Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie rozliczeń projektów unijnych?

Dlaczego o rozliczeniu należy pamiętać już podczas pozyskiwania finansowania?

Otrzymanie dotacji unijnej może mieć poważne konsekwencje podatkowe i gospodarcze związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przez „dotację unijną” rozumiemy środki uzyskiwane na sfinansowanie lub dofinansowanie projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych. Poniżej chciałabym skoncentrować się na przedstawieniu i wyspecyfikowaniu podstawowych elementów i zagadnień związanych z prawidłowym rozliczeniem realizowanego projektu.

Ważne definicje

Najważniejsza definicja, która ma wpływ na tworzony przez beneficjenta budżet realizowanego projektu już w momencie tworzenia wniosku o dofinansowanie, to: wydatek kwalifikowalny. Co właściwie oznacza i jaki może być, określają zasady kwalifikowalności, których znajomość zapewni nam prawidłowe rozliczenie w przyszłości wniosku o płatność, a co za tym idzie – sprawne otrzymanie środków na dalszą realizację wyznaczonych wskaźników projektu. Wydatki te winny być zgodne z poniższymi wyznacznikami:

• są niezbędne dla realizacji projektu, a więc: mają bezpośredni związek z celami projektu;
• są efektywne i konkurencyjne, tj. nie są zawyżone w stosunku do stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat);
• zostały faktycznie poniesione – stan ten rozumieć należy jako wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego, powodujący faktyczny przepływ środków pieniężnych od beneficjenta lub Partnera do innego podmiotu;
• są udokumentowane;
• zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstruowania budżetu w ramach PO KL;
• są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w wytycznych, tj.:
   

– nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych z EFS;
– zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych.

• są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

Czego nie wolno?

Potrzebujesz więcej informacji związanych z unijnymi dotacjami? Chcesz rozwiać swoje wątpliwości? Skorzystaj z Fundusze UE dla Twojej firmy

Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych – wspólnotowych lub krajowych, w szczególności:

• zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów;
• zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT) w ramach PO KL, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa na podstawie ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 
• zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie projektów finansowanych ze środków wspólnotowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL;
• otrzymanie refundacji ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych, oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki.

Ważny jest czas

Okres kwalifikowalności każdego projektu realizowanego w ramach PO KL określa umowa o dofinansowanie projektu zawarta z beneficjentem. Końcowa data kwalifikowalności wydatku określona w umowie może zostać zmieniona w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek beneficjenta, za zgodą podmiotu będącego stroną umowy. Możliwe jest ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowania wydatków określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu i zostaną uwzględnione w końcowym wniosku o płatność.

Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się:

w przypadku wydatków pieniężnych:

• dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą – datę obciążenia rachunku bankowego podmiotu ponoszącego wydatek;
• dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności – datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu;
• dokonanych gotówką – datę faktycznego dokonania płatności;

w przypadku wkładu niepieniężnego

• datę faktycznego wniesienia wkładu.

Kto uczestnikiem?

Kwalifikowalność osób zgłaszających chęć udziału w projekcie weryfikowana jest przez beneficjenta na etapie rekrutacji do projektu (tj. w chwili przystąpienia osób do projektu), np. w formie oświadczeń składanych przez potencjalnych uczestników projektu. W momencie rekrutacji uczestnik projektu podpisuje deklarację uczestnictwa. Rozpoczęcie udziału uczestnika w projekcie liczone jest od dnia podpisania przez niego ww. deklaracji. Beneficjent musi dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie weryfikacji kwalifikowalności osób, którym udzielił wsparcia w ramach projektu. W przeciwnym razie wydatki związane z udzieleniem wsparcia danej osobie mogą zostać uznane za niekwalifikowalne.

Kwalifikowalność personelu projektu

W ramach wynagrodzenia personelu, kwalifikowalne są wszystkie składniki wynagrodzenia, w szczególności:

• wynagrodzenie brutto
• składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne
• składki na Fundusz Pracy
• odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
   

W ramach wynagrodzenia personelu składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie są wydatkiem kwalifikowalnym.

W przypadku zatrudniania personelu na podstawie umowy o pracę muszą być spełnione następujące warunki:

• pracownik jest zatrudniony (lub oddelegowany) w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z wdrażaniem projektu;
• okres zatrudnienia (lub oddelegowania) jest kwalifikowalny wyłącznie od końcowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu (umowa może zostać zawarta na czas dłuższy niż okres realizacji projektu);
• zatrudnienie (lub oddelegowanie) do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane zapisami w zakresie czynności służbowych pracownika, opisie stanowiska pracy lub umowie o pracę.

Co może być wydatkiem w ramach PO KL?

Zgodnie z art. 11 pkt 2 lit. a rozp. 1081/2006, podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za wydatek kwalifikowany tylko wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta oraz beneficjent nie ma prawnej możliwości jego odzyskania. Jeżeli podatek od towarów i usług (VAT) zapłacony w związku z dokonaniem wydatku kwalifikowanego może być częściowo odzyskany, kwalifikowalna jest ta część podatku od towarów i usług (VAT), która nie może zostać odzyskana. Możliwość odzyskania podatku od towarów i usług (VAT) należy rozpatrywać w oparciu na przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Beneficjent otrzymujący środki na realizację projektu w ramach PO KL składa odpowiednie oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT) na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. W oświadczeniu beneficjent zobowiązuje się do zwrotu zrefundowanej części poniesionego podatku od towarów i usług (VAT), jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku przez beneficjenta.

Zgodnie z krajowymi wytycznymi niekwalifikowalne są: koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne różnice kursowe ponoszone w ramach wdrażania projektu; wydatki poniesione na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu siedmiu lat poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie projektu; koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych (z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych po akceptacji instytucji zarządzającej) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd; wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe; wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu.

Ważne pytania

Reasumując powyższe uwagi i wskazówki, pamiętajmy, aby przy tworzeniu wniosku o dofinansowanie odpowiedzieć sobie na pytania:
Czy okres kwalifikowalności wydatków projektu mieści się w ramach czasowych określonych w wytycznych?
Czy zasięg kwalifikowalności wydatków dotyczy terytorium kraju?
Czy w przypadku, gdy zasięg kwalifikowalności wydatków wykracza poza terytorium kraju, realizacja projektu poza granicami kraju jest uzasadniona, a beneficjent przedstawił stosowne wyjaśnienie we wniosku o dofinansowanie projektu?
Czy żaden z wydatków nie należy do katalogu wydatków niekwalifikowalnych, o których mowa w podrozdziale 4.1 wytycznych?
Czy w ramach kosztów bezpośrednich nie wykazano żadnych wydatków przypisanych do katalogu kosztów pośrednich?
Czy w przypadku leasingu sprzętu, nie zostały uwzględnione w budżecie projektu wydatki związane z umową leasingu, które są niekwalifikowalne?
Czy w przypadku wniesienia do projektu wkładu niepieniężnego, wartość dofinansowania została odpowiednio pomniejszona?
Czy wydatki w ramach cross-financingu są niezbędne dla realizacji zadań w ramach projektu?
Czy wydatki w ramach cross-financingu nie przekraczają pułapu procentowego określonego dla danego Działania w Szczegółowym opisie priorytetów PO KL?
Czy w przypadku projektów współfinansowanych z Funduszu Pracy wydatki projektu są zgodne z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy?
Czy w przypadku projektów współfinansowanych z PFRON, wydatki projektu są zgodne z ustawą o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych?
Czy zachowano zasadę osiągnięcia najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach?
Czy limit wydatków w ramach budżetu zadaniowego jest zgodny z łączną wartością wydatków wykazanych w szczegółowym budżecie projektu załączonym do wniosku?

Przestrzegając powyższych wskazówek, beneficjent nie będzie miał problemu z rozliczeniem projektu oraz z udokumentowaniem poszczególnych wydatków uznanych przez Beneficjenta jako niezbędny do prawidłowej realizacji projektu.

• data utworzenia: 09-08-2010
• data modyfikacji: 01-06-2015