Jak rozliczyć zakup upominków świątecznych dla pracowników i kontrahentów?

15.12 Jak rozliczyć zakup upominków świątecznych dla pracowników i kontrahentów?

Czy wydatki związane z zakupem kartek świątecznych i upominków dla pracowników oraz kontrahentów będą stanowiły koszty uzyskania przychodu? Czy można odliczyć z tytułu tych zakupów VAT naliczony i czy trzeba naliczać podatek należny?

Moim zdaniem koszty związane z nabyciem wskazanych w pytaniu upominków i kartek świątecznych mogą stanowić koszt podatkowy. Wyjaśnienia dotyczące VAT zostały przedstawione niżej.

Podatek dochodowy

Kosztami podatkowymi są koszty pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami (art. 15 ust. 1 updop). Należy więc za każdym razem rozważyć, czy wydatki na nabycie kartek oraz upominków będą miały taki związek.

Przekazanie kontrahentom życzeń na zakupionych kartkach czy drobnych upominków ma budować w ich postrzeganiu pozytywny obraz przedsiębiorstwa podatnika i zachęcać do skorzystania z usług czy zakupu towarów firmy. Stanowi więc w istocie formę reklamy przedsiębiorstwa i jego produktów. Koszty związane z nabyciem upominków i kartek, ale też inne koszty, związane z ich wysłaniem (np. opłaty pocztowe czy koszty pakowania) mogą stanowić koszt podatkowy, ponoszone są bowiem w celu osiągnięcia w przyszłości przychodów albo zabezpieczenia ich źródła.

Należy przy tym zauważyć, że nie powinno się wydatków tego rodzaju kwalifikować jako wydatków na reprezentację. Wysyłanie kartek świątecznych czy wręczanie z okazji świąt drobnych upominków jest przyjętym zwyczajem, pozostającym w granicach normalnych zachowań wynikających z więzów towarzyskich, rodzinnych czy biznesowych. O reprezentacji można zaś mówić jedynie wtedy, gdy wydatki ponoszone są w celu wywołania wrażenia wytworności czy okazałości (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Pod tym kątem jednak należy analizować rodzaj wręczanych upominków. Analogiczne stanowisko wyraził m.in. Minister Finansów w interpretacji z 29 stycznia 2008 r. (nr ILPB3/423-192/07-2/MC).

Podobnie pod kątem związku przyczynowo-skutkowego z przychodami należy rozpatrywać wydatki na nabycie upominków dla pracowników. W mojej ocenie w tym przypadku związek przyczynowo-skutkowy będzie polegał na motywacyjnym charakterze takich świadczeń ze strony pracodawcy, budującym lojalność pracowników wobec firmy. Wydatki te mają więc na celu nie tylko wypełnienie wynikających z norm zwyczajowych zasad, ale przede wszystkim zwiększenie produktywności zatrudnionych, a więc w sposób pośredni – osiąganie przychodów w przyszłości. Także w tym przypadku brak więc przeciwwskazań do zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów podatkowych.

Podatek od towarów i usług

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w zakresie, w jakim nabywane przez podatników towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Prawo to przysługuje m.in. w przypadku nabywania towarów i usług nabywanych na cele reprezentacji, reklamy oraz promocji działalności opodatkowanej podatnika. W konsekwencji nie ulega wątpliwości, że podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną mogą odliczać podatek naliczony przy zakupie kartek świątecznych i upominków przekazywanych kontrahentom (niezależnie od tego, czy działania takie zostaną uznane za reprezentację czy reklamę).

Należy podkreślić, że przekazanie takich kartek świątecznych kontrahentom nie podlega opodatkowaniu VAT. Opodatkowaniu tym podatkiem nie podlega również z pewnością przekazanie kontrahentom upominków w zakresie, w jakim towary te będą stanowić prezenty o małej wartości (art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT). W pozostałym zakresie (tj. w zakresie, w jakim w ramach reprezentacji i reklamy kontrahentom przekazywane są upominki niestanowiące prezentów o małej wartości) przekazywanie upominków kontrahentom będzie podlegać opodatkowaniu VAT, jeżeli przy ich nabyciu przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT).

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje również z pewnością przy zakupie kartek świątecznych przekazywanych pracownikom (jednocześnie przekazanie takich kartek pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT).

Jeśli chodzi o zakupy upominków przeznaczonych dla pracowników, pojawiają się wątpliwości. Z jednej bowiem strony można przyjąć, że wszelkie zakupy towarów przeznaczonych dla pracowników są zakupami towarów pośrednio wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych (założywszy, iż podatnik wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane – art. 86 ust. 1 ustawy o VAT), które dają prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich zakupie. Przyjęcie takiego wniosku powoduje, że przekazanie pracownikom towarów niebędących prezentami o małej wartości podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jako nieodpłatne dostawy towarów (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT).

Z drugiej jednak strony można przyjąć, że związek pomiędzy zakupami towarów przeznaczonych dla pracowników a wykonywanymi przez podatnika (pracodawcę) czynnościami opodatkowanymi jest zbyt pośredni, aby można było korzystać z prawa do odliczenia w tym zakresie. Przyjęcie takiego stanowiska oznacza, że przekazanie takich towarów pracownikom nie jest objęte VAT jako nieodpłatna dostawa towarów (opodatkowaniu VAT na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT podlega bowiem wyłącznie przekazanie towarów, przy których nabyciu/wytworzeniu przysługiwało prawo do odliczenia).

Według mnie bardziej prawidłowy jest pierwszy z zaprezentowanych poglądów (takie też stanowisko zdają się prezentować organy podatkowe – zob. np. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 września 2009 r., nr IPPP1-443-555/09-5PR). Przyjęcie takiego stanowiska oznaczałoby, że podatnicy mogą odliczać podatek naliczony przy zakupach upominków przeznaczonych dla pracowników, a jednocześnie przekazanie pracownikom upominków niebędących prezentami o małej wartości podlega opodatkowaniu VAT (a więc w zakresie tym konieczne jest naliczanie podatku należnego).

Podstawa prawna:

• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
• art. 7 ust. 2, 3 i 4, art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Krzysztof Klimek
konsultant podatkowy