Dostęp do informacji publicznej w świetle RODO

Gazeta Podatkowa

Jak pogodzić prawo dostępu do informacji publicznej z regulacjami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (tzw. RODO)? To pytanie nurtuje wielu administratorów danych, którzy jednocześnie realizują zadania publiczne. Część z nich w momencie wpłynięcia wniosku o udostępnienie informacji publicznej stwierdza "RODO mi na to nie pozwala". Nic bardziej mylnego. RODO nie ogranicza dostępu obywateli do informacji publicznej, a jedynie wskazuje zasady właściwego przetwarzania danych osobowych przez administratorów danych.

Zależność między RODO a ustawą o dostępie do informacji

Motyw 4 preambuły do RODO stanowi, że prawo do ochrony danych osobowych nie jest prawem bezwzględnym. Należy je postrzegać w kontekście jego funkcji społecznej i wyważyć względem innych praw podstawowych w myśl zasady proporcjonalności. Prawo do informacji publicznej jest jednym z praw podstawowych, bowiem zostało zagwarantowane w art. 61 polskiej Konstytucji. Obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa. Prawo do uzyskiwania informacji obejmuje dostęp do dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, z możliwością rejestracji dźwięku lub obrazu.

Kto i kiedy może żądać dostępu do informacji?

Prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje każdej zainteresowanej osobie. Co więcej, od osoby ubiegającej się o taką informację nie wolno żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego.

W ramach takiego uprawnienia można żądać:

1) uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego,

2) wglądu do dokumentów urzędowych,

3) dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów.

Zobowiązane do udostępniania informacji publicznej są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, w szczególności:

  • organy władzy publicznej,
     
  • organy samorządów gospodarczych i zawodowych,
     
  • podmioty reprezentujące zgodnie z odrębnymi przepisami Skarb Państwa,
     
  • podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne albo osoby prawne samorządu terytorialnego oraz podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego,
     
  • podmioty reprezentujące inne osoby lub jednostki organizacyjne, które wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym, oraz osoby prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.

Osoby pełniące funkcje publiczne

Sama ustawa o dostępie do informacji publicznej określa, kiedy prawo to podlega ograniczeniu. Przede wszystkim w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych. Ponadto prawo to podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Przy czym ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa. W tym miejscu należy zastanowić się co rozumie się przez pojęcie osoby pełniącej funkcję publiczną, bowiem ustawa go nie definiuje. W judykaturze i nauce prawa za osobę pełniącą funkcję publiczną uznaje się każdego, kto pełni funkcję w organach władzy publicznej lub też w strukturach osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, jeżeli tylko funkcja ta ma związek z dysponowaniem majątkiem państwowym lub samorządowym albo zarządzaniem sprawami związanymi z wykonywaniem swych zadań przez władze publiczne, a także inne podmioty, które tę władzę realizują lub gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa. To zaś oznacza, że pojęcie to jest dość szerokie.

Anonimizacja osób fizycznych

Ochroną można objąć osoby fizyczne, które nie pełnią funkcji publicznych. W ich przypadkach (gdy np. ich dane figurują na dokumentach udostępnianych w ramach dostępu do informacji publicznej) organ powinien ograniczyć dostęp do informacji umożliwiających ich identyfikację, co w praktyce oznacza udostępnienie dokumentów odpowiednio zanonimizowanych ze względu na prywatność osób fizycznych (tak m.in. WSA w Olsztynie w wyroku z dnia 22 grudnia 2015 r., sygn. akt II SA/Ol 1179/15). Od strony technicznej anonimizacja polega na zamazaniu miejsca w dokumencie, w którym znajdują się dane identyfikacyjne. Obecnie dzięki technice może być to robione przez specjalne oprogramowanie, a nie tylko ręcznie przez urzędnika.

Również w przypadku umów zawieranych z osobą fizyczną niebędącą przedsiębiorcą (np. umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy o dzieło) celowa i dopuszczalna wydaje się anonimizacja danych osobowych takiego kontrahenta w postaci: całości lub części numeru rachunku bankowego, całości lub części numeru PESEL lub NIP, całości lub części numeru telefonu, adresu e-mail czy adresu zamieszkania.

Nie można ograniczać dostępu do informacji o sprawach rozstrzyganych w postępowaniu przed organami państwa, w szczególności w postępowaniu administracyjnym, karnym lub cywilnym, ze względu na ochronę interesu strony, jeżeli postępowanie dotyczy władz publicznych lub innych podmiotów wykonujących zadania publiczne albo osób pełniących funkcje publiczne - w zakresie tych zadań lub funkcji. Nie można więc odmówić udzielenia informacji np. o toczących się postępowaniach karnych względem osoby pełniącej funkcje publiczne. Jak uznał WSA w Gdańsku w wyroku z dnia 14 sierpnia 2018 r., sygn. akt II SAB/Gd 62/18: "Jeśli bowiem, począwszy od momentu kandydowania na określone stanowisko publiczne do chwili zakończenia wykonywania funkcji publicznej, dana osoba godzi się na udział w życiu publicznym, to nie może budzić wątpliwości, że informacje związane z wymaganiami określonymi dla danego stanowiska, są informacjami publicznymi. Taką zaś informacją jest oświadczenie kandydata, że nie toczy się wobec niego postępowanie karne lub karnoskarbowe, zarówno przygotowawcze, jak i sądowe oraz jakiekolwiek postępowanie w przedmiocie ograniczenia lub zakazu zajmowania stanowisk w organach spółek prawa handlowego".

Za informacje publiczne nie uznaje się pism składanych w indywidualnych sprawach, przez podmioty, których interesów sprawy te dotyczą. Ich przedmiotem nie jest problem czy kwestia, która ma znaczenie dla większej ilości osób czy grup obywateli, lub jest ważna dla funkcjonowania organów państwa. Przedmiotem takiego pisma jest realizacja lub ochrona indywidualnych interesów podmiotu, który pismo to składa.

Sposób udostępniania informacji

Informacje publiczne mogą być udostępniane w różny sposób. Przede wszystkim w drodze ogłaszania informacji publicznych, w tym dokumentów urzędowych, w Biuletynie Informacji Publicznej. Ponadto poprzez umożliwienie wstępu na posiedzenia organów kolegialnych władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów (np. rady miasta, gminy, powiatu) i udostępniania materiałów, w tym audiowizualnych i teleinformatycznych, dokumentujących te posiedzenia, a także przez udostępnianie informacji publicznych w centralnym repozytorium.

Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium, może być udostępniana na wniosek. Oznacza, to że jeżeli zwrócono się do danego podmiotu z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej, która nie jest nigdzie publikowana, wówczas należy przekazać ją zgodnie z wnioskiem danej osoby lub podmiotu np. pisemnie drogą pocztową, elektronicznie przez e-mail itp. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot, nie pozwalają mu na to. O przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem należy poinformować wnioskodawcę wraz ze wskazaniem, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie. W takim przypadku, jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się.

Informacja publiczna może być też udostępniana w drodze wyłożenia lub wywieszenia w miejscach ogólnie dostępnych, albo przez zainstalowane w takich miejscach urządzenia umożliwiające zapoznanie się z tą informacją. Podmiot udostępniający informację publiczną jest zobowiązany zapewnić możliwość kopiowania, wydrukowania lub przesłania albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji.

Terminy i opłaty

Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, podmiot zobowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. W terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku musi powiadomić wnioskodawcę o wysokości tej opłaty.


Dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny.


Udostępnianie informacji publicznej na wniosek powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w tym terminie, wówczas podmiot zobowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku. Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji przez organ władzy publicznej następują w drodze decyzji.

Przykłady informacji publicznej

»Informacje dotyczące wysokości udzielonych dofinansowań z pieniędzy publicznych oraz podmiotów, które takie dofinansowanie otrzymały.
»Informacje dotyczące umów o obsługę prawną urzędu.
»Dokument służący ustaleniu wartości czy stanu konkretnych przedmiotów stanowiących mienie publiczne, w dodatku bezpośrednio związanych z wykonywaniem zadań publicznych.
»Informacja o wydatkowaniu przez organ administracji publicznej środków publicznych, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa.

 

"Pracownicy urzędu są objęci ochroną praw do prywatności, o ile nie pełnią funkcji publicznych. Informacja o wysokości zarobków oraz nagród oznaczonej osoby fizycznej, a więc dotycząca jej sfery materialnej, jest informacją odnoszącą się do prywatności tej osoby, która korzysta z szerokiej ochrony prawnej, co do udostępnienia jej osobom trzecim. Oznacza to, że dostęp do informacji publicznej może zostać ograniczony przez organ zobowiązany do jej udostępnienia z powołaniem się na ochronę prywatności jedynie w sytuacji, gdy informacja dotyczy osób niepełniących funkcji publicznych".

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 13 czerwca 2018 r., sygn. akt II SAB/Po 26/18

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 6.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1330 ze zm.)


autor: Marta Stefanowicz - Wasilewska
Gazeta Podatkowa nr 42 (1604) z dnia 2019-05-27

Wypełnianie obowiązków informacyjnych wynikających z RODO. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

RODO