Faktury jako dokumentacja przychów podatnika

06.11.2017 10:00 (aktualizacja: )

Obowiązek wystawiania faktur obejmuje zarówno prowadzących KPiR, ryczałt ewidencjonowany, czy rozliczających kartę podatkową. Zasady wystawiania faktur we wszystkich przypadkach są takie same – i wynikają:

  • z ustawy o VAT,
  • z rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Zasadą dokumentacji jest, że do ksiąg wpisuje się przychody, a nie dokumenty księgowe. Te ostatnie jedynie potwierdzają fakt uzyskania przychodów. Może się zdarzyć zatem, że faktura potwierdzająca przychód wystawiona zostanie dopiero w następnym okresie rozliczeniowym, a przychód dotyczy wcześniejszego miesiąca i w tym wcześniejszym miesiącu musi być zaksięgowany.

Dla celów VAT faktura musi posiadać kolejny numer, wykazany drukowany na fakturze. Księgowanie w ewidencjach przychodów odbywa się w sposób chronologiczny, uwzględniający daty wystawiania faktur. Oznacza to, że nie można:

  • dwóch faktur opisać tym samym numerem,
  • dokonać księgowania faktury przychodowej z numerem późniejszym wcześniej niż faktury z numerem późniejszym; numeracja faktur VAT musi być zgodna z chronologią ich wystawiania.

Faktury wystawiać należy obowiązkowo we wszystkich przypadkach poza sprzedażą na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Fakturę VAT wystawiać należy dla nich fakultatywnie – na żądanie klienta. Jeżeli klient nie zgłosi żądania faktury VAT – sprzedaży nie należy ewidencjonować fakturą. Fakturę wystawiają wyłącznie podatnicy VAT czynni. Podatnicy korzystający ze zwolnień z podatku VAT nie mają takiego obowiązku. Jeżeli podatnik zarejestrował się jako podatnik VAT czynny i dokonuje transakcji zwolnionej z VAT – wystawi fakturę ze stawką zwolnioną.

Zapisów w KPiR (rejestrze przychodów ewidencjonowanych u ryczałtowców) dokonywać można:

  • na podstawie faktur VAT (w tym VAT marża, VAT-MP, VAT-RR) – czyli księgować każdą fakturę po kolei,
  • na podstawie dziennego zestawienia faktur zwanego „zestawieniem sprzedaży” – jeżeli podatnik wystawia więcej niż jedną fakturę; zestawienie jednak musi zawsze zawierać:
  • datę
  • kolejny numer zestawienia,
  • numery od-do faktur objętych zestawieniem,
  • sumę zbiorczą tych faktur
  • podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie (w przypadku ryczałtu podpis nie jest wymagany, potrzebne jest natomiast łączna wartość przychodów wynikającą z tych faktur z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych).

Możliwe jest pomijanie faktur w następujących przypadkach:

  • podatnik prowadzi tzw. ewidencję przychodów – w przypadku przekazania księgowości biuru rachunkowemu lub prowadzenia sprzedaży w wielu miejscach; zapisów w KPiR lub ewidencji ryczałtowej dokonuje się wówczas w jednej pozycji na podstawie sumy wynikającej z takiej ewidencji (wówczas faktury wprowadza się do ewidencji, przechowuje się je natomiast nie wpisuje się ich bezpośrednio do KPiR),
  • jeżeli podatnik prowadzi ewidencję VAT lub ewidencję sprzedaży VAT – zamiast wpisów do KPiR zapisy księgować można w jednej pozycji na podstawie zestawienia, które wykonuje się na podstawie danych z ewidencji VAT; ewidencja musi zawierać:
  • datę
  • kolejny numer zestawienia,
  • sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług,
  • podatnik prowadzi kasę rejestrującą (kasę fiskalną) – i zakup klienta najpierw zostanie wprowadzony na kasie, a następnie klient zażąda wystawienia faktury VAT – wówczas sprzedaż ewidencjonuje się raportem kasowym, a kopię faktury jedynie podpina w sposób trwały pod oryginały paragonów fiskalnych.

W przypadku ryczałtu ewidencjonowanego jeżeli podatnik prowadzi ewidencję VAT lub ewidencję sprzedaży VAT – możliwa jest rezygnacja z ewidencji ryczałtu pod warunkiem, że:

  • dane wykazane w tej ewidencji pozwolą na wyodrębnienie z obrotów, w rozumieniu przepisów VAT, przychodów dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;
  • po zakończeniu każdego miesiąca, podatnik sporządzi zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w tej ewidencji, według poszczególnych stawek ryczałtu, z uwzględnieniem różnic między obrotem, w rozumieniu przypisów ustawy o VAT, a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

  • data utworzenia: 06-11-2017
  • data modyfikacji: 06-11-2017