Jak przygotować się do kontroli urzędu skarbowego?

16.02.2015 10:00 (aktualizacja: )

Hasło „kontrola skarbowa” w niemal każdym przedsiębiorcy – bez względu na charakter wykonywanej działalności czy na wielkość podmiotu, bez względu również na to, czy kontrolowana jest osoba fizyczną prowadząca jednoosobową działalność czy spółka kapitałowa – wywołuje raczej negatywne emocje. Czy słusznie w polskiej mentalności przyjęła się teoria o bezwzględności urzędniczej?

Opinie w tym zakresie są różne. Jedni twierdzą, że urząd skarbowy jest wyspecjalizowaną jednostką mającą na celu zniechęcanie Podatnika do prowadzenia jakiejkolwiek działalności, inni z kolei zauważają, że o ile w latach 90-tych urząd rzeczywiście kojarzył się z instytucją „sztywną”, o tyle obecne zmiany – zarówno w sposobie bycia, jak i wiedzy urzędników – idą ku lepszemu, w związku z czym zawiązuje się wspólna nić porozumienia. Pewnie na tak – czasem skrajnie – odmienne stanowiska wpływa również poziom znajomości praw i obowiązków podatnika, jego zrozumienie dla osoby kontrolującej oraz wszelkie inne subiektywne czynniki oddziałujące na naszą psychikę.

Procedury kontroli skarbowej i podatkowej

Summa summarum, kontrola skarbowa jest i nic nie wskazuje na to, żeby miała przestać istnieć w najbliższej przyszłości. Dlatego też zamiast po raz kolejny nastawiać się negatywnie, warto zajrzeć do Ordynacji podatkowej, a także zapoznać się wcześniej z kilkoma radami, w jaki sposób przygotować się do kontroli z urzędu skarbowego.

Jak przygotować się do kontroli podatkowej
Źródło: Thinkstock

Czym jest kontrola podatkowa?

Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Kontrola podatkowa jest przeprowadzana przez organy podatkowe pierwszej instancji. Jedynie kwestia sprawdzenia stosowania uznanej metody ustalania ceny transakcyjnej między podmiotami powiązanymi, leży w gestii Ministra Finansów.

Kontrola może być przeprowadzona u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych, którzy ogólnie są określani mianem „kontrolowanych”. Jeśli jednak kontrolowany nie może być obecny podczas kontroli (np. z powodu choroby), wówczas ma prawo wyznaczyć osobę upoważnioną do działania w zakresie odbioru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, wyrażenia zgody na jej wszczęcie przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, odbioru upoważnienia do jej przeprowadzenia, zakończenia kontroli oraz złożenia wyjaśnień i ewentualnych zastrzeżeń do protokołu pokontrolnego i wszystkich czynności kontrolnych.

Przygotuj się do kontroli

Kontrolę podatkową wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni (chyba że kontrolowany wyrazi na to zgodę) i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Jeżeli upłynęło 30 dni od dnia doręczenia kontrolowanemu zawiadomienia i w tym czasie kontrola nie została przeprowadzona, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia.

Niesie to za sobą pewne korzyści, z których każdy Podatnik powinien mądrze skorzystać!

Po pierwsze: Podatnik musi zostać zawiadomiony o kontroli. Czyli mit, że oto otwierają się drzwi naszej firmy i do biura wchodzi wysoki, smukły i przerażająco niesympatyczny mężczyzna ze słowami: „Dzień dobry, ja z urzędu”, jest nieprawdziwy. Podatnik wie o zamiarze wszczęcia kontroli.

Kontrolowany nie musi być zawiadamiany jedynie w przypadku, kiedy:

  • kontrola dotyczy zasadności zwrotu podatku VAT, ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych albo niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej, ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury lub kiedy dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin, a także, jeśli czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia jego dowodów,
  • organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany został prawomocnie skazany za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli (w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej – do każdego wspólnika) lub jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji albo nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Jednakże poza powyższymi (de facto ekstremalnymi) wyjątkami, z zasady kontrolowany wie o kontroli. Co więcej, poza standardowymi informacjami, czyli jaki organ przeprowadzi kontrolę, już na 7 dni wcześniej zna on zakres przedmioty kontroli. Oznacza to, że ma, co najmniej 7 dni na przejrzenie dokumentów związanych z kontrolowanym obszarem, złożenie ewentualnych korekt deklaracji (uwaga: w trakcie trwania kontroli nie ma możliwości dokonywania korekt!), uzupełnienie dokumentów rozliczeniowych, zapłatę zaległości podatkowych… czyli mądry Podatnik wykorzysta te 7 dni na wewnętrzną kontrolę badanego obszaru oraz usunięcie wszelkich stwierdzonych nieprawidłowości!

Czynności kontrolne mogą być dokonywane tylko w Twojej obecności

Ordynacja podatkowa wyraźnie wskazuje, że czynności kontrolne dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, chyba że kontrolowany zrezygnuje z tego prawa (rezygnacja musi być złożona w formie pisemnego oświadczenia).

Poznaj prawa kontrolującego

Powszechnie uważa się, że urząd skarbowy ma niczym nieograniczoną władzę. Oczywiście, włada on licznymi przywilejami, wśród których można wymienić choćby możliwość wezwania pomocy Policji, jednakże wszystkie jego prawa są ściśle określone. Przed kontrolą podatkową warto je sobie odświeżyć – przynajmniej po to, aby nie dać się wodzić urzędnikowi za nos i być przesłuchiwanym w niemalże każdej sferze naszego życia (niektórzy urzędnicy mogą bowiem cechować się tzw. „nadgorliwością”), jak i po to, żeby w razie chęci stawiania przez nas oporu w nieuzasadnionych przypadkach, nie musieć ponosić z tego tytułu konsekwencji.

Urząd skarbowy ma prawo do:

  • wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego,
  • wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe,
  • żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin,
  • żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej,
  • zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą,
  • zabezpieczania zebranych dowodów,
  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
  • żądania przeprowadzenia spisu z natury,
  • przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób,
  • zasięgania opinii biegłych.

Ponadto kontrolujący może wydać żądania wydania na czas trwania kontroli (za pokwitowaniem) próbek towarów lub akt, ksiąg i innych dokumentów, jeśli uzna, że są one nierzetelne lub gdy podatnik nie udostępni samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

Zresztą dla ułatwienia współpracy najkorzystniejszym rozwiązaniem jest wydzielenie jednego pomieszczenia na okres kontroli, które będzie tylko do dyspozycji urzędników. Po pierwsze sami urzędnicy będą czuli się bardziej komfortowo, co przyczyni się do większego optymizmu, jak również i my nie będziemy skrępowani tym, że wykonujemy swoje codzienne obowiązku, a zza drugiego biurka nieustannie patrzą na nas bystre oczy urzędnika. Atmosfera w pracy jest bardzo istotnym elementem, dlatego warto o nią zadbać również podczas kontroli skarbowej. Po drugie Ordynacja podatkowa nakłada na kontrolowanego obowiązek udostępnienia samodzielnego pomieszczenia dla kontrolującego, mimo że używa do tego sformułowania „w miarę możliwości”.

Pamiętać należy również o tym, że w przypadku, kiedy urzędnik trafi na opór uniemożliwiający lub utrudniający przeprowadzenie czynności kontrolnych, może wezwać pomocy Policji, Straży Granicznej lub straży miejskiej (gminnej) albo zwrócić się o ich asystę, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że na taki opór natrafi.

I jeszcze jedna kwestia, o której nie zawsze pamiętamy. Często w naszych zakładach pracy istnieje konieczność uzyskania specjalnych przepustek, aby przejść do konkretnego pomieszczenia. Należy pamiętać, że kontrolujący urzędnik ma prawo do wstępu na teren jednostki oraz do poruszania się po nim bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz że nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w regulaminach wewnętrznych. Jedyne, co obowiązuje urzędnika, to przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy. Dlatego też przed wizytą kontrolującego zapewnijmy mu uprawnienia do takiego poruszania się po naszym zakładzie, które umożliwi mu dostęp „zawsze” i „wszędzie”.

Uświadom sobie, jakie masz obowiązki

Aby kontrola z urzędu skarbowego przebiegła bezboleśnie dla obu stron, warto znać swoje obowiązki. Kontrolowany musi umożliwić wykonywanie czynności kontrolnych. To umożliwienie polega w szczególności na udostępnieniu nieodpłatnie filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli oraz przedstawianiu na żądanie tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Niestety, drugi z nałożonych na kontrolowanego obowiązków może być kłopotliwy i kosztowny. Po pierwsze tłumaczenie musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego, a po drugie – znaczna część firm czy przedsiębiorców polskich współpracuje z zagranicznymi kontrahentami, co skutkuje tym, że umowy handlowe często sporządzane są w języku obcym, a podatnik w swojej dokumentacji nie posiada jej tłumaczenia na język polski. Dlatego też sporządzając umowy z klientami czy dostawcami warto zadbać o to, aby były one dwujęzyczne.

Kontrola, kontrola i… co dalej?

Przebieg kontroli jest udokumentowany w protokole. Po jej zakończeniu protokół jest doręczony kontrolowanemu. Jeśli kontrolowany nie zgadza się z jego treścią, w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia ma prawo przedstawić swoje zastrzeżenia lub wyjaśnienia.

Jeżeli z kolei zgadzamy się, co do zastrzeżeń pokontrolnych, w ciągu 14 dni jesteśmy zobligowani do zawiadomienia urzędu o sposobie załatwienia tychże zastrzeżeń, przy czym zawiadomienie to powinno obejmować uzasadnienie stanu faktycznego oraz prawnego.

Pamiętajmy również o tym, że jeśli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, kontrolowany ma obowiązek zawiadomienia organu podatkowego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej. W razie niedopełnienia tego obowiązku postanowienie o wszczęciu postępowania podatkowego uznaje się za doręczone pod adresem, pod który doręczono protokół kontroli.

Kontrolę uznaje się za zakończoną w dniu doręczenia protokołu.

Sławomir Ekman, http://24ivalue.pl/