Pobierz e-pity 2018

Awaria kasy fiskalnej wyzwaniem przedsiębiorcy

Piotr Szulczewski 14.10.2014 10:00 (aktualizacja: )

Awaria kasy fiskalnej wyzwaniem przedsiębiorcy

Choć zdarzają się rzadko, to gdy wystąpią powodują panikę i błędy w księgowaniu przez małe przedsiębiorstwa. Awarie kas fiskalnych, bo o nich mowa, stanowić mogą przyczynę znacznych strat biznesowych oraz ograniczenia wartości przychodów.  Jak sobie z nimi radzić?

Nie ma znaczenia, jaki moduł kasy fiskalnej uległa uszkodzeniu, awarii lub nie funkcjonuje prawidłowo. Każda awaria, która nie pozwala na prawidłowe ewidencjonowanie kasy powoduje wadę, zmuszającą do jej usunięcia. Za taką uznać należy również brak papieru do wydruku paragonu fiskalnego, niewłaściwe nanoszenie danych na paragonie czy awaria modułu drukowania termicznego drukarki fiskalnej.  

Źródło: Thinkstock
W trakcie awarii kasy fiskalnej nie ma możliwości, by obrót ewidencjonować zastępczo np. w ewidencji papierowej lub na komputerze, w formie elektronicznej. Dostawy towarów czy świadczenie usług co do zasady powinno zostać wstrzymane.

Przyjmij zamówienie – nie dokonuj dostawy

Podatnicy, którzy mają możliwość odsunięcia w czasie dostawy towarów, mogą przyjmować zamówienia na dostawy, które zrealizują po naprawieniu kasy. Dostawa towarów, czyli czynność podlegająca obowiązkowi zaewidencjonowania, ma miejsce co do zasady z chwilą wydania towaru lub realizacji usługi. Samo przyjęcie zamówienia nie oznacza jeszcze realizacji czynności opodatkowanej.

Podatnik nie powinien jednak przyjmować zaliczek na poczet dostaw realizowanych po uruchomieniu kasy. Przyjęcie zaliczki rodzi również obowiązek skorzystania z kasy rejestrującej. Zamówienia powinny być zatem zarówno realizowane, jak i opłacane w chwili, gdy kasa będzie już sprawna.

Wystawienie faktury nie zastąpi paragonu

Na żądanie konsumenta podatnik, który rejestruje dostawy i usługi na kasie, ma obowiązek wystawić fakturę. Nie oznacza to jednak, że taka faktura zastępuje obowiązek zarejestrowania transakcji na drukarce fiskalnej. Fakturę wystawia się w takich przypadkach dodatkowo, niezależnie od nabicia transakcji na kasie. Zatem nie ma możliwości, by w trakcie awarii cała sprzedaż była dokumentowana wyłącznie fakturami. Taka metoda nie pozwoli uniknąć przykrych konsekwencji awarii.
W trakcie awarii sprzedawaj wysyłkowo i przyjmuj płatność na konto

Podatnicy obowiązani do ewidencji na kasie fiskalnej, mają możliwość korzystać z szeregu zwolnień z obowiązku ewidencjonowania za jej pomocą. Ma to miejsce m.in. w przypadku:

  • dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), pod warunkiem, że zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres),
  • świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

W obu przypadkach, przy płatnościach bankowych, transakcje nie muszą być rejestrowane na kasie fiskalnej, nawet jeśli w stosunku do innych transakcji podatnik z kasy korzysta. 

Korzystaj z kasy rezerwowej

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, może on kontynuować sprzedaż na dotychczasowych zasadach przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. Stosowanie kas rezerwowych promowane jest poprzez ulgę w podatku VAT przysługującą z tytułu pierwszego zakupu kas do firmy. Jeżeli podatnik kupi od razu większą ich liczbę – to może z ulgi skorzystać na wszystkie kasy. Kolejne zakupy dokonywane już po nabyciu pierwszej kasy, nie pozwolą na dodatkowe odliczenie lub zwrot podatku VAT.

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. W następnych okresach prawa tego nie będą posiadali. 

W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. Powinien zatem zaprzestać czynności – w tym zakresie, w którym podlegają one rejestracji na kasie fiskalnej. Kara, jaka może spotkać przedsiębiorcę wynosi do 240 stawek dziennych grzywny. Jedna stawka dzienna to nawet czterystukrotność kwoty minimalnego wynagrodzenia. W praktyce zatem górna wartość sankcji może sięgnąć milionów złotych.

Piotr Szulczewski
PIT.pl