Które konta firmowe trzeba zgłosić administracji skarbowej?

Gazeta Podatkowa

Przedsiębiorcy coraz częściej są zmuszeni założyć konto rozliczeniowe na potrzeby wywiązywania się z obowiązków podatkowych: otrzymania zwrotu VAT, stosowania split payment, obsługi transakcji powyżej 15.000 zł. Każdy rachunek związany z prowadzoną działalnością - nie tylko rozliczeniowy - trzeba zgłosić administracji skarbowej. Dokonuje się tego poprzez złożenie CEIDG-1, NIP-2, NIP-7 albo NIP-8.

Konto firmowe

Podstawowym kontem firmowym jest bankowy rachunek rozliczeniowy lub założony dla celów działalności gospodarczej imienny rachunek w SKOK.

Banki prowadzą rachunki rozliczeniowe dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, ale mających zdolność prawną, oraz osób fizycznych wykonujących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym przedsiębiorców. Wyróżnia się rachunki rozliczeniowe bieżące i pomocnicze. Bieżące służą do gromadzenia środków pieniężnych i dokonywania rozliczeń związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą. Pomocnicze są otwierane w celu wyodrębnienia środków pieniężnych na konkretne cele (np. na fundusz remontowy) lub przeprowadzania określonych rodzajów rozliczeń finansowych (np. z wybranymi kontrahentami). SKOK-i prowadzą imienne rachunki dla celów działalności gospodarczej zasadniczo dla osób fizycznych.

Podatnicy coraz częściej muszą posiadać rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK. Konta osobiste (ROR) wykorzystywane przez wielu indywidualnych przedsiębiorców przestają być wystarczające z punktu widzenia wywiązywania się z obowiązków podatkowych (patrz ramka). Numery rachunków rozliczeniowych i imiennych rachunków w SKOK trzeba podać administracji skarbowej. Należy jednak pamiętać, że zgłoszeniu podlegają także inne konta związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, przede wszystkim rachunki powiernicze i lokaty terminowe.

Inne rachunki

Najwięcej kontrowersji budzi wymóg zgłaszania lokat - zwłaszcza krótkoterminowych.

Lokaty zakładane przez przedsiębiorcę nie są przeznaczone do dokonywania rozliczeń finansowych. Pośrednio jednak służą prowadzeniu działalności gospodarczej. Środki na nich zgromadzone pochodzą bowiem z tej działalności i są z nią związane. Organy podatkowe utrzymują więc, że trzeba zgłosić otwarcie i zamknięcie każdej lokaty terminowej, która ma przyporządkowany numer rachunku bankowego (por. interpretację podatkową Dyrektora KIS z dnia 5 marca 2018 r., nr 0111-KDIB3-3.4018.1.2018.1.MS). Lokaty terminowe podlegają zgłoszeniu bez względu na czas ich trwania (por. interpretację podatkową Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 6 grudnia 2013 r., nr IPPP2/443-1063/13-2/RR).

Obowiązek informacyjny nie dotyczy rachunku VAT. Wykorzystuje się go przy stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności za towar lub usługę. Tworzony jest automatycznie w przypadku posiadania przez podatnika rachunku rozliczeniowego lub prowadzonego dla celów działalności gospodarczej imiennego rachunku w SKOK. Funkcjonuje tylko w powiązaniu z tymi kontami. Nie jest samodzielnym rachunkiem.

Sposób zgłoszenia

Tryb zgłaszania rachunków zależy od statusu ewidencyjnego przedsiębiorcy.

Osoby wpisane w CEIDG podają konta za pośrednictwem CEIDG, na formularzu CEIDG-1, dołączając w razie potrzeby załącznik CEIDG-RB. CEIDG przekazuje zgłoszone dane do urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEIDG (np. nierejestrową) podają swoje rachunki na NIP-7. Zgłoszenie to składa się w urzędzie skarbowym. Podmioty podlegające wpisowi do KRS informują o swoich kontach poprzez złożenie w urzędzie skarbowym formularza NIP-8. Obowiązek informacyjny obejmuje również rachunki prowadzone na potrzeby rozliczeń podatkowych spółki cywilnej. Spółka cywilna nie może założyć własnego konta ("na siebie"). Wspólnicy spółki cywilnej będący osobami fizycznymi mogą za to posiadać wspólny rachunek bankowy. Jest to formalnie ich konto, a nie spółki cywilnej. Rachunek bankowy założony dla celów prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej należy jednak zgłosić urzędowi skarbowemu jako konto spółki cywilnej na druku NIP-2. Ten formularz stosują również inne podmioty (osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) niepodlegające wpisowi do KRS.


Druki CEIDG-1, NIP-2, NIP-7 i NIP-8 dostępne są w Programie DRUKI Gofin.


Przedsiębiorca może podać rachunek (rachunki) przy rejestracji działalności - w zgłoszeniu identyfikacyjnym - jeżeli już go posiada. Każdą następną informację o koncie (założeniu lub zmianie) przekazuje się poprzez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego. Nie ma obowiązku dołączenia do zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego umowy o prowadzenie rachunku.

Kiedy rachunek rozliczeniowy jest wymagany w sprawach podatkowych?

»Zwrot VAT
 Zwrot różnicy podatku następuje na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju albo na rachunek podatnika w SKOK. Przepisy prawa podatkowego (w tym art. 87 ust. 2 ustawy o VAT) nie precyzują rodzaju tego rachunku. Urzędy skarbowe wymagają jednak, aby było to konto firmowe, a nie osobiste.
»Obowiązkowy split payment
 Mechanizm podzielonej płatności (split payment) polega na tym, że część ceny odpowiadająca wartości sprzedaży netto jest płacona przez nabywcę na rachunek dostawcy (bądź też podlega rozliczeniu w inny sposób), natomiast część zapłaty odpowiadająca kwocie VAT od danej transakcji wpływa na rachunek VAT. Od 1 listopada 2019 r. mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy w przypadku transakcji spełniających łącznie następujące warunki. Sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT. Wartość brutto całej faktury przekracza 15.000 zł. Przynajmniej jedna pozycja na fakturze dotyczy towarów lub usług wrażliwych (określonych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT). Są to w szczególności płatności za: paliwa, stal, węgiel, smartfony i tablety, części i akcesoria do pojazdów silnikowych czy usługi budowlane. Podatnicy, którzy w opisanym zakresie świadczą usługi lub dostarczają towary (z załącznika nr 15 do ustawy o VAT) oraz nabywcy tych usług i towarów, są zobligowani do posiadania konta firmowego. Rachunek VAT przeznaczony do obsługi płatności split payment funkcjonuje bowiem tylko w powiązaniu z rachunkiem rozliczeniowym lub prowadzonym na cele działalności gospodarczej imiennym rachunkiem w SKOK.
»Biała lista podatników VAT
 Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy będą mieli obowiązek zapłaty za transakcje o wartości powyżej 15.000 zł na rachunek zamieszczony w Wykazie podatników VAT, jeżeli dostawca towarów lub usługodawca będzie podatnikiem VAT czynnym. W Wykazie zamieszcza się natomiast rozliczeniowe rachunki bankowe oraz imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzone przy wykorzystaniu STIR). Wpłata na konto spoza listy będzie wiązała się z sankcjami podatkowymi (niezaliczeniem wydatku do kosztów uzyskania przychodów w wysokości przekraczającej 15.000 zł oraz odpowiedzialnością solidarną wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą za jego zaległości podatkowe do wysokości kwoty podatku VAT związanego z daną dostawą towarów lub świadczeniem usług).


autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 95 (1657) z dnia 2019-11-28

Najczęstsze problemy dotyczące wdrożenia RODO. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Płatność podzielonaZmiany w VATZwrot VAT