Zielone światło dla faktur wysyłanych emailem

Od kilku lat przedsiębiorcy walczą o możliwość wysyłania i przechowywania faktur w wersji elektronicznej. Obecne przepisy zezwalają na taką praktykę tylko wówczas, gdy faktura jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. To z kolei wiąże się z kosztem, którego firmy nie chcą ponosić. Wyrok NSA może to zmienić.

W czwartkowym wyroku Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że faktura wysłana mailem lub faksem jest tak samo ważna, jak ta w formie papierowej (sygn. II FSK 1444/09). To prawdziwy przełom. Dotąd sądy odrzucały możliwość przesyłania faktur VAT nieopatrzonych e-podpisem.

„Papierowe” cyber-faktury

Wszystko zaczęło się parę lat temu, gdy spółka zwróciła się z zapytaniem do Ministerstwa Finansów, czy w oparciu o unijne dyrektywy istnieje możliwość rozliczenia kwoty podatku VAT na podstawie faktur i faktur korygujących otrzymanych drogą elektroniczną lub faksem i niebędących fakturami elektronicznymi z bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jednocześnie firma argumentowała, że żaden z przepisów rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur i sposobu ich przechowywania nie wymaga, aby dla powstania faktury niezbędne było jej wydrukowanie, bądź wypisanie na papierowym blankiecie. Firma zwróciła także uwagę na fakt, że polskie przepisy VAT dotyczące wystawiania faktur powstały w innym kontekście realiów obrotu gospodarczego i nie przystają do obecnej rzeczywistości.

Dyrektor Izby Skarbowej, wypowiadając się w imieniu resortu, uznał, że taka praktyka jest niezgodna z prawem. Spółka złożyła więc skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, który ją odrzucił (sygn. I SA/Kr 97/09). Następnie sprawa trafiła do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Ten przyznał rację podatnikowi.

Impas przełamany, ale problem pozostał

Ustne uzasadnienie wyroku to jeszcze za mało, aby przedsiębiorcy mogli odetchnąć z ulgą. Zainteresowani czekają teraz na uzasadnienie pisemne, co pozwoli przeprowadzić odpowiednie zmiany w przepisach. Póki nie zostanie wydana nowelizacja, fiskus z pewnością wciąż będzie odrzucał taką formę dokumentu księgowego.

Nadal też przedsiębiorcy będą „składali na pół” wydruk z e-maila, aby „faktura” wyglądała, jakby była przesłana pocztą. Bo przecież nie jest tajemnicą, że faktury w PDF-ie są w powszechnym użytku. Sprzyja temu fakt, że zgodnie z prawem polskim i wspólnotowym na fakturze VAT nie musi być ani podpisu podatnika, ani pieczęci firmy. Co jest oczywiste dla jednych, dla innych być nie musi, dlatego też warto podpisywać faktury dla celów dowodowych.

Krok w dobrym kierunku

Stanowisko wygłoszone przez NSA to zwiastun zmian, które mogą przynieść przedsiębiorcom ogromne korzyści. Według firmy Roland Berger, większość wydatków związanych z obsługą korespondencji w firmach pochłania wysyłka papierowych faktur. Autorzy raportu zleconego przez Krajową Izbę Rozliczeniową szacują, że wysyłanie faktur mailem może przynieść przedsiębiorcom oszczędności rzędu nawet 70 proc. kosztów tworzenia, przechowywania i przesyłania faktur papierowych.

Paweł Wachowski
wsp. Barbara Sielicka

Źródło: Bankier.pl