Rada rodziców działająca przy szkole co do zasady nie jest podatnikiem VAT. Jeżeli jednak przy zakupie potrzebna jest faktura, jako nabywca nie powinna być na niej wskazana ani rada rodziców, ani sama szkoła. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że po centralizacji rozliczeń VAT podatnikiem jest właściwa jednostka samorządu terytorialnego, najczęściej gmina. To jej dane i NIP powinny znaleźć się na fakturze. Zasada ta ma znaczenie również przy wystawianiu faktur w KSeF.
Rada rodziców a VAT. Dlaczego nie jest podatnikiem?
Kluczowe znaczenie ma centralizacja rozliczeń VAT w samorządach, obowiązująca od 1 stycznia 2017 r.
Od tego momentu podatnikiem VAT jest jednostka samorządu terytorialnego – gmina, powiat albo województwo – razem ze swoimi jednostkami budżetowymi i zakładami budżetowymi. Dotyczy to również szkół.
To JST rozlicza VAT, składa JPK_VAT i posługuje się swoim numerem NIP na fakturach.
Rada rodziców działa natomiast na podstawie przepisów Prawa oświatowego i reprezentuje rodziców uczniów. Jej podstawowym zadaniem jest wspieranie działalności szkoły, a środki, którymi dysponuje, pochodzą przede wszystkim z dobrowolnych składek rodziców.
W typowych sytuacjach działalność rady nie ma charakteru zarobkowego i nie dochodzi do odpłatnego świadczenia usług czy sprzedaży towarów. Dlatego jej aktywność co do zasady pozostaje poza zakresem VAT.
Kiedy działalność rady rodziców może podlegać VAT?
Ministerstwo Finansów zastrzega, że każdą sytuację należy oceniać indywidualnie.
Jeżeli rada rodziców podejmowałaby czynności, które spełniają warunki działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT, taka działalność mogłaby podlegać opodatkowaniu.
Nie oznacza to jednak, że sama rada stałaby się podatnikiem.
Jeżeli szkoła jest jednostką samorządową, podatnikiem VAT pozostaje właściwa JST. W praktyce będzie to najczęściej gmina.
Decydujące znaczenie ma zatem nie to, kto faktycznie organizuje zakup albo przedsięwzięcie, lecz jaki charakter ma dana czynność i kto zgodnie z przepisami jest podatnikiem VAT.
Faktura dla rady rodziców. Na kogo ją wystawić?
To właśnie tutaj najczęściej pojawiają się błędy.
Jeżeli zakup dotyczy działalności rady rodziców, sprzedawca nie powinien wpisywać jako nabywcy:
- „Rady Rodziców przy Szkole Podstawowej…”,
- samej szkoły,
- dyrektora szkoły.
Nabywcą na fakturze powinna być właściwa jednostka samorządu terytorialnego wraz z jej numerem NIP.
Szkołę można natomiast wskazać jako odbiorcę, a informację, że zakup został dokonany na potrzeby rady rodziców, zamieścić w opisie faktury.
Wynika to bezpośrednio z centralizacji VAT. Szkoła nie jest samodzielnym podatnikiem VAT, podobnie jak rada rodziców.
Ważne: na fakturze gmina, nie szkoła i nie rada rodziców
Jeżeli faktura dokumentuje zakup związany z działalnością rady rodziców, jako nabywca powinna zostać wskazana gmina albo inna właściwa JST wraz z jej NIP.
Szkoła może pojawić się na dokumencie jako odbiorca.
Rada rodziców może natomiast zostać wskazana w opisie, np. poprzez informację, że zakup został dokonany na potrzeby rady rodziców działającej przy konkretnej szkole.
Wpisanie rady rodziców albo samej szkoły jako nabywcy może oznaczać konieczność skorygowania dokumentu.
Skarbnik rady rodziców powinien sprawdzić dane przed zakupem
W praktyce najwięcej problemów z fakturami mają skarbnicy rad rodziców albo osoby, które bezpośrednio dokonują zakupów.
Sprzedawca często otrzymuje jedynie nazwę szkoły i automatycznie wpisuje ją jako nabywcę. Czasem na fakturze pojawia się nawet nazwa rady rodziców.
Żeby uniknąć późniejszego poprawiania dokumentów, warto jeszcze przed zakupem ustalić prawidłowe dane do faktury.
Najlepiej sprawdzić:
- pełną nazwę gminy, powiatu albo województwa,
- prawidłowy NIP JST,
- dane szkoły, która ma być wskazana jako odbiorca,
- sposób opisania zakupu finansowanego ze środków rady rodziców.
Takie dane można wcześniej potwierdzić w sekretariacie szkoły lub w jednostce zajmującej się jej obsługą księgową.
Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę na szkołę albo radę rodziców, warto zwrócić się o jej poprawienie, zamiast pozostawiać dokument z nieprawidłowymi danymi nabywcy.
VAT z zakupów rady rodziców zwykle jest kosztem
Prawidłowe wystawienie faktury na gminę nie oznacza jeszcze, że VAT z takiego zakupu będzie można odliczyć.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego jest związane z wykorzystaniem zakupów do działalności opodatkowanej VAT.
Tymczasem zakupy finansowane ze składek rady rodziców najczęściej służą uczniom, organizacji wydarzeń szkolnych, zakupowi wyposażenia albo innym celom niezwiązanym ze sprzedażą opodatkowaną.
W takich przypadkach VAT pozostaje faktycznym kosztem zakupu.
Dla rady rodziców oznacza to, że przy planowaniu wydatków warto uwzględniać kwotę brutto, a nie zakładać, że podatek zostanie później odzyskany.
Faktura w KSeF. Jak wskazać szkołę i gminę?
Te same zasady dotyczą faktur wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur.
W strukturze faktury dane należy uporządkować tak, aby wyraźnie rozdzielić podatnika od jednostki, której faktycznie dotyczy zakup.
W praktyce:
- sprzedawca jest wskazywany jako Podmiot1,
- JST jako nabywca – Podmiot2,
- szkoła jako jednostka podrzędna lub odbiorca – Podmiot3.
Dane rady rodziców nie powinny zastępować danych nabywcy. Informację, że zakup został dokonany na potrzeby rady, można natomiast umieścić w opisie faktury.
Takie rozwiązanie pozwala zachować prawidłowe dane podatkowe, a jednocześnie wskazać, której szkoły i jakiego celu dotyczy dany wydatek.
Czy każdy zakup rady rodziców wymaga faktury?
Obowiązek stosowania KSeF nie oznacza automatycznie, że każda transakcja musi zostać udokumentowana fakturą.
Najpierw trzeba ustalić, czy dla danej sprzedaży w ogóle powstaje obowiązek wystawienia faktury. Dopiero później można określić, czy dokument powinien trafić do KSeF.
W przypadku drobnych zakupów możliwe są więc również inne formy dokumentowania wydatków, jeżeli pozwalają na to przepisy.
Faktura dla rady rodziców – jedna zasada pozwala uniknąć problemów
Dla skarbników rad rodziców najważniejsza jest jedna praktyczna zasada: przed podaniem sprzedawcy danych do faktury warto sprawdzić dane właściwej gminy lub innej JST. To ona powinna być wskazana jako nabywca, podczas gdy szkoła może występować jako odbiorca, a rada rodziców jedynie jako informacja dodatkowa dotycząca celu zakupu.
Pozwala to uniknąć częstego błędu, w którym faktura jest wystawiana na szkołę albo bezpośrednio na radę rodziców i później wymaga poprawienia. W praktyce kilka minut poświęconych na ustalenie prawidłowego NIP i danych nabywcy przed zakupem może oszczędzić znacznie więcej czasu przy późniejszym rozliczaniu wydatku.