Ewidencja najmu: podatek od najmu może nie być wysoki

Piotr Szulczewski 05.11.2015 10:00 (aktualizacja: )

Podatnicy często wybierają do opodatkowania najmu prywatnego ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wynosi on 8,5% od uzyskanego przychodu. Tymczasem skrupulatne rejestrowanie kosztów i prowadzenie ewidencji najmu może obniżyć podatek z tytułu najmu znacznie poniżej tej wartości, a nawet zupełnie go wyeliminować.

Ewidencja najmu - podatek od najmu może nie być wysoki

Źródło: YAY foto

Prywatne przychody z najmu nie muszą być obowiązkowo ewidencjonowane. Podatnik prowadzi ewidencję dla celów prywatnych. Wprowadza do niej wyłącznie przychody faktycznie uzyskane – w dacie ich otrzymania lub postawienia do dyspozycji (przychody należne lecz nieotrzymane, takie jak opóźniony czynsz zwiększają przychody dopiero w dacie faktycznej płatności). Odpowiednio koszty rozlicza się w dacie wystawienia dokumentu, który potwierdza poniesienie kosztu. Uproszczona metoda rozliczania kosztów stosowana w tym przypadku pozwala na rozliczaniu kosztów mediów w jednym okresie i nie dzieleniu ich na okresy, których dotyczą.

Przed zaprowadzeniem ewidencji podatnik powinien ustalić wartość początkową wynajmowanej nieruchomości oraz zastosować odpowiednią stawkę amortyzacyjną. Koszt udostępnianych mebli, zastawy, sprzętu RTV, AGD, o ile nie stanowią elementów wbudowanych w lokal (np. komandor) może być w całości rozliczany w dacie zakupu. Nie podwyższa tym samym wartości początkowej. W zależności od tego, czy najem dotyczy nieruchomości nowej, czy używanej oraz czy jest to nieruchomość mieszkalna czy niemieszkalna, zastosować można różne stawki amortyzacji.

W przypadku budynków i lokali mieszkalnych stawka to 1,5% wartości początkowej rocznie, w przypadku budynków lub lokali niemieszkalnych – 2,5%. W przypadku używanych budynków lub lokali, po raz pierwszy wprowadzanych do ewidencji najmu, stawka to wynosi:

  • dla budynków i lokali mieszkalnych – 10 lat,
  • dla budynków (lokali) niemieszkalnych, dla których stawka amortyzacyjna z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 2,5% - 40 lat pomniejszone o pełną liczbę lat, które upłynęły od dnia ich oddania po raz pierwszy do używania do dnia wprowadzenia do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej przez podatnika, z tym że okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat.

Ewidencja kosztów najmu

Ewidencjonując koszty podatnik powinien wskazywać na rodzaj kosztu, datę ewidencjonowania (celem ustalenia zaliczki na podatek) kwoty wydatku (netto, brutto). Porównując koszty i przychody – jest on w stanie ustalić wartość zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Przykład

Kowalski wynajmuje lokal mieszkalny, używany o wartości początkowej 300.000 zł. Przychód miesięczny to 3000 zł. Stosuje 10% odpisy amortyzacyjne rocznie (30.000 zł rocznie, 2500 miesięcznie). W pierwszym roku ponosi koszty mediów, czynszu, zakupu sprzętu do mieszkania.

Ewidencja najmu mieszkania ul. Kolankowska 112e/4 00-000Warszawa
Rodzaj kosztudatawartośćRodzaj przychodudatawartość
Październik 2015 r.
amortyzacja1.10.20152500 złCzynsz – Nowak10.10.20153000 zł
Sprzęt - lodówka2.10.20151500 zł   
Czynsz4.10.2015500 zł   
Opłaty - prąd4.10.2015120 zł   
Opłaty - ciepło4.10.2015100 zł   
Sprzęt - łóżko10.10.20151000 zł   
Sprzęt - fotel15.10.2015800 zł   
Sprzęt - szafa10.10.2015700 zł   
Suma:7220 złSuma:3000 zł

Październik przyniósł stratę 4220 zł, którą wynajmujący może rozliczyć w kolejnych okresach. Zaliczka na podatek wynosi 0 zł. W przypadku, gdyby opłacano podatek ryczałtem, wyniósł by on 3000x 8,5% = 255 zł.

Piotr Szulczewski, VAT.pl