Krajowy System e-Faktur miał uprościć życie firmom i uporządkować rozliczenia. Tymczasem na kilka tygodni przed jego obowiązkowym wdrożeniem wśród przedsiębiorców dominuje niepewność, a w biurach rachunkowych – rosnące napięcie. Dane pokazują wyraźnie: o KSeF słyszała większość firm, ale realne przygotowania wciąż są na wczesnym etapie. Dla wielu najmniejszych biznesów nowy system to nie cyfrowe ułatwienie, lecz kolejne źródło kosztów i ryzyka.

Z badania inFakt indeks 2025 wynika, że świadomość istnienia KSeF znacząco wzrosła – dziś o systemie słyszało już 78 proc. przedsiębiorców. To niemal dwukrotnie więcej niż rok wcześniej. Problem w tym, że za deklaracjami nie idą konkretne działania. Wciąż istnieje grupa podatników, która na ostatniej prostej przed wejściem przepisów w życie nie ma nawet podstawowej wiedzy o nadchodzących obowiązkach, a 1 proc. badanych nie zamierza wdrażać KSeF.

KSeF zmienia fakturowanie. Jak banki pomagają firmom przejść na e-faktury – Pity | Rozlicz Twój e-PIT 2025/2026 – portal podatkowy PIT.pl

Księgowy głównym źródłem wiedzy. Państwo w tle

Najczęściej to księgowi i biura rachunkowe informują przedsiębiorców o KSeF – wskazało je 37 proc. respondentów. Na drugim miejscu znalazły się media (25 proc.). Kampanie informacyjne administracji publicznej pozostają słabo zauważalne. Efekt? Co czwarty przedsiębiorca nie potrafi wskazać konkretnej daty obowiązkowego odbioru faktur w KSeF, a poprawną zna zaledwie 29 proc. badanych.

Na łamach PIT.pl pisaliśmy już o księgowych, którzy wzięli na siebie ciężar edukacji przedsiębiorców, należy jednak pamiętać, że księgowi i biura rachunkowe nie przejmą za prowadzących działalność gospodarczą obowiązków związanych z KSeF.

Jak przygotować firmę do KSeF w 2026? [Rozmowa z księgowym i doradcą podatkowym] – Pity | Rozlicz Twój e-PIT 2025/2026 – portal podatkowy PIT.pl

Koszty, biurokracja i strach przed awarią

Największe obawy przedsiębiorców koncentrują się wokół pieniędzy i dodatkowej administracji. Aż 68 proc. przedsiębiorców spodziewa się, że wdrożenie KSeF wygeneruje nowe koszty – od dostosowania systemów IT, przez zmiany procesów księgowych, po zakup dodatkowego oprogramowania. Dla mikrofirm, które już dziś zmagają się z rosnącymi cenami usług, energii i pracy, to kolejny impuls kosztowy.

Nie bez znaczenia są też obawy organizacyjne. 44 proc. badanych uważa, że KSeF zwiększy poziom biurokracji w firmie, zamiast ją ograniczyć. Przedsiębiorcy obawiają się awarii systemu, braku stabilności, ataków hakerskich i przestojów w wystawianiu faktur, które w praktyce mogą oznaczać zatory płatnicze.

Choć cyfrowy obieg dokumentów, brak papierowych archiwów i mniejsze ryzyko zagubienia faktur są dostrzegane jako potencjalne korzyści, dziś giną one w cieniu lęku przed większą kontrolą państwa nad obiegiem gospodarczym i realnym wpływem KSeF na codzienne funkcjonowanie firm.

Przedsiębiorcy odkładają wdrożenie KSeF

Deklarowana świadomość istnienia KSeF nie przekłada się na gotowość operacyjną. Tylko 13 proc. przedsiębiorców ma już wdrożoną integrację z systemem. Kolejne 32 proc. jest w trakcie, ale aż 18 proc. firm w ogóle nie planuje rozpoczęcia przygotowań.

– Mamy do czynienia z odkładaniem decyzji i narastającą niepewnością – komentuje Piotr Juszczyk, doradca podatkowy inFakt. – KSeF funkcjonuje w świadomości firm od 2022 r., jego obowiązkowe wdrożenie było już raz przesuwane. Czasu było dużo, a mimo to wielu przedsiębiorców wciąż czeka na „ostateczny moment”.

Jak podkreśla ekspert, problemem nie jest sama idea cyfryzacji. Przedsiębiorcy rozumieją, że jest ona nieunikniona. – Dziś widzą jednak przede wszystkim koszty, ryzyko awarii i brak poczucia stabilności. Bez jasnej komunikacji i realnego wsparcia wdrożeniowego KSeF będzie postrzegany nie jako ułatwienie, lecz kolejne obciążenie administracyjne.

KSeF a wzrost opłat za księgowość

Niepokój przedsiębiorców potęgują zapowiadane podwyżki cen usług księgowych i informatycznych. Biura rachunkowe już dziś sygnalizują, że obsługa KSeF oznacza dodatkową pracę, inwestycje w systemy i szkolenia pracowników. W praktyce koszty te przerzucane są na klientów.

Dla małych firm to szczególnie dotkliwe. KSeF, który miał uporządkować fakturowanie, może stać się kolejnym elementem presji kosztowej – obok rosnących składek, energii i wynagrodzeń. Nic dziwnego, że część przedsiębiorców, zamiast planować wdrożenie, wciąż liczy na kolejne przesunięcie terminu.