25 maja wejdą w życie nowe regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych tzw. RODO. Nowe przepisy wprowadzą nie tylko konieczność informowania pracowników o stosowania monitoringu, czy też obowiązek oznaczania pomieszczeń monitorowanych. Zmiany dotkną również kwestie bardziej wrażliwe tj. monitorowanie skrzynek pocztowych, czy telefonów pracowników.

Monitoring w zakładzie pracy - nowe prawa i obowiązki pracodawcy związane z RODO / YAY foto

Tylko do 25 maja zakłady pracy mają czas na zapoznanie się z nowymi przepisami wprowadzanymi w drodze Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych, czyli tzw. RODO. Jedną z kwestii, która w odpowiedzi na nowe przepisy RODO wymaga uregulowania jest stosowanie monitoringu w zakładzie pracy. Ma to bowiem ścisły związek zarówno z ochroną przepływu informacji w zakładzie pracy, jak i z ochroną prywatności pracowników.

Dane osobowe pracownika a RODO

Monitoring w zakładzie pracy - nowe regulacje prawne

Odpowiedzią na unijną dyrektywę RODO w Polsce jest pojawienie się 28 marca 2018 roku projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w zawiązku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. RODO). W projekcie tym zaplanowano m.in. zmiany w Kodeksie pracy, które regulują w szczególności kwestie związane z monitorowaniem pracowników w zakładzie pracy.

W myśl projektowanych zapisów nadzór nad pracownikami w postaci monitoringu będzie możliwy w przypadku, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników bądź też ochrony mienia, kontroli produkcji bądź też zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W takich przypadkach pracodawca będzie mógł wprowadzić nadzór w postaci monitoringu nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy – z wyłączeniem pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz informacji.

Nagrany obraz pracodawca będzie mógł przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy – chyba, że nagrany obraz stanowić będzie dowód w postępowaniu sądowym. Wówczas termin przechowywania może ulec wydłużeniu. Po upływie terminu przechowywania zarejestrowane obrazy podlegać będą zniszczeniu.

Pracodawca poinformuje pracowników o monitoringu

Projektowane przepisy,  nakładają na pracodawców obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu w terminie nie późniejszym niżeli 2 tygodnie przez terminem jego uruchomienia. Cel i zakres stosowania monitoringu będzie ustalany w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Obowiązek oznaczenia pomieszczeń monitorowanych - dodatkowy koszt dla pracodawców

Przedsiębiorcy wraz z wejściem w życie nowych przepisów muszą liczyć się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów finansowych. Wspomniany projekt nadkłada bowiem na pracodawcę obowiązek oznaczenia każdego pomieszczenia monitorowanego za pomocą odpowiednich znaków - nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Szef zajrzy do maili i komórek pracowników

Jednym z ciekawszych zapisów projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w zawiązku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 jest zapis regulujący zasady stosowania monitoringu poczty elektronicznej. Nie od dzisiaj wiadomo, że takowy monitoring niejednokrotnie miał już miejsce w zakładach pracy – teraz jednak ma być stosowany w sposób uregulowany prawnie i tym samym bardziej oficjalny.

Art. 225. §1 projektowanej ustawy mówi bowiem, że ,, Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).”

Oznaczać to będzie, że pracodawca w celu upewnienia się, że czas pracy jest w pełni wykorzystywany zyska możliwość swobodnego przeglądania maili, zawartości komputerów, komunikatorów, czy telefonów komórkowych. Wystarczy, że poinformuje o tym pracowników dwa tygodnie przed uruchomieniem nadzoru, a cele, zakres i sposób kontroli określi w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu obowiązującym w zakładzie pracy.

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w zawiązku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. RODO) ma wejść w życie w terminie 30 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. Na tą chwilę czeka ona na przyjęcie przez Radę Ministrów.

Iwona Maczalska, PIT.pl

RODO