Między 26 a 31 stycznia nastąpi zaplanowane czasowe wyłączenie Krajowego Systemu e-Faktur. Dla firm to dobry moment, aby sprawdzić, na ile są gotowe na nowe realia i jak poradziłyby sobie w przypadku kolejnej niezamierzonej przerwy w działaniu systemu.

Startujący 1 lutego Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się stałym elementem biznesowej codzienności firm. Jednak kilka dni przed tą datą i wejściem w życie nowych regulacji mechanizm zostanie czasowo wyłączony. Ta zaplanowana między 26 a 31 stycznia przerwa techniczna w KSeF nie jest zaskoczeniem, tylko elementem końcowej fazy wdrożenia systemu w wersji 2.0. Dla przedsiębiorców będzie to sprawdzian gotowości.

>>> Wystaw za darmo fakturę VAT zgodną z KSeF

Od 26 do 31 stycznia środowisko produkcyjne KSeF będzie wyłączone. W tym okresie użytkownicy nie będą mieli dostępu do funkcji systemu, w szczególności wystawiania i odbierania faktur, nadawania numerów KSeF, sprawdzania statusów dokumentów czy ich pobierania z platformy. Ta przerwa ma charakter okna serwisowego i jest zaplanowanym kolejnym elementem harmonogramu wdrożenia systemu.

Przerwa była zapowiadana

Termin wyłączenia platformy był komunikowany ze znacznym wyprzedzeniem i nie powinien być dla przedsiębiorców zaskoczeniem. Dla wielu z nich oznacza on symboliczne domknięcie procesu przejścia na KSeF 2.0. W ten sposób zakończy się etap migracyjny, a KSeF wejdzie w fazę działania w docelowym modelu. Dla przedsiębiorstw objętych obowiązkami związanymi z KSeF – zwłaszcza dużych – to ostatni dzwonek na wykonanie niezbędnych kroków: ostatnich przełączeń po stronie oprogramowania do automatyzacji oraz programów finansowo-księgowych, a także na uporządkowanie integracji i konfiguracji oraz wdrożenie zmian, których nie da się bezpiecznie przeprowadzić na działającym systemie.

– Wiele firm dopiero w ostatnich tygodniach intensyfikuje przygotowania do obowiązkowego KSeF, dlatego trudno dziś mówić o powszechnym, codziennym korzystaniu z systemu. Zaplanowana przerwa techniczna nie jest testem przedsiębiorstw, lecz naturalnym etapem finalizowania gotowości samego systemu KSeF do pracy w docelowym modelu od 1 lutego. Dopiero po tej dacie okaże się, jak w praktyce funkcjonować będzie nowy standard wystawiania i obiegu e-faktur w warunkach produkcyjnych – mówi Edyta Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT.

Najwyższy czas na sprawdzian gotowości

To zaplanowane wyłączenie systemu warto potraktować jako okazję do krótkiego audytu gotowości i sprawdzić, czy wykorzystywane w firmie rozwiązania są już w pełni dostosowane do pracy z API KSeF 2.0. W tym czasie można w praktyce przeanalizować, jak działa obieg dokumentów w sytuacji czasowej niedostępności KSeF oraz czy zespoły finansowe i IT mają ustalone procedury i jasny sposób komunikacji. To również dobra okazja, aby sprawdzić, w jakim stopniu automatyzacja procesów księgowych jest odporna na chwilową niedostępność systemu.

– W części przedsiębiorstw taki przegląd gotowości może ujawnić, że w przypadku, gdy KSeF będzie już obowiązujący i zdarzy się jego czasowa niedostępność, to firma traci dostęp do faktur, ponieważ cyfryzacja obiegu dokumentów została oparta niemal wyłącznie na nim. Tymczasem Krajowy System e-Faktur, choć kluczowy z perspektywy regulacyjnej, powinien być postrzegany jako jedno ze źródeł danych w szerszym ekosystemie IT. Firma powinna posiadać swoje systemy, np. do obiegu dokumentów, które będą podstawowym narzędziem do codziennej pracy. Dopiero w takim modelu automatyzacja i technologie wykorzystujące AI realnie wspierają codzienną pracę firm, także w sytuacjach planowanych przerw lub przestojów po stronie centralnej platformy – podkreśla Edyta Wojtas.

Ostatni test przed pracą w standardowym trybie

Planowana przerwa techniczna da firmom jeszcze jedną istotną możliwość: pozwoli w bezpiecznych warunkach sprawdzić, jak organizacja poradzi sobie w scenariuszu pracy bez bieżącego dostępu do systemu. W tym czasie warto zweryfikować nie tylko procedury i komunikację wewnętrzną, ale również to, czy wdrożone zostały mechanizmy pracy w trybie offline, a także czy firma ma odpowiednie certyfikaty umożliwiające takie działanie oraz czy są one bezpiecznie wgrane i przechowywane w wykorzystywanych systemach IT.

Potem, gdy KSeF będzie funkcjonował jako obowiązkowy element cyfrowej infrastruktury, nie będzie już takich okazji do testowania. Dlatego styczniowe okno serwisowe można potraktować jako próbę generalną, która pozwoli przedsiębiorcom na sprawdzenie gotowości operacyjnej i organizacyjnej bez presji terminów. Jednocześnie da możliwość przygotowania się na realia, w których ciągłość procesów musi być zapewniona, niezależnie od czasowej dostępności systemów zewnętrznych.

Publikacja zawiera linki afiliacyjne