1 czerwca 2025 r. wchodzi w życie nowa ustawa regulująca warunki dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Nowe przepisy obejmują nie tylko zatrudnianie na podstawie umowy o pracę, ale również inne formy powierzania pracy – w tym umowy zlecenia. Jeśli firma zatrudnia cudzoziemców, powinna przygotować się na istotne zmiany w procedurach i obowiązkach formalnych.
Pełna elektronizacja – konieczność, nie wybór
Nowe przepisy wymagają, aby wszystkie działania formalne związane z powierzaniem pracy – składanie wniosków, odbiór decyzji, odwołania oraz bieżąca komunikacja z organami – odbywały się wyłącznie drogą elektroniczną. Dokumenty złożone poza systemem teleinformatycznym nie będą rozpatrywane.
Choć przewidziano przepisy przejściowe, brakuje jednoznacznych wytycznych dotyczących momentu, w którym nowy system stanie się obowiązkowy w praktyce. Co istotne, nawet krótkotrwała awaria systemu nie zwalnia firmy z odpowiedzialności – obowiązek zgłoszenia (np. zakończenia pracy) trzeba zrealizować w ciągu 1 dnia od usunięcia przeszkody. To rozwiązanie budzi poważne wątpliwości praktyczne i może prowadzić do surowych sankcji za zdarzenia niezależne od podmiotu powierzającego pracę.
Nie tylko etaty – ograniczenia mogą objąć również zlecenia
Chociaż z ustawy wykreślono pierwotnie planowany obowiązek zatrudniania cudzoziemców wyłącznie na umowę o pracę, przepisy pozwalają na wprowadzenie ograniczeń co do formy powierzania pracy w drodze rozporządzenia. Oznacza to, że w przyszłości może zostać wykluczona możliwość angażowania cudzoziemców na podstawie umów cywilnoprawnych – np. umowy zlecenia – w określonych zawodach lub sektorach.
Firmy korzystające z takich umów powinny więc szczególnie uważnie monitorować akty wykonawcze i dostosowywać swoje procedury kadrowe do zmieniających się regulacji.
Likwidacja testu rynku pracy, ale nowe bariery lokalne i centralne
Nowelizacja znosi obowiązek uzyskiwania informacji starosty o braku kandydatów krajowych (tzw. test rynku pracy). Jednak w to miejsce pojawia się możliwość tworzenia list zawodów, w których powierzanie pracy cudzoziemcom będzie niedozwolone. Listy te będą ustalane lokalnie, co może prowadzić do znacznych różnic regionalnych.
Ponadto ustawa umożliwia wprowadzenie limitów zezwoleń na poziomie krajowym, wojewódzkim, a nawet w odniesieniu do rodzaju zawodu, rodzaju umowy czy działalności powierzającego. Taki mechanizm może w praktyce ograniczyć elastyczność kadrową firm, które dotąd korzystały z bardziej zróżnicowanych form współpracy.
Outsourcing i delegowanie – ryzyko interpretacyjne
Ustawa zakłada, że odmowa wydania zezwolenia będzie możliwa, jeśli podmiot działa głównie w celu „ułatwienia wjazdu cudzoziemcom”. Ten zapis może uderzyć w firmy zajmujące się pośrednictwem pracy czy outsourcingiem usług. Co więcej, delegowanie cudzoziemca do pracy w Polsce będzie możliwe tylko w przypadku jego wcześniejszego, faktycznego zatrudnienia przez pracodawcę zagranicznego – bez precyzyjnych kryteriów, jak długo i w jakiej formie zatrudnienie to powinno trwać.
Obowiązki dokumentacyjne i nowe sankcje
Nowe regulacje nakładają szereg obowiązków formalnych:
- sporządzenie umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca (a w przypadku języka obcego – także tłumaczenie przysięgłe na język polski),
- przechowywanie dokumentacji związanej z powierzaniem pracy,
- obowiązek zgłoszenia niepodjęcia pracy, jej przerwania na ponad 2 miesiące lub wcześniejszego zakończenia.
Zwiększono także wysokość kar za naruszenia – aktualnie jest to kwota do 50 000 zł.
Równe wynagrodzenie – zasada słuszna, ale trudna w zastosowaniu
Nowa ustawa wprowadza obowiązek zapewnienia cudzoziemcowi wynagrodzenia nie niższego niż minimalne oraz równego wynagrodzeniu innych osób wykonujących porównywalne obowiązki. To krok w stronę przeciwdziałania dyskryminacji, jednak bez precyzyjnych definicji zakresu „porównywalnych zadań” może rodzić praktyczne trudności – szczególnie w bardziej złożonych strukturach organizacyjnych.
Wsparcie integracyjne – dobre intencje, kluczowa realizacja
Ustawa przewiduje możliwość wdrażania programów aktywizacji zawodowej, dofinansowania kursów języka polskiego i punktów informacyjnych dla cudzoziemców. To pozytywny sygnał, ale skuteczność tych rozwiązań będzie zależała od ich realnego finansowania i dostępności.
Podsumowanie
Nowe przepisy obejmują nie tylko pracodawców w rozumieniu Kodeksu pracy, ale także firmy powierzające pracę cudzoziemcom również na podstawie umów cywilnoprawnych. To fundamentalna zmiana, która wymaga nie tylko znajomości nowych zasad, ale również wdrożenia odpowiednich procedur wewnętrznych i systemów nadzoru. Bez dopracowanych przepisów wykonawczych i sprawnego systemu informatycznego, ustawa może bardziej komplikować niż porządkować rzeczywistość prawną firm działających legalnie i odpowiedzialnie.
Kinga Konopelko – radca prawny, koordynator projektów prawnych, specjalistka ds. prawa biznesowego, wspiera firmy w strategicznym zarządzaniu ryzykiem prawnym oraz tworzy dokumenty prawne – umowy, regulaminy, RODO, legalna sprzedaż; zajmuje się prawami autorskimi i znakami towarowymi. Szkoleniowiec. Więcej na www.kingakonopelko.pl