Większość przedsiębiorców rozumie potrzebę wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur, ale co trzecia firma wciąż nie jest gotowa na jego wdrożenie – wynika z najnowszego raportu. Co najbardziej utrudnia przedsiębiorcom integrację z rządową platformą?

61% właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw widzi sens we wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur – czytamy w raporcie z najnowszego badania SaldeoSMART. Jednocześnie 34% przedsiębiorców z sektora MŚP przyznaje, że nie są odpowiednio przygotowani do wdrożenia KSeF. 

KSeF: ci, którzy się przygotowują, mają pozytywne nastawienie

Właściciele firm zdają sobie sprawę, z jak trudną materią się mierzą, dlatego aktywnie przygotowują się do nadchodzących zmian. Przedsiębiorcy m.in. inwestują w szkolenia dla pracowników, aktualizują swoje systemy informatyczne i poszukują eksperckiego wsparcia, aby sprawnie wdrożyć KSeF.

Te działania sprawiają, że niecałe dwa miesiące przed wprowadzeniem w życie KSeF znaczny odsetek przedsiębiorców ma do nowych regulacji pozytywne nastawienie. Z badania wynika, że wejście KSeF  wzbudza pozytywne emocje u ponad połowy właścicieli firm z sektora MŚP. Natomiast 51% przeprowadziło szkolenia związane z jego obsługą.

Fot. Shutterstock

– Pozytywne nastroje wokół KSeF to bardzo dobry sygnał. Nasze doświadczenia pokazują, że najbardziej optymistyczne są te podmioty, które widzą w systemie nie tylko kolejne narzędzie administracyjne, ale przede wszystkim wartościowe źródło danych. W połączeniu z odpowiednimi narzędziami IT i sztuczną inteligencją może ono stać się fundamentem transformacji cyfrowej branży księgowej w Polsce – mówi Edyta Wojtas, prezes zarządu BrainShare IT.

Najczęstsze bariery w integracji z systemem

Natomiast pozostali przedsiębiorcy przyznają, że wciąż nie są w odpowiednim stopniu przygotowani do nowego systemu. Jakie przyczyny wskazują jako główne bariery przeszkadzające we wdrożeniu?

Najczęstszy powód to brak wystarczającej wiedzy. Taką odpowiedź wskazało w badaniu SaldeoSMART 29% przedsiębiorców. Dla nieco mniejszego odsetka właścicieli firm (27%) przeszkodą jest niezrozumienie przepisów prawnych związanych z KSeF. Natomiast trzeci najczęściej wymieniany powód to brak odpowiedniego oprogramowania. Przedsiębiorcy obawiają się, że ich obecne systemy nie poradzą sobie z integracją z platformą e-faktur lub nie obsłużą procesów potrzebnych w codziennej pracy.

Firmy boją się zmian

Aby technologie rzeczywiście odciążyły specjalistów w polskich firmach, konieczne jest dobre zaplanowanie procesów. Tymczasem co czwarte przedsiębiorstwo obawia się konieczności reorganizacji swoich procedur wewnętrznych w związku z KSeF. Natomiast 22% przedsiębiorców widzi ryzyko w postaci możliwości oporu pracowników wobec nadchodzących zmian. 

– Dobrze zaprojektowane procesy, wsparte odpowiednim oprogramowaniem, przynoszą realne efekty. Krótszy czas obsługi dokumentów, mniej błędów i większa przejrzystość pracy to nie tylko wskaźniki efektywności, ale także warunek odzyskania równowagi, o której w branży mówi się coraz częściej. Jeśli do obsługi KSeF wykorzystamy narzędzie proste, szybkie i skuteczne, nowy system może nie tylko usprawnić procesy księgowe, ale także realnie skrócić tydzień pracy, otwierając przed księgowymi nowy rozdział zawodowej codzienności – podkreśla Edyta Wojtas.

To już kolejne badanie, które potwierdza nieprzygotowanie polskich firm do KSeF. Jak wynika z analizy przeprowadzonej przez Grant Thornton, tylko 12% przedsiębiorców deklaruje, że są w pełni przygotowani do uruchomienia systemu. Natomiast co trzeci właściciel firmy (33%) określił stopień przygotowania do KSeF jako „duży”. Oznacza to, że tylko 45% ankietowanych jest w pełni lub w dużym stopniu przygotowanych na e-fakturowanie.

Wiele nowych możliwości w KSeF

Ubiegły miesiąc był wyjątkowo intensywny pod względem nowości w Krajowym Systemie e-Faktur. 1 listopada przyniósł uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – kluczowego elementu nowego systemu KSeF 2.0. Od tego dnia przedsiębiorcy mogą ubiegać się o wydanie certyfikatu KSeF. Stanowi on jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie. 

3 listopada Ministerstwo Finansów udostępniło nową wersję Aplikacji Podatnika – KSeF 2.0 w środowisku testowym. W ten sposób użytkownicy zyskali możliwość testowania aplikacji, która stanowi istotny krok w kierunku pełnego wdrożenia nowego systemu e-faktur. 

Kolejną możliwość przedsiębiorcy dostali do ręki 15 listopada. Tego dnia udostępniona została Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (Demo). Jaką praktyczną korzyść daje ona właścicielom firm? Przede wszystkim możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r.

Jak wygląda wdrażanie e-fakturowania w innych krajach?

Mimo apeli różnych środowisk o zmianę terminu startu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), stanowisko rządu jest niezmienne – przesunięć nie będzie. A jak wygląda kwestia wdrażania odpowiedników KSeF w innych krajach? Ich rządy wykazują dużą elastyczność – widząc problemy, ogłaszają przesunięcia terminów na kolejne lata. O tym, co w tej kwestii zrobiły rządy poszczególnych państw i jak duże są przesunięcia, przeczytasz tutaj.