Według ostatnich interpretacji wydawanych przez fiskusa wizualizacja faktury w formacie PDF może zostać uznana za odrębną fakturę, jeśli merytorycznie różni się od pliku XML. Organ twierdzi, że braki w danych mogą wprowadzać nabywcę w błąd. Dla wystawiających może to stanowić pułapkę skutkującą obowiązkiem podwójnego uiszczenia VAT. Ministerstwo Finansów odniosło się do związanych z tym wątpliwości.
Ministerstwo Finansów (MF) dostaje od przedstawicieli mediów wiele pytań dotyczących problemów i wątpliwości związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Tym razem pochyliło się nad zagadnieniem wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w KSeF i rosnącym ryzykiem uznania ich za odrębne, tzw. „puste” faktury.
Wprowadzanie nabywcy w błąd i „pułapka podatkowa”
Pytający zwraca uwagę, że z najnowszych interpretacji indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (m.in. z 29 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG; z 30 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW) wynika rygorystyczne stanowisko, zgodnie z którym wizualizacja faktury w formacie PDF może zostać uznana za odrębną fakturę – na podstawie art. 108 ustawy o VAT – jeśli różni się merytorycznie od pliku XML. Fiskus kwestionuje braki w danych opcjonalnych na wizualizacji (np. w polach obciążeń czy odliczeń), a nawet zmiany w nazewnictwie poszczególnych pól (jak „opis pozycji” zamiast ustrukturyzowanej „nazwy produktu”), stwierdzając, że może to wprowadzać nabywcę w błąd.
Przedstawiciel mediów zwraca uwagę, że stanowi to dla przedsiębiorców „pułapkę podatkową” grożącą koniecznością podwójnego uiszczenia VAT i odpowiedzialnością karną. Jednocześnie eksperci podatkowi zaznaczają, że takie stanowisko jest niezwykle restrykcyjne i kłóci się z opublikowanym przez resort finansów „Podręcznikiem KSeF 2.0. Cz. II Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF” (stan prawny na luty 2026 r.). W sekcji 1.6.5. tego dokumentu Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że „o sposobie prezentacji poszczególnych danych na fakturze decyduje wystawca faktury/integrator systemu”. Podręcznik kładzie nacisk na spójność i brak sprzeczności wizualizacji z plikiem XML, a nie na bezwzględne, techniczne mapowanie każdego węzła 1:1.
W związku z tym przedstawiciel mediów ma kilka pytań do Ministerstwa Finansów. Poniżej prezentujemy ich treść – wraz z odpowiedziami i stanowiskiem resortu.
Co odpowiedziało ministerstwo?
We wstępie MF zwraca uwagę, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają wymogów, jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku xml. Dane zamieszczane w wizualizacji powinny więc być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej za pomocą KSeF. Spójność danych wynika z obowiązkowych elementów faktury wskazanych w art. 106e ust. 1 oraz art. 106j ustawy o VAT.
Resort podkreśla, że w art. 106gb ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług zostało uregulowane zagadnienie udostępnienia i użycia faktury poza KSeF. W takim przypadku podatnik jest zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR, umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:
- udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
- użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Z kolei w art. 106nda ust. 6 ww. ustawy, wskazano, że w przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:
- kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz
- kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.
MF zwraca uwagę, że w kolejnym ustępie tego artykułu (ust. 8) wskazano, że w przypadku użycia faktury wystawionej w trybie offline24 po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik lub podmiot inny niż podatnik jest zobowiązany do oznaczenia tej faktury kodem QR, o którym mowa w art. 106gb ust. 5.
Natomiast w art. 106nf ust. 3 ustawy (dotyczącym awarii KSeF) w przypadku udostępnienia nabywcy faktury wystawionej podczas awarii, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, stosuje się odpowiednio przepisy art. 106nda ust. 6 i 7.
Wizualizacja dokumentem odpowiadającym danym zawartym na fakturze
Biorąc pod uwagę powyższe przepisy – podkreśla resort – należy zauważyć, że w ustawie o podatku od towarów i usług, w przypadku udostępnienia lub użycia faktury poza KSeF, nakłada się obowiązek oznaczenia tej faktury kodem QR. W przepisach tych jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej lub fakturze wystawionej w trybie offline24 lub w trybie offline – awaria (lub niedostępność). W związku z tym wizualizacja faktury będzie dokumentem odpowiadającym danym zawartym na fakturze, która została wystawiona w KSeF – w przypadku faktury ustrukturyzowanej – lub została wystawiona w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 – w przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 lub offline-awaria, lub offline-niedostępność. Zagadnienie to zostało w sposób wyczerpujący opisane w Podręczniku KSeF 2.0. w cz. II.
O jakie elementy trzeba zadbać?
Przedstawiciel mediów pyta: czy przedsiębiorcy mają bezwzględny obowiązek mapowania w formacie 1:1 wszystkich ustrukturyzowanych danych z pliku XML na podgląd PDF, pomimo że nie są to dane obowiązkowe z punktu widzenia ustawy o VAT, a opublikowany przez resort „Podręcznik KSeF 2.0. Cz. II” (w sekcji 1.6.5.) wprost dopuszczał, że to wystawca decyduje o sposobie prezentacji danych?
Ministerstwo odpowiada: w „Podręczniku KSeF 2.0.” cz. II, wskazano o dowolności sposobu prezentacji danych, ale nie ich zakresu. W podręczniku tym wskazano także, że „Biorąc jednak pod uwagę, że faktura użyta poza KSeF odpowiada treści pliku źródłowego tej faktury wystawionej w KSeF (w pliku xml), należy zadbać o:
- jej spójność z zawartością pliku xml faktury w KSeF,
- czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych,
- brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku xml przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią udostępnianej faktury.”
Dodatkowo podkreślono, że: „Nie jest zalecane postępowanie polegające na przesyłaniu do KSeF pliku xml zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji, tj. na fakturze użytej poza KSeF (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji).
Taki sposób postępowania uniemożliwia nabywcy zapisanie wszystkich danych faktury w systemie z uwagi na ich brak w treści pliku xml. Utrudnia to również automatyzację procesów związanych z zaksięgowaniem faktury zakupowej i nie pozwala w pełni realizować celów wynikających z wdrożenia KSeF, związanych z brakiem konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemów.
Z tego też względu Ministerstwo Finansów zachęca do pełnego wykorzystywania możliwości, które daje wzór e-Faktury. Należy zwrócić uwagę, że struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej (np. w polu DodatkowyOpis czy elementach tj. Platnosc, Rozliczenie, WarunkiTransakcji)”.
Poza tym w podręczniku wskazuje się, że „Wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku xml może zawierać jednak dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punktu widzenia systemowego nie mają znaczenia.”
Jednocześnie ministerstwo odpowiedziało, że obecnie nie planuje wydawać dodatkowych objaśnień podatkowych, ponieważ wszystkie wytyczne są zawarte są w „Podręczniku KSeF 2.0.”
Możliwość wydawania nabywcy „potwierdzenia transakcji”
Kolejną kwestią budzącą wątpliwości jest – wynikająca z opublikowanych przez Ministerstwo Finansów informacji oraz sekcji 1.6.6. Podręcznika KSeF 2.0 – możliwość dobrowolnego wydawania nabywcy tzw. „potwierdzenia transakcji”, które stanowi jedynie biznesową propozycję ułatwiającą weryfikację i z uwagi na swój ograniczony zakres danych nie jest fakturą. Czy w związku z rosnącym ryzykiem podatkowym z art. 108 ustawy o VAT, przedsiębiorcy mogą bezpiecznie przekazywać swoim kontrahentom wyłącznie „potwierdzenia transakcji” (opatrzone wymaganymi kodami QR) zamiast klasycznych wizualizacji PDF? Czy wydanie takiego potwierdzenia daje bezwzględną gwarancję, że organy podatkowe nie potraktują go jako odrębnej faktury? – pyta przedstawiciel mediów.
Ministerstwo odpowiada: potwierdzenie transakcji to propozycja biznesowa. Dokument ten nie ma charakteru podatkowego, a jego wydanie nie jest regulowane przepisami ustawy ani rozporządzenia z uwagi na fakt, że nie wiąże się z żadnymi nowymi obowiązkami dla podatników. Jest to rozwiązanie, które wspiera proces wdrożenia KSeF, szczególnie w początkowym jego okresie. Jest odpowiedzią na potrzeby rynku, a korzystanie z niego jest w pełni dobrowolne.
Z uwagi na swój zakres elementów potwierdzenie transakcji nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Dokument ten powinien posiadać nazwę „potwierdzenie transakcji”.
Aby potwierdzenie transakcji nie było mylone z fakturą
Resort zaznacza, że potwierdzenie transakcji, aby nie było mylone z fakturą, powinno zawierać tylko poniższe elementy, które są podstawowymi danymi stron transakcji:
- dane sprzedawcy (Podmiot1) – nazwę, identyfikator podatkowy NIP, adres,
- dane nabywcy (Podmiot2) – nazwę, identyfikator podatkowy NIP/inny identyfikator lub informację o braku identyfikatora, adres,
- numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2),
- kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15),
- dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury; nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”.
Pod kodami QR/linkami nie zamieszcza się natomiast żadnych napisów (np. „OFFLINE” czy „CERTYFIKAT”), niezależnie od trybu, w którym jest wystawiana faktura, której to potwierdzenie transakcji dotyczy. Reasumując, jeśli potwierdzenie transakcji będzie miało tylko ww. elementy nie zostanie pomylone z fakturą.
Źródło: eureka.mf.gov.pl