Początkowo podczas prac nad wprowadzaniem przepisów dotyczących obowiązkowego sporządzania faktur ustrukturyzowanych nie brano pod uwagę możliwości przesyłania załączników do e-Faktur. Wychodząc jednak naprzeciw potrzebom, głównie dostawców mediów (energii, gazu itp.) oraz świadczących usługi telekomunikacyjne, zgłaszanym w ramach konsultacji nad nowelizacją ustawy o obligatoryjnym KSeF, dodano przepisy, na podstawie których została wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu dla tego rodzaju działalności przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem.
Faktura z załącznikiem
Do ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) z dniem 1 lutego 2026 r. zostanie dodany art. 106gba ustawy o VAT, który będzie regulował możliwość wystawienia i przesłania do KSeF faktury ustrukturyzowanej oraz faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT (czyli faktury wystawionej w czasie awarii lub niedostępności KSeF, jak też wystawionej w trybie offline24), wraz z załącznikiem, zwanych fakturami z załącznikiem. Jednak taka możliwość dotyczyć ma czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto. Załącznik będzie wówczas integralną częścią zarówno faktury ustrukturyzowanej, faktury wystawionej w czasie awarii lub niedostępności KSeF, jak i tej wystawionej w trybie offline24 oraz zawierać będzie wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi.
Należy podkreślić, że jedna faktura będzie mogła zawierać tylko jeden załącznik. Ponadto użyte w art. 106gba ustawy wyrażenie "ściśle powiązane" oznacza, że podatnicy nie będą mogli wśród tych danych zamieszczać treści reklamowych czy informacji marketingowych, a jedynie dane wynikające z charakteru prowadzonej działalności i powiązane z obowiązkowymi elementami faktury.
Ważne jest zgłoszenie
Podatnik przed wystawieniem i przesłaniem do KSeF faktury z załącznikiem będzie obowiązany złożyć zgłoszenie do Szefa KAS, przy użyciu usługi e-Urząd, o zamiarze wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać już od 1 stycznia 2026 r.
Do złożenia takiego zgłoszenia będzie uprawniony podatnik posiadający konto w e-Urzędzie Skarbowym, na którym został podany aktualny adres poczty elektronicznej lub numer telefonu w celu, o którym mowa w art. 35e ust. 8 ustawy o KAS (Dz. U. z 2025 r. poz. 1131). Integralną częścią zgłoszenia będzie oświadczenie podatnika o tym, że jest on świadomy konsekwencji wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem niezgodnie z zasadami określonymi przez MF. Naruszenie tych zasad będzie bowiem skutkowało odebraniem podatnikowi możliwości wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem.
Ponadto podatnik będzie zobowiązany do zgłoszenia do Szefa KAS zamiaru zaprzestania wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem.
Złożenie powyższych zgłoszeń będzie potwierdzane przez e-Urząd Skarbowy poprzez UPO.
Podatnik będzie mógł wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem dopiero po otrzymaniu od Szefa KAS potwierdzenia możliwości wystawiania i przesyłania tych faktur do tego systemu. Faktura z załącznikiem będzie wystawiana i przesyłana do KSeF w postaci pliku XML. Maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem będzie mógł wynosić 3 MB.
Gdy podatnik zawrze w załączniku np. informacje marketingowe lub treści reklamowe, czyli będzie działać niezgodnie z przeznaczeniem tej funkcjonalności KSeF, możliwość wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do systemu zostanie mu odebrana po automatycznym zidentyfikowaniu przypadku wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem niezgodnie z zasadami.
Jeśli podatnik zgłosi zamiar zaprzestania wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF, możliwość wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF zostanie mu odebrana po otrzymaniu potwierdzenia od Szefa KAS o odebraniu możliwości wystawiania tych faktur. Zarówno potwierdzenie możliwości wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF, jak i powiadomienie o odebraniu tej możliwości będą dokonywane przez Szefa KAS w drodze czynności materialno-technicznej, realizowanej automatycznie przez e-Urząd Skarbowy.
 | Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin - funkcjonalność w przygotowaniu! |
Szczegółowe warunki składania przedmiotowego zgłoszenia, szczegółowy zakres danych, jakie powinno zawierać zgłoszenie o wystawianiu i przesyłaniu do KSeF faktur z załącznikiem wraz z treścią oświadczenia, a także zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem określono w projekcie rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z KSeF (druk nr 827 z wykazu RCL).
Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi.
» Zgłoszenie o zamiarze przesyłania faktur ustrukturyzowanych wraz z załącznikiem ma zawierać:
» Zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem ma zawierać:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Gazeta Podatkowa nr 86 (2274) z dnia 2025-10-27
Profilaktyczna ochrona zdrowia pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl