W dobie nowoczesnych technologii, zdecydowana większość firm korzysta z mediów społecznościowych czy newsletterów w celu utrzymania kontaktu z kontrahentami i klientami. Ta forma aktywności wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych kontrahentów, klientów lub potencjalnych klientów. W ramach wykorzystywania tych form kontaktu niezbędne jest posługiwanie się danymi osobowymi, jak na przykład adres e-mail, numer telefonu, imię i nazwisko.

» RODO: Realizacja praw osób, których dane dotyczą

Kontakt marketingowy oczywiście oznacza konieczność dostosowania wewnętrznych procedur i procesów do wymagań ustawy oraz rozporządzenia (RODO). Niezbędne jest wskazanie odpowiedniej podstawy prawnej oraz spełnienie obowiązku informacyjnego. Niekiedy niezbędne jest również uzyskanie zgody na taką formę kontaktu.

Zgoda na marketing powinna określać:

• kanał przyszłego kontaktu z potencjalnym klientem
• cel tego kontaktu
• podmiot, na rzecz którego zgoda jest udzielana

Źródło: shutterstock

» Najnowsze kary za naruszenia przepisów RODO

W celu uniknięcia wątpliwości wskazuje się jednocześnie, że zgoda powinna być udzielana na rzecz jednego podmiotu wskazanego w treści zgody. Należy pamiętać, że zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści.

Przepisy dotyczące rozporządzenia o ochronie danych osobowych jasno wskazują w art. 6 i art. 9, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wyłącznie w przypadkach i w zakresie, w jakim spełniony jest jeden z warunków określonych w nich określony. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,  jedną z samodzielnych podstaw przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes administratora. Wystąpienie tej przesłanki powoduje, że przetwarzanie danych jest prawnie dopuszczalne i może być realizowane bez konieczności występowania o zgodę do osoby, której dane dotyczą.

Wybór podstawy prawnej wiąże się z koniecznością przeprowadzenia testu równowagi i wyborem pomiędzy zgodą a inną podstawą prawną.

Zapewnienie zgodności z RODO to jednak pierwszy krok do sukcesu nie należy bowiem zapominać o innych przepisach tj. ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawa z dnia 16 lipca 2014 r – Prawo Telekomunikacyjne.

Należy przypomnieć, że w przypadku odmowy wyrażenia zgody na kontakt marketingowy, nie jesteśmy już uprawnieni do kontaktów.

Mając na uwadze zwiększoną aktywność UODO w weryfikowaniu prawidłowości prowadzonego przez przedsiębiorców marketingu, warto zwrócić uwagę na te kwestie w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Autor: Mateusz Grosicki, partner w kancelarii Graś i Wspólnicy

RODO