Decyzja Ministerstwa Finansów dotycząca rezygnacji z możliwości stosowania not korygujących w obecnym modelu KSeF zrodziła wśród przedsiębiorców wiele wątpliwości i pytań dotyczących tej kwestii. Ministerstwo Finansów szczegółowo wyjaśnia zagadnienia z tego obszaru.
Ministerstwo Finansów otrzymuje od przedstawicieli mediów wiele pytań dotyczących funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ostatnio często poruszaną kwestią jest rezygnacja z możliwości stosowania not korygujących w obecnym modelu KSeF. Do resortu trafiło pytanie, czy Ministerstwo Finansów rozważa przywrócenie not korygujących (lub podobnego uproszczonego mechanizmu) przynajmniej w przypadku drobnych błędów formalnych, takich jak literówki, błędy w nazwie firmy, adresie czy danych identyfikacyjnych.
Jeden z przedstawicieli mediów pyta, czy resort dostrzega ryzyko wzrostu zatorów płatniczych spowodowane wstrzymywaniem płatności przez kontrahentów do czasu wystawienia i przetworzenia faktury korygującej oraz czy planowane są zmiany w funkcjonalności Aplikacji Podatnika KSeF, w szczególności w zakresie automatycznej weryfikacji poprawności danych (np. rachunkowej lub merytorycznej), aby zmniejszyć liczbę błędów i wynikających z nich korekt.
Padły również pytania o to, czy Ministerstwo Finansów analizuje praktykę tzw. zerowania faktur (wystawiania faktury korygującej „do zera” i wystawiania nowej oraz jakie jest oficjalne stanowisko w sprawie dopuszczalności takiego rozwiązania w różnych przypadkach.
Co na to ministerstwo?
Ministerstwa Finansów pod koniec kwietnia odpowiedziało na pytania dotyczące not korygujących. Stwierdziło, że decyzja o rezygnacji z możliwości stosowania not korygujących w obecnym modelu KSeF była konsekwencją podstawowego celu wprowadzenia KSeF, jakim jest pełna elektronizacja procesu fakturowania, która ma przyczynić się do ograniczenia liczby błędów w dokumentach. Pozostawienie not korygujących wyłącznie dla faktur wystawianych poza KSeF prowadziłoby do niejednoznaczności i chaosu prawnego – podatnicy mogliby mieć trudności z ustaleniem, do których dokumentów dopuszczalne jest wystawianie not korygujących poza systemem.
Jak przekonuje resort, dodatkowo utrzymywanie not korygujących poza KSeF byłoby rozwiązaniem nieracjonalnym organizacyjnie i kosztowo, prowadzącym do funkcjonowania podwójnego obiegu dokumentów, co stałoby w sprzeczności z ideą uproszczenia i automatyzacji procesów w ramach KSeF.
MF przypomina, że KSeF opiera się na strukturze xml. Podkreśla, że dalsze pozostawienie w ustawie VAT instytucji noty korygującej wystawianej przez nabywców, powodowałoby de facto dualizm systemów fakturujących ponieważ mogłyby do danej transakcji istnieć dwa niezależne dokumenty od różnych podmiotów (sprzedawcy i nabywcy), Wprowadzenie zasady, że tylko wystawca zmienia dokument, zapewnia jasną ścieżkę audytu.
Czy resort przewiduje przywrócenie not korygujących?
MF podkreśla, że na obecnym etapie prac legislacyjnych nie przewiduje się przywrócenia instytucji not korygujących ani wprowadzenia odrębnego, uproszczonego mechanizmu korygowania błędów w fakturach ustrukturyzowanych. Nie planuje przywrócenia not korygujących również w ograniczonym zakresie lub wyłącznie dla wybranych kategorii danych, jak również nie przewidziano alternatywnego „lekkiego” trybu korekty błędów o charakterze formalnym, takich jak oczywiste omyłki pisarskie czy błędy w danych adresowych.
Każdy stwierdzony błąd w fakturze ustrukturyzowanej, niezależnie od jego charakteru i wpływu na rozliczenia podatkowe – zaznacza MF – powinien być korygowany w trybie przewidzianym w art. 106j ustawy o podatku od towarów i usług, na gruncie KSeF nie funkcjonuje rozróżnienie pomiędzy błędami „formalnymi” a „merytorycznymi”. Decydujące znaczenie ma zapewnienie rzetelności, kompletności oraz zgodności faktury ustrukturyzowanej z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
KSeF a większe ryzyko zatorów płatniczych
Resort uważa, że wprowadzenie KSeF nie zwiększa ryzyka zatorów płatniczych, a wręcz może przyczyniać się do przyspieszenia realizacji płatności. System ten usprawnia proces dostarczania faktury do nabywcy, eliminując opóźnienia związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów.
Podkreśla, że w ramach KSeF zostały ograniczone ryzyka związane z błędami w identyfikacji nabywcy, w szczególności w zakresie numeru NIP. Zarówno w samym systemie KSeF, jak i w bezpłatnych narzędziach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, wprowadzono mechanizmy umożliwiające bieżącą weryfikację danych nabywcy poprzez ich porównywanie z zewnętrznymi bazami danych. W konsekwencji błędy formalne, które mogłyby skutkować koniecznością wstrzymania płatności do czasu wystawienia korekty, powinny występować rzadziej, co sprzyja stabilności rozliczeń pomiędzy kontrahentami.
Przyśpieszenie procesu wystawiania faktury w rzeczywistości zmniejsza ryzyko zatorów płatniczych, dając bezpieczeństwo nabywcy, że faktura sprzedawcy nie zostanie zagubiona czy zniszczona po jej wystawieniu, a przed otrzymaniem przez nabywcę dzięki automatycznemu jej otrzymaniu w KSeF.
Weryfikacja poprawności faktury spoczywa na podatniku
MF zwraca uwagę, że Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 dokonuje weryfikacji poprawności danych. Wystawiając fakturę w aplikacji lub przechodząc do edycji wczytanego wcześniej pliku xml, system automatycznie wylicza wartości oraz informuje o ewentualnych błędach czy niewypełnionych właściwie obowiązkowych polach wymaganych na podstawie schemy FA(3).
Warto jednak podkreślić – zaznacza MF – że weryfikacja merytoryczna poprawności faktury spoczywa na podatniku. Istnieją bowiem pola tzw. opcjonalne, gdzie zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy. Dodatkowo istnieje wiele pól tzw. biznesowych, których ujęcie jest dowolną decyzja podatnika. Przykładem takich pól są węzły dotyczące płatności czy transportu.
Odrębna kwestią jest możliwość wczytania pliku xml faktury przygotowanej poza Aplikacją Podatnika. Wtedy po wczytaniu pliku bez przechodzenia do jego edycji weryfikowana jest warstwa semantyczna pliku, a w przypadku braku takich błędów faktura może zostać wysłana do KSeF. Taka funkcjonalność jest odpowiedzią na postulaty rynku, aby móc wysyłać faktury wytworzone poza narzędziem oferowanym przez Ministerstwo Finansów.
Kwestia zerowania faktury
Kwestie korygowania faktur były zagadnieniem poruszanym w trakcie konsultacji ustawy wdrażającej KSeF – przypomina MF. Dodaje, że w toku konsultacji uwzględniono również podejście praktyczno-biznesowe i tzw. zerowanie faktury, czyli wystawienia faktury korygującej do zera w określonych sytuacjach jest dopuszczalnym przez resort rozwiązaniem.
W celu zachowania systematyki wystawiania faktury i realizowania prawidłowych obowiązków wynikających z ustawy VAT w przypadku wystawiania błędnej faktury należy wystawić w KSeF fakturę korygującą. Jeśli plik xml został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego.
Zerowanie jest stosowane w przypadku błędnego NIP-u nabywcy, gdy np. faktura trafiła do innego podmiotu. Schemat akceptowany przez organy polega na wystawieniu kolejno: faktury pierwotnej, następnie faktury korygującej „do zera” odnoszącej się do błędnych danych oraz na końcu nowej faktury pierwotnej wystawionej na prawidłowego nabywcę. Należy podkreślić, że zerowanie nie jest instytucją prawa podatkowego. Jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy nie da się osiągnąć prawidłowego rezultatu jedną korektą, jednak nadużywanie zerowania przy drobnych błędach formalnych może zostać zakwestionowane.
Źródło: eureka.mf.gov.pl