Informowanie o wynagrodzeniu na etapie rekrutacji

Dnia 24 grudnia 2025 r. wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy ustanawiająca obowiązek podania do wiadomości kandydatowi/kandydatce, w trakcie procesu rekrutacji do pracy, danych o wysokości wynagrodzenia, jakie będzie im przysługiwało na stanowisku, o które się ubiegają. Wprowadzony zostanie również zakaz pozyskiwania przez pracodawcę informacji o wynagrodzeniu kandydata/kandydatki w dotychczasowym zatrudnieniu.

Źródło: Shutterstock

Wskazanie wynagrodzenia

Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy (Dz. U. poz. 807), która wejdzie w życie dnia 24 grudnia 2025 r., wprowadzi do Kodeksu pracy m.in. art. 18^3ca. Będzie on stanowił, iż osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku otrzymuje od pracodawcy informację o:

1) wynagrodzeniu, o którym mowa w art. 18^3c § 2 K.p., jego początkowej wysokości lub jego przedziale (tzw. widełkach płacowych) - opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz

2) odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania - w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Informacje należy przekazać w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie występuje obowiązek jej podpisania przez pracodawcę ręcznie czy też kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wystarczy w związku z tym przekazanie kopii papierowej czy wysłanie e-maila kandydatowi/kandydatce. Informacja nie może zostać podana tylko i wyłącznie ustnie. Nowelizacja nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a ponadto, żeby proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Oznacza to wskazanie w ogłoszeniu podwójnych nazw stanowisk (w rodzaju męskim i żeńskim) lub też posłużenie się nazwą opisową stanowiska. Zabronione będzie używanie sformułowań takich jak np.: "poszukuję sprzedawczyni do pracy w sklepie". W związku z powyższym pracodawca powinien sprawdzić i ewentualnie zaktualizować obowiązujące w zakładzie pracy ogłoszenia rekrutacyjne, opracować politykę wynagrodzeń, przeszkolić dział HR w tym zakresie, jak również monitorować wynagrodzenia wewnętrzne, żeby nie doszło do nierówności płacowych.

Termin przekazania i zakres informacji

Informację o wynagrodzeniu pracodawca powinien przekazać z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nią przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, zapewniając w ten sposób świadome i przejrzyste negocjacje. Może to uczynić:

• w ogłoszeniu o naborze na stanowisko,
• przed rozmową kwalifikacyjną - jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym była mowa,
• przed nawiązaniem stosunku pracy - jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa wyżej lub przed rozmową kwalifikacyjną.

Informacja, której dotyczy wprowadzany art. 18^3ca K.p., odnosi się nie tylko do wynagrodzenia zasadniczego, ale również pozostałych składników wynagrodzenia bez względu na ich nazwę i charakter. Wynagrodzenie pracowników obejmuje bowiem także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane zatrudnionym w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna. Informacja o wynagrodzeniu zasadniczym może obejmować wskazanie kwotowo płacy o skonkretyzowanej wysokości, podanie wynagrodzenia minimalnego (początkowego) lub tzw. widełek płacowych występujących na danym stanowisku (patrz ramka). Jeżeli w zakładzie pracy występuje regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, kandydatowi/kandydatce powinno się również przekazać wyciąg z tych dokumentów, odnoszący się do składników wynagrodzenia i ich wysokości. Dodatkowo w sytuacji, gdy u pracodawcy występuje załącznik do regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy wskazujący widełkowo wynagrodzenie, które przysługuje osobom na stanowisku, o które kandydat/kandydatka się ubiega, należy wydać z niego w tym zakresie wyciąg. W przypadku udzielenia informacji w wyżej wskazany sposób nie dojdzie do naruszenia przepisów RODO. Kandydat/kandydatka uzyska bowiem ogólną, dookreśloną jedynie widełkowo informację o wysokości minimalnego i maksymalnego wynagrodzenia przysługującego na stanowisku, którego dotyczy proces rekrutacyjny.

Bez dyskryminacji

Należy zważyć, iż art. 18^3c K.p. wskazuje, iż pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę. Kandydaci/kandydatki do pracy w przypadku zatrudnienia, powinni uzyskiwać wynagrodzenie zbliżone bądź tożsame jak osoby zajmujące takie same stanowisko w danym zakładzie pracy. Zgodnie z art. 78 K.p. wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Główny Inspektorat Pracy, analizując tę kwestię w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 27 września 2021 r., wskazał jednak, że: "(...) Prace tożsame pod względem rodzaju i kwalifikacji wymaganych do ich wykonywania na tych samych stanowiskach pracy funkcjonujących u danego pracodawcy mogą różnić się co do ilości i jakości, a wówczas nie są pracami jednakowymi w rozumieniu art. 18^3c § 1 K.p. - ilość i jakość świadczonej pracy są w świetle art. 78 § 1 K.p. podstawowymi kryteriami oceny pracy na potrzeby ustalania wysokości wynagrodzenia. Stanowią one dopuszczalne przesłanki różnicowania wynagrodzenia (...)".

Pracodawca w trakcie procesu rekrutacji może uzyskać od kandydata/kandydatki informację o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem danych o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy. Rozwiązanie to ma na celu przeciwdziałanie pogłębianiu dysproporcji płacowych.

Gazeta Podatkowa nr 95 (2283) z dnia 2025-11-27

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i polityka szkoleniowa firmy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

WynagrodzeniaFormy zatrudnieniaPrzedsiębiorcaKodeks pracyPrawo pracyHome 1