzielona w równych częściach pomiędzy uprawnionych członków rodziny. Jeżeli uprawniona jest tylko jedna osoba, przysługuje jej połowa odpowiedniej kwoty odprawy.
Nie zawsze jednak pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty tych pieniędzy. Jeżeli ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone rodzinie przez ubezpieczyciela jest co najmniej równe ustawowej odprawie, obowiązek jej wypłaty odpada. Jeśli odszkodowanie jest niższe, pracodawca wypłaca różnicę.
Odprawa pośmiertna bez PIT. Rodzina otrzyma całą kwotę
Dla członków rodziny najważniejsze jest to, że odprawa pośmiertna korzysta z całkowitego zwolnienia z podatku dochodowego. Wynika to wprost z art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT. Przepis zwalnia z podatku odprawy pośmiertne oraz zasiłki pogrzebowe.
Oznacza to, że pracodawca nie pobiera zaliczki na PIT od wypłacanej odprawy. Świadczenia nie trzeba również wykazywać w rocznym zeznaniu podatkowym. Zwolnienie nie jest uzależnione od wysokości odprawy. Nie ma więc znaczenia, czy rodzina otrzyma równowartość jednej, trzech czy sześciu miesięcznych pensji. Co więcej, zwolnienie obejmuje także osoby mieszkające poza Polską. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 16 października 2026 r.
Zaległa pensja i ekwiwalent za urlop podlegają opodatkowaniu
Inaczej wygląda sytuacja z wynagrodzeniem, którego zmarły pracownik nie zdążył otrzymać, oraz ekwiwalentem za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Choć świadczenia te wynikają z umowy o pracę, dla członków rodziny nie są przychodem ze stosunku pracy. Rodzina nie wykonywała przecież pracy na rzecz pracodawcy.
Z podatkowego punktu widzenia są to przychody z praw majątkowych, o których mowa w art. 18 ustawy o PIT.
Rozróżnienie ma istotne znaczenie. Od takich należności pracodawca powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, a następnie przekazać ją do urzędu skarbowego.
Nie stosuje się tu zwolnienia przewidzianego dla odpraw pośmiertnych. Nie jest to również nabycie w drodze dziedziczenia, dlatego do tych wypłat nie stosuje się podatku od spadków i darowizn.
Potwierdziła to skarbówka, wskazując, że wypłata zaległego wynagrodzenia oraz ekwiwalentu stanowi realizację prawa majątkowego przysługującego uprawnionym członkom rodziny.
Ile pieniędzy otrzyma żona i dzieci zmarłego pracownika?
Pan Marek pracował w przedsiębiorstwie przez 12 lat. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosiło 6 000 zł. Po śmierci pozostawił żonę oraz dwoje dzieci w wieku 8 i 12 lat.
Ze względu na staż pracy rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna odpowiadająca trzem miesięcznym wynagrodzeniom, czyli 18 000 zł.
Każda z tych osób otrzyma po 6 000 zł odprawy, bez potrącenia podatku. Jeżeli pracodawca ma jeszcze do wypłaty zaległe wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop, również podzieli te należności na trzy równe części. Od każdej z nich powinien jednak rozliczyć zaliczkę na PIT.
W rezultacie rodzina otrzyma odprawę w pełnej wysokości, natomiast kwoty zaległego wynagrodzenia i ekwiwalentu zostaną pomniejszone o należną zaliczkę podatkową.
Dyrektor KIS rozstrzygnął sprawę rodziny pracownika z Chin
Sprawa rozpatrzona przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczyła przedsiębiorstwa zatrudniającego obywatela Chin. Pracownik mieszkał i wykonywał obowiązki zawodowe w Polsce. Zmarł 8 kwietnia 2026 r., pozostawiając żonę oraz dwoje małoletnich dzieci, które mieszkały w Chinach.
Pracodawca zamierzał wypłacić rodzinie zaległe wynagrodzenie, ekwiwalent za urlop oraz odprawę pośmiertną. Powstały jednak wątpliwości dotyczące opodatkowania tych pieniędzy, zwłaszcza że osoby uprawnione nie były polskimi rezydentami podatkowymi.
Dyrektor KIS potwierdził, że wynagrodzenie i ekwiwalent stanowią przychód z praw majątkowych podlegający opodatkowaniu w Polsce. Odprawa pośmiertna pozostaje natomiast wolna od PIT.
Organ podatkowy zwrócił jednak uwagę na jeszcze jedną ważną kwestię: dokument, który pracodawca powinien wystawić rodzinie.
PIT-11 czy IFT-1R? Ważna różnica dla rodziny mieszkającej za granicą
Pracodawca uważał, że powinien sporządzić informację PIT-11 dla żony zmarłego i każdego z dzieci.
Skarbówka nie zgodziła się z tym stanowiskiem.
Ponieważ uprawnieni mieszkali w Chinach i nie byli polskimi rezydentami podatkowymi, pracodawca powinien sporządzić informacje IFT-1R, a nie PIT-11.
Dokument trzeba wystawić odrębnie dla każdej osoby uprawnionej, z uwzględnieniem przypadającej jej części należności.
Nie zmienia tego fakt, że pieniądze należne małoletnim dzieciom zostaną wypłacone za pośrednictwem ich matki.
W przypadku członków rodziny będących polskimi rezydentami podatkowymi co do zasady właściwa będzie informacja PIT-11. Natomiast w sprawie osób mieszkających za granicą trzeba uwzględnić ich rezydencję podatkową i odpowiednią umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania.
To właśnie kwestia obowiązków informacyjnych była elementem, w którym organ uznał stanowisko przedsiębiorstwa za nieprawidłowe.
Gdy nie ma uprawnionych członków rodziny, pieniądze wchodzą do spadku
Nie w każdym przypadku zaległe wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop trafią bezpośrednio do rodziny.
Jeżeli zmarły pracownik nie pozostawił małżonka ani innych osób spełniających warunki do uzyskania renty rodzinnej, prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą do spadku.
Wówczas obowiązują zasady dziedziczenia. Osoby uprawnione do spadku powinny wykazać swoje prawa, przedstawiając pracodawcy odpowiedni dokument, np. prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.
Zmieniają się również zasady opodatkowania. Należności nabyte w drodze spadku podlegają przepisom o podatku od spadków i darowizn, a nie PIT.
Najbliższa rodzina może skorzystać z całkowitego zwolnienia z podatku od spadków. W przypadkach, w których wymagane jest zgłoszenie SD-Z2, termin wynosi zasadniczo sześć miesięcy od powstania obowiązku podatkowego.
Jeżeli nie ma członków rodziny uprawnionych do odprawy pośmiertnej, świadczenie to nie przysługuje i nie staje się częścią spadku.
Jak odzyskać zaległą pensję, odprawę i ekwiwalent po zmarłym?
Rodzina powinna zgłosić się do pracodawcy zmarłego i wystąpić o rozliczenie należnych świadczeń. Zazwyczaj potrzebne będą akt zgonu, dokument potwierdzający małżeństwo, akty urodzenia dzieci oraz dokumenty potwierdzające uprawnienie do świadczeń.
Warto zwrócić się również o pisemne zestawienie wszystkich należności. Pracodawca powinien wskazać oddzielnie kwotę odprawy pośmiertnej, zaległego wynagrodzenia i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Ma to znaczenie nie tylko dla sprawdzenia poprawności wypłaty, ale także dla rozliczenia podatku.
W przypadku wypłaty opodatkowanych świadczeń osobom będącym polskimi rezydentami podatkowymi pracodawca co do zasady wystawia PIT-11. Przychody z praw majątkowych rozlicza się następnie w zeznaniu rocznym, zwykle PIT-36.
Wypłata świadczeń małoletnim dzieciom wymaga ponadto uwzględnienia szczególnych zasad rozliczania dochodów dzieci. Dochody z praw majątkowych co do zasady podlegają doliczeniu do dochodów rodzica, jeśli rodzic ma prawo pobierania pożytków z tego źródła. W określonych sytuacjach konieczne jest złożenie PIT/M.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 października 2026 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.593.2026.2.JŚ, nie wprowadza nowych przepisów. Potwierdza jednak ważne rozróżnienie pomiędzy świadczeniami przysługującymi rodzinie po śmierci pracownika.
Odprawa pośmiertna jest wolna od PIT, niezależnie od jej wysokości. Zaległa pensja i ekwiwalent za niewykorzystany urlop podlegają natomiast opodatkowaniu jako przychody z praw majątkowych, jeśli przechodzą bezpośrednio na osoby uprawnione na podstawie Kodeksu pracy.
Rodzina nie powinna więc zakładać, że wszystkie pieniądze wypłacone przez pracodawcę po śmierci bliskiej osoby są zwolnione z podatku. Najważniejsze jest ustalenie rodzaju świadczenia oraz podstawy jego wypłaty.
Podstawa prawna: art. 63¹ § 2 oraz art. 93 Kodeksu pracy; art. 18, art. 21 ust. 1 pkt 7, art. 41 i art. 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 października 2026 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.593.2026.2.JŚ.