Przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, którzy spełnią warunki do przyjęcia kasowego PIT, mają szczególne zasady ewidencji przychodów i kosztów. Jak stosować kasowy PIT w księdze?

Warunki do spełnienia

Zgodnie z art. 14c ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) podatnik, w tym podatnik rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej, osiągający przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, stosuje metodę kasową rozliczania przychodów, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

1) przychody z prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 2.000.000 zł (kwota ta zwiększyła się w stosunku do tej, która obowiązywała w 2025 r.),

2) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie prowadzi ksiąg rachunkowych,

3) złoży właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze tej metody kasowej w terminie do dnia 20 lutego roku podatkowego (w odniesieniu do podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności w trakcie roku – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności, a jeżeli rozpoczęcie działalności nastąpiło w grudniu roku podatkowego – w terminie do końca roku).

W przypadku podatnika kontynuującego w 2026 r. działalność gospodarczą prowadzoną na własny rachunek, rozliczającego się z podatku dochodowego na podstawie księgi podatkowej, przyjęcie kasowego PIT w 2026 r. jest możliwe, gdy jego przychody za 2025 r. nie przekroczyły kwoty 2.000.000 zł i gdy złoży oświadczenie w tej sprawie do 20 lutego 2026 r. Oczywiście w takiej sytuacji kasowy PIT obowiązuje go od 1 stycznia 2026 r., co oznacza, że księga podatkowa od początku roku musi być prowadzona z uwzględnieniem szczególnych zasad kasowego rozliczania pdof.

Dokonany wybór metody kasowej dotyczy również lat następnych, chyba że podatnik, w terminie do dnia 20 lutego roku podatkowego, zawiadomi na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z tej metody. Jeśli zatem podatnik kontynuujący w 2026 r. działalność gospodarczą prowadzoną na własny rachunek stosował w 2025 r. metodę kasową i zamierza ją stosować także w 2026 r. – nie musi ponownie zawiadamiać o tym urzędu skarbowego.

W przypadku wyboru kasowego PIT podatnik jest obowiązany stosować tę metodę przez cały rok podatkowy.

Przychody w księdze

Metoda kasowa ma zastosowanie wyłącznie do przychodów, które wynikają z transakcji między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców oraz są udokumentowane fakturami. W odniesieniu do transakcji np. z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej do ustalenia daty przychodu należy stosować ogólne zasady wynikające z art. 14 ust. 1c-1i ustawy o pdof (patrz ramka).

Przy metodzie kasowej rozliczania przychodów za datę powstania przychodu uważa się dzień uregulowania należności, nie późniejszy niż: dzień upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury, albo dzień likwidacji działalności gospodarczej (art. 14c ust. 2 ustawy o pdof). Przez uregulowanie należności rozumie się również częściowe uregulowanie należności oraz wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Metoda kasowa rozliczania przychodów nie ma zastosowania do przychodów z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Nie ma też zastosowania do przychodów z transakcji między podatnikiem a podmiotem powiązanym lub podmiotem z kraju stosującego szkodliwą konkurencję podatkową, o których mowa w art. 14c ust. 5 ustawy o pdof.

W przypadku przychodów rozliczanych metodą kasową w kolumnie 2 księgi podatkowej „Data zdarzenia gospodarczego” należy wpisać datę powstania przychodu określoną zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o pdof. W takiej sytuacji w kolumnie 3 księgi „Oznaczenie dowodu księgowego” trzeba wpisać oznaczenie faktury dokumentującej przychód, który powstaje w dacie określonej tym przepisem. Tak wynika z załącznika do rozporządzenia MFiG w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299).

Co ważne, w myśl art. 24a ust. 1da ustawy o pdof, podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję faktur dokumentujących przychody rozliczane metodą kasową, o której mowa w art. 14c ustawy o pdof. Ewidencja ta powinna zawierać datę wystawienia faktury, numer faktury, kwotę należności wynikającą z faktury oraz datę uregulowania należności.

Koszty w księdze

Koszty uzyskania przychodów (za wyjątkiem odpisów amortyzacyjnych) poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje metodę kasową, wynikające z transakcji dokonanych między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, są potrącane w roku podatkowym, w którym zostało uregulowane zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu. Tak wynika z art. 22 ust. 4a ustawy o pdof. Koszty, do których nie może być przyjęta metoda kasowa rozliczania, powinny być potrącane na ogólnych zasadach, tj. zgodnie z metodą uproszczoną określoną w art. 22 ust. 4 i ust. 6b ustawy o pdof lub memoriałową zdefiniowaną w art. 22 ust. 5-5c i ust. 6 ustawy o pdof.

W przypadku kosztów rozliczanych metodą kasową w kolumnie 2 księgi należy wpisać zasadniczo datę potrącenia kosztu uzyskania przychodu określoną zgodnie z art. 22 ust. 4a ustawy o pdof. W kolumnie 3 księgi trzeba wpisać oznaczenie faktury lub innego dowodu, dokumentujących poniesienie kosztu potrącanego zgodnie z tym przepisem (w myśl załącznika do rozporządzenia).

Gazeta Podatkowa nr 11 (2303) z dnia 2026-02-05

Podatek dochodowy w orzecznictwie. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl